RA-MICRO, Dictanet, Deutsches Anwaltsrechenzentrum, Michgehl und Partner, Kanzlei-IT, Hosting, IT-Sicherheit, Digitalisierung, Legal TechSeit 30 Jahren begleiten wir Anwaltskanzleien bei der einfachen und sicheren digitalen Arbeit – 20 davon als GmbH. Noch nie konnten wir dabei eine so außerordentliche Dynamik beobachten wie heute. Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung sowie zunehmende Konzentration und Spezialisierung werfen neue Fragen, neue Risiken und neue Chancen auf.

Vorträge und Networking, Barbecue und Cocktails

Deshalb möchten wir unser 20-jähriges Firmenjubiläum mit Ihnen in Form eines
Anwaltsforums feiern: Wir bieten Ihnen die Gelegenheit, in Fachvorträgen neue
Impulse zu erhalten, mit anderen Kollegen zu netzwerken und zu diskutieren und im Anschluss bei Barbecue und Cocktails mit uns zu feiern. Der Golfclub Münsterland e.V. bietet uns dafür einen würdigen Rahmen. Wir freuen uns auf einen erkenntnisreichen und feierlichen Tag mit Ihnen! Sichern Sie sich gleich ein oder zwei Teilnehmerplätze mit dem Anmeldefax.

Die Agenda: Digitalisierung, beA und Deutsches Anwaltsrechenzentrum

RA-MICRO, Dictanet, Kanzleisoftware, Anwaltsrechenzentrum, Anwalt Rechenzentrum, Kanzlei Hosting, Kanzlei Cloud, Digitalisierung, Legal Tech

12:30 – 13:00 – Eintreffen der Teilnehmer und Sektempfang

13:00 – 13:30 – Begrüßung und Einleitung: 20 Jahre Michgehl & Partner – ein Rück- und Ausblick. Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling

13:30 – 14:30 – Willkommen in Digitalien!
Wahnsinn, Vision und Wirklichkeit. Mythos Disruption, Chancen der Digitalisierung und neue Märkte für die Kanzlei von morgen. Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare,  Expertin Anwalt 4.0, Fachbuchautorin, Referentin, Autorin, Moderatorin

14:30 – 15:00 – Networking und Nahrungsaufnahme

15:00 – 15:30 – Digitalisierung, Automatisierung, Legal Tech: Wie sollten sich Anwaltskanzleien strategisch positionieren und
operativ aufstellen, um von der Digitalisierung zu profitieren? Dipl.-Kfm. Holger Esseling

15:30 – 16:00 – Das Deutsche Anwalts-Rechenzentrum: Ein Erfahrungsbericht von der Auslagerung der Kanzlei-IT bei CNH-Anwälte in Essen. Rechtsanwalt Ralf Heidemann und Franz-Josef Michgehl

16:00 – 16:30 – Die digitale Kanzlei in der Praxis: Konkrete Hürden und Lösungen auf dem Weg von der Papierakte zur elektronischen Akte in der Kanzlei Koch, Badde, Lackner in Bottrop. Rechtsanwalt Christoph Badde

16:30 – 17:00 – beA-Workshop: Aktueller Stand und weitere Entwicklung. Rechtsanwältin Tina Ablas und Kanzleiberaterin Jasmin Besseling

17:00 – 19:00 – Barbecue und Cocktails mit Ausblick über den Golfplatz

Wir freuen uns auf Sie! Zum Anmeldefax…

besonderes elektronisches Anwaltspostfach beAEs kommt Bewegung in den Anwaltsmarkt: Die verpflichtende beA-Nutzung ab 1.1.2018, neue Möglichkeiten der Digitalisierung und die zunehmende Nutzung von Automatisierung bieten große Chancen wie auch Risiken für Anwaltskanzleien. Wohl auch deshalb waren unsere Veranstaltungen zum Thema „Die digitale Kanzlei in der Praxis“ ein großer Erfolg und teilweise um 200% überbucht. Einige Informationen zu Digitalisierung und Automatisierung finden Sie auch in dieser Nachlese oder in diesem Beitrag.

Essen, Dortmund, München, Bielefeld: Die digitale Kanzlei kommt zu Ihnen

Um allen interessierten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten die Gelegenheit zu bieten, die Digitalisierung der Anwaltskanzlei in Vorträgen zu erleben und gemeinsam zu diskutieren, haben nun eine Roadshow „Die digitale Kanzlei in der Praxis“ aufgesetzt. Nach Rücksprache mit den bisherigen Teilnehmern treffen wir uns in kleineren Gruppen an mehreren Orten. Hier die Termine und Orte inklusive Anmeldelink:

  • Montag, 16.10.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Dortmund, Hotel Esplanade – hier anmelden
  • Montag, 23.10.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Essen, Ghotel – hier anmelden
  • Dienstag, 07.11.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Bielefeld, Arcadia – hier anmelden
  • Freitag, 10.11.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, München, Michgehl & Partner Süd GmbH- hier anmelden

 

beA, Legal Tech und Deutsches Anwaltsrechenzentrum mit zahlreichen Praxisberichten

Mit über 30 Jahren Erfahrung in Anwaltskanzleien haben wir insbesondere in den letzten Monaten Projekte zur Digitalisierung von Anwaltskanzleien umgesetzt: Von der Auslagerung der Kanzlei-IT ins Deutsche Anwalts-Rechenzentrum über die beA-Einführung bis zur schrittweisen Abschaffung der Papierakte aus dem Kanzlei-Umlauf. Hiervon möchten wir Ihnen gerne direkt aus der Praxis berichten und mit Ihnen diskutieren:

13:00 Uhr 
Digitalisierung und Automatisierung der Anwaltskanzlei in der Praxis
Anhand praktischer Beispiele aus dem Beratungsalltag zeigen wir die nötigen Schritte zur Abschaffung der Papierakte in der Kanzlei auf. Hierbei diskutieren wir insbesondere, welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden sollten und welche papiergebunden bleiben können und wie Digitalisierungsprojekte in der Praxis verlaufen. Darüber hinaus werden Automatisierungspotentiale durch die Digitalisierung freigelegt: An welchen Stellen lassen sich wiederkehrende Prozesse bereits heute vereinfachen oder automatisieren?
Referent: Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer

 

13:45 Uhr
Aktueller Stand des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA
Am 1. Januar 2018 beginnt die passive Nutzungspflicht des beA für alle zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Was bedeutet das in der Praxis? Welche Vorbereitungen müssen in der Kanzlei getroffen werden? Wie sieht die aktuelle und künftige Bearbeitung der digitalen Dokumente in der Kanzlei und im RA-MICRO e-Workflow aus?
Referentin: Kanzleiberaterin Jasmin Besseling

 

14:45 Uhr
Kaffeepause und Austausch

 

15:00 Uhr
Datensicherheit und Performance in der Kanzlei und im Deutschen Anwaltsrechenzentrum 
Anwaltskanzleien stehen aktuell unter großem Druck: Auf der einen Seite werden die strengen Regeln des Straf- und Berufsrechts durch zunehmende Cyber-Attacken auf die Probe gestellt, auf der anderen Seite stehen gestiegenen Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der IT-Systeme in Praxis häufig langsame und fehleranfällige Infrastrukturen gegenüber. Doch welche Gefahren genau sollten beachtet werden und welche Lösungen in Bezug auf IT-Sicherheit und Geschwindigkeit kann ein Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum anbieten? Es werden zudem Praxisbeispiele von Kanzleien aufgezeigt, die ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum umgezogen sind.
Referent: Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführender Gesellschafter

 

16:00 Uhr
Ausklang und Offene Fragen

 

Anmeldung zur Roadshow „Die digitale Kanzlei in der Praxis“

Wir freuen uns, Sie auf der Roadshow zu treffen und mit Ihnen über Digitalisierung, Automatisierung, beA und Deutsches Anwaltsrechenzentrum zu sprechen. Sichern Sie sich direkt einen Teilnehmerplatz zum Selbstkostenpreis von 49,00 €:

  • Montag, 16.10.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Dortmund, Hotel Esplanade – hier anmelden
  • Montag, 23.10.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Essen, Ghotel – hier anmelden
  • Dienstag, 07.11.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, Bielefeld, Arcadia – hier anmelden
  • Dienstag, 10.11.2017, 13:00 – 16:30 Uhr, München, Michgehl & Partner Süd GmbH- hier anmelden

anwalt, rechenzentrum, ra-micro cloudAm 25. und 26. Mai fand in der Messe Essen der 68. Deutsche Anwaltstag statt. Unter dem Motto „Innovationen und Legal Tech“ wurden nicht nur juristische Fragestellungen im umfangreichen Fachprogramm bearbeitet – auch die Technik gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA beschleunigt den Trend zur Digitalisierung der Kanzlei, welche wiederum nur ein erster Schritt auf dem Weg zur Automatisierung von Kanzleiabläufen ist. Besonders einfach lassen sich übrigens Prozesse der Dokumentenerstellung und –verarbeitung automatisieren: Ein wesentlicher Grund für den aufkommenden Legal Tech-Boom.

IT wird vom Hilfsmittel zum wesentlichen Element der Kanzleistrategie

Beschäftigt man sich mit der Frage, welche Folgen Digitalisierung und Automatisierung für Anwaltskanzleien haben werden, dann teilt sich der Markt in Unterlasser und Unternehmer: Während die einen noch hoffen, dass der Wandel ohne Schaden an ihnen vorbeizieht, gestalten andere bereits die Zukunft ihrer Kanzlei aktiv und nutzen die Grenzkosten nahe Null für völlig neue Geschäftsmodelle. Und eben dieser Punkt der niedrigen Grenzkosten, also der Kosten pro zusätzliches Mandat, zieht auch Kapitalanleger magisch an: Hier lässt sich mit geringem Risiko ein reproduzierbarer Ertrag generieren – ein Perpetuum Mobile, eine Gewinnmaschine. Erreicht wird das durch hinreichende Spezialisierung und konsequente Automatisierung. So verliert der Allround-Anwalt sukzessive Zuständigkeitsbereiche und fängt am Ende das auf, was sich nicht standardisieren lässt und dementsprechend wenig wertschöpfend ist.

IT-Lösungen für Kanzleien auf der AdvoTec

Möchte der Besucher des Deutschen Anwaltstags erfahren, welche IT-Dienste er bereits heute im Kanzleialltag nutzen kann, dann besucht er die Fachmesse AdvoTec, die jedes Jahr begleitend stattfindet. Über 70 Aussteller zeigten in Essen auf 800 m² die gesamte Bandbreite von Kanzleisoftware über Markting- und Informationsdienstleister bis hin zu hochinnovativen IT-Lösungen wie dem Deutschen Anwaltsrechenzentrum.

Ihre Kanzlei-IT, so einfach und sicher wie nie zuvor

Entwickelt wurde das Deutsche Anwaltsrechenzentrum von der Michgehl & Partner GmbH. Seit 30 Jahren macht das Unternehmen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. in Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München. In dieser Zeit haben sie tausende Kanzleien von innen gesehen und sind zu dem Schluss gekommen, dass eine Standardisierung und Zentralisierung der Kanzlei-IT dringend nötig ist. Ziel ist es vor allem, die IT-Sicherheit deutlich zu erhöhen und die Stabilität und Geschwindigkeit der Anwendungen zu steigern, auf die von jedem Ort aus zugegriffen werden kann. So erfreute sich der Stand des Deutschen Anwaltsrechenzentrum auch größter Beliebtheit auf der AdvoTec 2017. Weitere Informationen finden Sie auf www.deutsches-anwaltsrechenzentrum.de

 

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVDie flächendeckende Digitalisierung der Anwaltschaft wird in großen Kanzleien längst umgesetzt und ist so langsam in den Köpfen der meisten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte angelangt. Umso wichtiger ist es, sich die Möglichkeiten elektronischen und mobilen Arbeitens live anzusehen.  Am 2. Mai 2017 in Rosenheim und am 4. Mai 2017 in München stellt Rechtsanwalt Dr. Peter Becker, Programmarchitekt und Gründer von RA-MICRO seine Sicht auf die Kanzlei-EDV im 21. Jahrhundert vor.

 

Themenschwerpunkte:

Virtuelle Kanzleiorganisation

Elektronischer Dokumenten-Workflow

Spracherkennung

Anwaltliche Mobilität

Smartphone und Tablet Nutzung

 

Termine und Anmeldung:

2. Mai 2017, 16:00 – 18:00 Uhr, Kultur-und Kongresszentrum Rosenheim. Zum Anmeldeformular Rosenheim…
4. Mai 2017, 16:00 – 18:00 Uhr, BMW Welt München. Zum Anmeldeformular München…

 

Die Teilnahme ist kostenlos. Für die weitere Planung bitten wir höflich um eine Anmeldung. Bitte nutzen Sie hierfür das entsprechende Anmeldeformular, welches Sie auch am Bildschirm ausfüllen und uns per E-Mail oder per Fax zurücksenden können. Für weitere Rückfragen zu diesen Veranstaltungen steht Ihnen Frau RAin Andrea Brandenburg gerne telefonisch zur Verfügung: 030 – 435 98 500.

aaaaa HE FJMAuch in diesem Jahr sind einige Kanzlei-IT-Experten von Michgehl & Partner auf der CeBIT, um neue Trends der Branche zu entdecken und ihre Auswirkungen auf die Anwaltschaft zu hinterfragen. Das Leitmotto der Messe bleibt einmal mehr unverändert: d!conomy, dieses Mal mit dem Zusatz „discover d!conomy“. Es bleibt also offenbar auch in der Wahrnehmung der CeBIT-Macher so, dass Digitalisierung ein übergreifender und nachhaltiger Trend unserer Gesellschaft ist. Doch was hat das mit Anwaltskanzleien zu tun? Wir nehmen drei wesentliche Themen heraus und beleuchten ihre Bedeutung für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte: Virtualisierung, Digitalisierung, Automatisierung.

Virtualisierung: Die Entkoppelung von Hardware und Software

Von der Anwaltschaft weitestgehend unbemerkt greift seit einigen Jahren ein Trend um sich: Beginnend bei Servern bis hin zu den Arbeitsplätzen wird die unmittelbare Bindung der Betriebssysteme und Anwendungen zum Server oder PC aufgehoben. In virtuellen Systemen können mehrere Server auf einem Gerät betrieben werden, MICROSOFT-Systeme auf Apple-Geräten, Kanzlei-Arbeitsplätze von zu Hause aus. Möglich macht es eine Technik gekapselter Betriebssysteme, die auf unterschiedlichen Plattformen eingesetzt und ebenso ferngesteuert werden können.

Das eigentliche Betriebssystem kann dabei im Grunde auf einem USB-Stick mitgenommen werden, wie es RA-MICRO mit seinem neuen System RA-MICRO V auf der CeBIT zeigt: Komplett installierte Systeme werden einfach in einen beliebigen Rechner gesteckt und lassen sich dort bedienen. Nicht nur das Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort wird so möglich, auch die Komplexität der Kanzlei-IT wird dadurch deutlich reduziert. Die gleichen Ziele setzt Michgehl & Partner auf einem weiteren Weg um: Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum werden alle kritischen Bestandteile der Kanzlei-IT zentralisiert, standardisiert und in einer hochverfügbaren und hochsicheren Umgebung betrieben.

Digitalisierung: Die Abkehr vom Papier

Ein weiteres Thema ist auf der CeBIT omnipräsent: Die weitestgehende Abschaffung von Papier und die Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse. Noch immer ist die Realität sehr weit weg vom „papierlosen Büro“. Allerdings entwickeln sich gleichzeitig immer mehr Bereiche, in denen radikal digitalisiert wird und damit ganze Branchen einen Umbruch erfahren: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sind hier nur zwei Beispiele. Insbesondere betrifft der Wandel Unternehmen und Wirtschaftszweige, in denen die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten eine wesentliche Rolle spielt – und damit: Anwaltskanzleien.

Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH sieht drei Stufen, in denen sich die Digitalisierung in Anwaltskanzleien vollzieht. Zunächst steht in Stufe 1 eine Zusatzbelastung an: Wenn zunehmend digitalisiert wird, ohne Papier abzuschaffen, dann übersteigen die Zusatzkosten die Einsparungen. In Stufe 2 wird die Papierakte aus der Kanzlei verbannt und mit ihr Druck- und Portokosten, Personalkosten, Archivräume und weitere nicht unbeträchtliche Kostenpositionen. In Stufe 3 schließlich werden alle wiederkehrenden digitalen Tätigkeit dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert.

Automatisierung: Die Beschleunigung wiederkehrender Tätigkeiten

Auf der CeBIT finden sich immer mehr Werkzeuge zur Gestaltung von Workflows und zur Automatisierung digitaler Arbeiten. Doch warum in die Ferne schweifen? In RA-MICRO sind mit dem E-Workflow, dem WDM-Textbaustein-Editor und vielen weiteren Modulen bereits sehr viele Möglichkeiten eingebaut, um die Arbeiten in der Kanzlei stark zu vereinfachen und die benötigten Personalressourcen deutlich zu senken. Das Problem für viele, gerade kleinere, Kanzleien ist jedoch: Ihnen fehlt vor lauter Holzhacken die Zeit, um die Axt zu schärfen.

So lassen sich gerade Dokumente, Verträge und Berechnungen sowie die weitere Mandatsbearbeitung teilweise oder vollständig automatisieren. Dafür ist es allerdings nötig, Textbausteine, Variablen, Beziehungen, Logiken, Formulare und Masken zu bauen. Und hierzu wiederum ist eine Menge Zeit und Know-How erforderlich, was in der Regel erst in Kanzleien mit mehr als 100 Mitarbeitern wirklich zur Verfügung steht. Daher übernimmt Michgehl & Partner als zentraler Dienstleister die Automatisierung von Kanzleiprozessen und stellt den Kanzleien die Vorlagen zur Verfügung oder passt sie individuell an. So lassen sich die Kosten für alle beteiligten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte stark senken. Sie haben einen Prozess-Schritt, den Sie in Ihrer Kanzlei automatisieren möchten? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Senden Sie einfach eine Mail an info@michgehl.de.

besonderes elektronisches Anwaltspostfach beAWie sieht eigentlich Ihre Digitalisierungsstrategie aus? Sind Begriffe wie Legal Tech und Automatisierung in Ihren Augen leere Worthülsen ohne Auswirkungen auf Ihre anwaltliche Arbeit? Oder sehen Sie in der Abschaffung von Papierakten und der Vereinfachung von Arbeitsabläufen große Potentiale für Ihre Kanzlei? Genau diese Fragen möchten wir mit Ihnen gemeinsam am 19. Mai 2017 in München diskutieren.

Im Fokus steht „Die digitale Kanzlei in der Praxis“: Anhand von Erfahrungsberichten einiger Kanzleien zur Digitalisierung und zum Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum können wir den Ablauf und die Ergebnisse im Detail beleuchten. Darüber hinaus werden wir den Status der beA-Einführung und die Möglichkeiten von Legal Tech und Automatisierung auch für kleinere Kanzleien gemeinsam erörtern.

Die Agenda

10:30 – 11:00 Uhr

Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 12:00 Uhr

Basis-Strategien in der digitalen Kanzlei: Von Unternehmern und Unterlassern im Rechtsmarkt. Chancen und Risiken der Digitalisierung werden anhand von praktischen Kanzlei-Beispielen aus dem Beratungsalltag aufgezeigt.

Rechtsanwalt Jan Lehniger, Dipl. Kfm. Holger Esseling

12:00 – 13:00 Uhr

Das Deutsche Anwalts-Rechenzentrum: Ein Erfahrungsbericht von der Auslagerung der Kanzlei-IT

Eva-Maria Korwieser, Franz-Josef Michgehl

13:00 – 14:00 Uhr

Pause: Networking und Nahrungsaufnahme

14:00 – 15:00 Uhr

Legal Tech: aufgeblasener Hype oder realistische Vision? Wie sieht die Zukunft anwaltlicher Arbeit aus?

Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung und externen Referenten

15:00 – 16:00 Uhr

beA-Workshop: Wie ist der aktuelle Status zur beA-Einführung? Was muss bis zum 1.1.2018 gemacht worden sein?

Rechtsanwältin Tina Ablas, Kanzleiberaterin Jasmin Besseling

16:00 – 17:00 Uhr

Zusammenfassung und gemeinsamer Ausklang

Die Anmeldung

Melden Sie sich per Anmeldefax oder ganz formlos per E-Mail an sued@michgehl.de an. Und machen Sie es am besten jetzt, denn erfahrungsgemäß sind die Plätze schnell vergeben. Wir freuen uns auf Sie in München.

besonderes elektronisches Anwaltspostfach beAWie sieht eigentlich Ihre Digitalisierungsstrategie aus? Sind Begriffe wie Legal Tech und Automatisierung in Ihren Augen leere Worthülsen ohne Auswirkungen auf Ihre anwaltliche Arbeit? Oder sehen Sie in der Abschaffung von Papierakten und der Vereinfachung von Arbeitsabläufen große Potentiale für Ihre Kanzlei? Genau diese Fragen möchten wir mit Ihnen gemeinsam am 12. Mai 2017 in Düsseldorf diskutieren.

Im Fokus steht „Die digitale Kanzlei in der Praxis“: Anhand von Erfahrungsberichten einiger Kanzleien zur Digitalisierung und zum Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum können wir den Ablauf und die Ergebnisse im Detail beleuchten. Darüber hinaus werden wir den Status der beA-Einführung und die Möglichkeiten von Legal Tech und Automatisierung auch für kleinere Kanzleien gemeinsam erörtern.

Die Agenda

10:30 – 11:00 Uhr

Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 12:00 Uhr

Basis-Strategien in der digitalen Kanzlei: Von Unternehmern und Unterlassern im Rechtsmarkt. Chancen und Risiken der Digitalisierung werden anhand von praktischen Kanzlei-Beispielen aus dem Beratungsalltag aufgezeigt.

Rechtsanwalt Christoph Badde, Dipl. Kfm. Holger Esseling

12:00 – 13:00 Uhr

beA-Workshop: Wie ist der aktuelle Status zur beA-Einführung? Was muss bis zum 1.1.2018 gemacht worden sein?

Rechtsanwältin Tina Ablas, Kanzleiberaterin Jasmin Besseling

13:00 – 14:00 Uhr

Pause: Networking und Nahrungsaufnahme

14:00 – 14:45 Uhr

Legal Tech: aufgeblasener Hype oder realistische Vision? Wie sieht die Zukunft anwaltlicher Arbeit aus?

Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung und externen Referenten

14:45 – 15:15 Uhr

Die Auswirkungen der Digitalisierung auf Personalkosten und Umsätze: Ein Erfahrungsbericht

Norbert Geisler, Anwaltskanzlei Dr. Bamberg

15:15 – 16:00 Uhr

Das Deutsche Anwalts-Rechenzentrum: Ein Erfahrungsbericht von der Auslagerung der Kanzlei-IT

Rechtsanwalt Ralf Heidemann, Franz-Josef Michgehl

16:00 – 17:00 Uhr

Zusammenfassung und gemeinsamer Ausklang

 

Die Anmeldung

Melden Sie sich per Anmeldefax oder ganz formlos per E-Mail an info@michgehl.de an. Und machen Sie es am besten jetzt, denn erfahrungsgemäß sind die Plätze schnell vergeben. Wir freuen uns auf Sie in Düsseldorf.

 

Pressebild GF HE FJMZum Auftakt der Veranstaltung „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ am 17. März 2017 in Düsseldorf referiert Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, zur Entwicklung des Anwaltsmarktes in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung. Dass sich gerade in der IT-Branche manche Entwicklung schneller vollzieht, als es viele erwarten, zeigt Esseling anhand des Smartphones: Heute in jeder Hosentasche und von zentraler Bedeutung für viele gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, kann man sich kaum vorstellen, dass die Präsentation des ersten iPhones gerade einmal zehn Jahre her ist.

Die rasante Entwicklung zeigt sich an weiteren Beispielen: Die großen Lexikon-Verlage haben zu Beginn von Wikipedia und weitere Online-Plattformen was gemacht? Genau, gelacht haben sie. Keine ausgebildeten Autoren und Lektoren, keine Struktur und sowieso absolut unseriös und unverlässlich. Wenige Jahre später haben sie ihre Arbeit an Brockhaus und Co. eingestellt. Was hat das nun mit Rechtsanwälten zu tun? Die Digitalisierung ist auch hier in vollem Gange, auch wenn es mancher noch nicht mitbekommen hat. Und es geht laut Esseling noch weiter: „Die Digitalisierung bildet erst die Basis für die folgende Automatisierung“. Beispiel gefällig?

In Großbritannien hat ein „Anwaltsroboter“ Strafzettel überprüft und bei Erfolgsaussicht Widerspruch eingelegt – vollautomatisch. In 165.000 Fällen hat er eine Erfolgsquote von 64%. Solche Helferlein ersetzen nicht den Anwalt, aber sie zeigen, wohin der Weg führt: Immer mehr Prozesse, gerade in der Dokumentenerstellung werden dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert. „Jeder repetitive Prozess wird automatisiert“, dieses Dogma betont Esseling immer wieder und blickt auf andere Branchen, in denen diese Veränderungen längst vollzogen wurden: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sollen hier exemplarisch herhalten.

Die Automatisierung einzelner Tätigkeitsfelder für Rechtsanwälte könnte zur ernstzunehmenden Gefahr werden, da sie mit Grenzkosten nahe Null fast beliebig skalierbar sind. Allerdings bieten sie auch neues Potential: Sie senken die Eintrittsbarrieren für die potentiellen Mandanten. Wo ein Mensch heute mit seinem Strafzettel den Weg zum Rechtsanwalt scheut, weil der Aufwand zu groß erscheint, da tippt er doch „mal eben“ seine Daten in ein Online-Formular in nimmt eine Rechtsdienstleistung in Anspruch. Die Frage bleibt allerdings, wer von dieser Entwicklung letztlich profitiert.

Doch sehen wir uns den Ablauf der Digitalisierung einmal ganz handfest in einer Kanzlei an. Holger Esseling unterscheidet hier drei Stufen:

  1. Hybridbetrieb: Zunehmende Digitalisierung unter Beibehaltung der Papierakte. In diesem Stadium fallen zunächst zusätzliche Kosten an, die den Nutzen übersteigen.
  2. Digitalisierung: Mit Abschaffung der Papierakte können dann Kosten der Dokumentenerstellung, des Versandes und der Bearbeitung signifikant gesenkt werden.
  3. Automatisierung: Jeder wiederkehrende digitale Prozess kann so abgebildet werden, dass kaum noch oder gar kein menschliches Zutun mehr nötig ist.

Was genau lässt sich nun in der anwaltlichen Arbeit automatisieren? Einen einfachen Fall zeigt Holger Esseling mit der Berechnung des Trennungsunterhalts auf: Mancher Anwalt berechnet diesen noch händisch, andere nutzen Software wie WinFam oder eine Excel-Tabelle. Alles, was sich so berechnen lässt, kann auch weitergehend automatisiert werden und es ist nur eine Frage der Zeit, bis ein gut nutzbarer Rechner zum Trennungsunterhalt im Internet kostenfrei zur Verfügung steht. „Aber das ist ja gar nicht rechtssicher“, wendet der Familienrechtler ein. Das interessiert den sich gerade Trennende allerdings gar nicht. Er hat genug andere Sorgen und möchte einfach ungefähr wissen, wie viel Unterhalt nun angemessen ist. „Ich verschenke doch nicht meine Arbeit“, sagt der nächste Fachanwalt. Nein, Sie nicht – aber andere. Und die werden dann ein Jahr später auf einen passenden Anwalt verweisen, der die Scheidung übernimmt.

Oder nehmen wir einen Immobilienkaufvertrag: Viele Kanzleien arbeiten mit Musterverträgen als Word-Formular. Hier werden alle Daten manuell eingetragen, Textblöcke gestrichen oder hinzugefügt und Änderungen vorgenommen. Im gesamten Verfahren werden so die Daten der Beteiligten oder des Grundbuchs immer wieder aufs Neue in die unterschiedlichen Dokumente eingefügt, getippt oder per Copy and Paste übertragen. Eine erste Vereinfachung bietet dabei das professionelle Verwalten von Textbausteinen. Im nächsten Schritt wird eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware genutzt, um häufig wiederkehrende Daten direkt aus dem System zu ziehen. In der letzten Ausbaustufe wird ein Formular aufgebaut, in das die relevanten Daten eingetragen werden und der Vertrag sowie die folgenden Dokumente lassen sich vollautomatisch auf Knopfdruck erzeugen.

Das Problem: Kleinere Kanzleien können den hohen Aufwand für die Erstellung solcher Dokumentenvorlagen, Formulare und Automatisierungen nicht leisten. Es müsste zunächst ein Mitarbeiter umfassend geschult und eingewiesen werden und dann benötigt er mehrere Wochen, um die Vorbereitungen zu treffen. Daher bietet Michgehl & Partner hier als zentraler Dienstleister die Möglichkeit, diese Kosten mit anderen Kanzleien zu teilen. Wenn Sie einen wiederkehrenden Prozess in der Kanzlei automatisieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit unsere Unterstützung. Melden Sie sich gerne direkt bei h.esseling@michgehl.de

Deutsches Anwaltsrechenzentrum, Deutsches Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO„Wir unterschätzen die Wucht und Geschwindigkeit der Veränderungen in der IT“, beginnt Dipl.-Kfm. Holger Esseling die Begrüßung am 17. März 2017. „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ heißt die Veranstaltung, zu der zwanzig Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in die Düsseldorfer Niederlassung des Kanzlei-IT-Spezialisten Michgehl & Partner gekommen sind – mehr sind aufgrund der Sicherheitsvorkehrungen für den anschließenden Rechenzentrums-Besuch nicht möglich.

Dabei ist die Digitalisierung erst der Anfang, fährt der Michgehl-Geschäftsführer fort: Zunächst beginnen die Kanzleien mit einem hybriden Betrieb aus Papierakte und elektronischer Akte. In diesem Schritt kommt es erst einmal zu erhöhtem Aufwand mit wenig direktem Nutzen. Erst mit Abschaffung der Papierakte wird eine deutliche Kostensenkung möglich durch die Einsparung von Papier, Porto, Druckkosten und Personal. Diese Digitalisierung ist jedoch insbesondere die Voraussetzung für eine Automatisierung der Geschäftsprozesse und den wesentlichen Wandel, dem die Anwaltschaft in den nächsten Jahren gegenübersteht. Eine ausführliche Version der Ausführungen zu Digitalisierung und Automatisierung von Holger Esseling finden Sie in diesem Artikel.

Im nächsten Schritt stand die benötigte IT-Infrastruktur für die aktuellen und kommenden Herausforderungen im Mittelpunkt. Aktuell finden sich in vielen Anwaltskanzleien dezentrale, file-basierte Strukturen. Gerade kleine Kanzleien beschäftigen keine IT-Fachleute, die sich gleichzeitig mit den besonderen Anforderungen in Anwaltskanzleien auskennen. „Im Ergebnis finden wir haufenweise Sicherheitslücken und langsame Systeme“, fasst Esseling die Ausgangslage zusammen. Die Lösung sieht er in der Standardisierung und Zentralisierung der IT-Systeme. Der optimale Ort für den Betrieb dieser Systeme sei eindeutig das Deutsche Anwaltsrechenzentrum. „Wir können hier ein Sicherheitsniveau und eine Leistungsfähigkeit garantieren, die in der Kanzlei nicht umsetzbar sind“, fährt Esseling fort: „Außerdem will der Anwalt mit seiner IT nichts zu tun haben, es soll einfach laufen“. Daher bietet Michgehl & Partner vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und kümmert sich selbst um deren Einhaltung. Bisher profitieren IT-Dienstleister häufig von Ausfällen der Kanzlei-IT – ein schwerwiegender Interessenskonflikt, der im Deutschen Anwaltsrechenzentrum aufgehoben wird.

heidemann_3_1Doch die Teilnehmer sollen nicht den Ausführungen des Anbieters alleine vertrauen, daher folgt ein Erfahrungsbericht von Rechtsanwalt Ralf Heidemann. Die Kanzlei CNH in Essen ist spezialisiert auf Arbeitsrecht. Mit neun Fachanwälten und insgesamt 16 Mitarbeitern vertritt die Kanzlei Arbeitnehmer und Beamte, Betriebs- und Personalräte in allen Fragen des Arbeits- und Beamtenrechts, Betriebsverfassungs- und Personalvertretungsrechts. Im Februar 2017 erfolgte der Umzug der Kanzlei-IT ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum.

„Das war ganz schön mutig vom Herrn Esseling“, beginnt Heidemann seinen Vortrag. Schließlich war die Agenda inklusive Erfahrungsbericht bereits gedruckt, bevor das ganze Projekt umgesetzt wurde. Es hätte ja auch schief gehen können… „Aber vorab: Es ist gut gelaufen“, gibt der CNH-Anwalt Entwarnung. Die wesentlichen Effekte der Umstellung sind laut Heidemann die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und eine gemessene Verdoppelung der Geschwindigkeit. Hierzu wurden vorher und nachher an mehreren Arbeitsplätzen Referenzwerte zum Start von RA-MICRO und zum Öffnen einer großen E-Akte aufgenommen, wobei sich die Wartezeiten mit dem Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum halbiert haben.

Doch es ist nicht alles reibungslos verlaufen. Im Vorfeld eines solchen Projektes muss genau hingesehen werden, welche Geräte genutzt werden und wie die Kanzlei arbeitet. Schließlich gibt es ein paar Ausnahmen und Besonderheiten, die im Rechenzentrum berücksichtigt werden müssen. Doch für jede Anforderung finden sich Lösungen oder Workarounds. So stellte sich für Ralf Heidemann beispielsweise die Frage, wie er mobil arbeitet, wenn er mal keinen Internet-Zugang hat, was in dem einen oder anderen historischen Gerichtsgemäuer ja durchaus vorkommen soll. Gemeinsam wurde als beste Lösung ausgewählt, dass die entsprechende Akte lokal auf die Festplatte kopiert und vor dort gelesen, bearbeitet und wieder importiert wird. CNH hat für die erste Testphase ein Rückkehr-Recht zur lokalen Kanzlei-IT eingeräumt bekommen, das sie jedoch nicht in Anspruch nehmen werden, wie RA Heidemann betont.

Deutsches Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Kanzlei-ITEin wesentlicher Vorteil des IT-Betriebs im Rechenzentrum wird bei der folgenden Besichtigung offenkundig: Ein Sicherheitsniveau, das in keiner Kanzlei umsetzbar wäre. Die Teilnehmer unternehmen einen kurzen Spaziergang zum nahe gelegenen Rechenzentrum, in dem Michgehl & Partner insbesondere die Daten für verschlüsselte Online-Datensicherungen der Kanzleien aufbewahrt. Ohne vorherige Anmeldung und gültigen Lichtbildausweis wäre der Besuch bereits an der ersten Schleuse des „Hochsicherheitstraktes“ gescheitert. Persönliche Einlasskontrolle, Videoüberwachung, umzäuntes Gebäude: Der Einbruch ist hier zumindest deutlich schwieriger als in einer Kanzlei.

DARZ, Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Dictanet,Die weiteren technischen Details überfordern zwar den einen oder anderen Besucher, untermauern jedoch das Sicherheits- und Verfügbarkeitsniveau: Mehrfache Strom- und Datenleitungen an unterschiedlichen Gebäudeseiten mit vollständig getrennten Kreisläufen, die jeweils die gesamte Last auffangen können, High-Fog-Brandlöschanlage ohne Schäden an IT-Systemen, laufend optimierte Kühl- und Abluftsysteme. Es wirkt alles ein wenig wie in einem Science-Fiction-Film, doch es ist schon heute Realität: Rechenzentren sind nicht ohne Grund ein stark wachsender Wirtschaftszweig.

Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum ist in einem weiteren Gebäude in Düsseldorf beheimatet. Hier bietet Michgehl & Partner eigene physikalische Server ausschließlich für Rechtsanwälte an. Namentlich benannte Mitarbeiter inklusive Vertretung ermöglichen die persönliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit – versuchen Sie das mal bei MICROSOFT oder Amazon… Darüber hinaus ist das System genau auf die Anforderungen zum Betrieb von RA-MICRO entwickelt worden – mit dem bereits erwähnten Ergebnis, dass sich die Geschwindigkeit mehr als verdoppelt. So ermöglicht das Deutsche Anwaltsrechenzentrum nun auch Rechtsanwaltskanzleien, vom Komfort und der Sicherheit des Rechenzentrumsbetriebs zu profitieren. Laden Sie uns gerne zu einer Präsentation in Ihre Kanzlei ein.

Wie von MICROSOFT bereits angekündigt wurde, endet der Extended Support für Exchange 2007 am 11. April 2017. Damit werden insbesondere keine Sicherheitsupdates mehr für die Anwendung bereitgestellt. Gerade Anwaltskanzleien sollten spätestens jetzt einen Wechsel auf die aktuellen Systeme Exchange 2013 oder 2016 vollziehen, um keine offenen Sicherheitslücken in ihrem System zuzulassen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Sprechen Sie uns einfach an.