Spätestens seit der beA-Einführung ist klar : Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist nicht mehr aufzuhalten. Doch wie sieht dieser Umgestaltungsprozess genau aus? Welche Investitionen sind notwendig, welche sinnvoll? Und wie sieht die digitale Kanzleiarbeit in der Praxis aus? Diese Fragen lassen sich am besten am lebendigen Beispiel beantworten.

Nach dem großen Erfolg in 2018 freuen wir uns sehr, dass die Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff in Bottrop uns einmal mehr tiefe Einblicke in ihre digitalen Arbeitsabläufe ermöglicht. Vor Ort können Sie sich informieren zum Scanprozess, dem elektronischen Dokumenten-Workflow, dem Ablauf und Zeitplan des Digitalisierungsprojekts sowie zu angrenzenden Fragen der Kanzlei-Organisation und IT-Sicherheit. Dabei treffen Sie neben zahlreichen Experten für jedes Thema auch auf Gleichgesinnte mit ähnlichen Fragestellungen und können die Zeit zum produktiven Austausch nutzen.

Die Kanzlei-Digitalisierung verändert vieles – wir freuen uns, Sie zu begleiten. Zur Anmeldung…

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In der aktuellen Ausgabe des MkG-Magazins (2/19) schildert Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH die wesentlichen IT-Denkfehler und Sicherheitslücken in Kanzleien. Darüber hinaus werden die Themen beA, Mitarbeitermotivation, Networking und Zwangsvollstreckung von weiteren Fachautoren beleuchtet. Die gesamte Ausgabe können Sie hier einsehen: Zum MkG-Magazin 2/19…

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Einige weit verbreitete Betriebssysteme und Anwendungen von MICROSOFT laufen im Januar 2020 aus. Das bedeutet für Kanzleien, die diese Systeme nutzen, einen Erneuerungsbedarf in diesem Jahr. Schließlich wird es für die auslaufenden Komponenten keine Sicherheitsupdates mehr geben, was den Einsatz in Anwaltskanzleien schon berufsrechtlich unmöglich macht. Hier finden Sie die wesentlichen Änderungen und im Anschluss die passenden Handlungsmöglichkeiten.

Windows Server-Betriebssysteme
Small Business Server 2008 (13.01.2020)
Small Business Server 2011 (13.01.2020)
Server 2008 R2 (13.01.2020)

Windows Client-Betriebssysteme
Windows 7 – SP1 (14.01.2020)

Die größte Investition hat die Kanzlei vor sich, die aktuell noch einen Small Business Server 2008 oder 2011 betreibt. Ein Nachfolgeprodukt für dieses Betriebssystem gibt es nicht und es wird auf einen neuen Server mit MICROSOFT SERVER 2016 oder 2019 hinauslaufen. Nehmen Sie kurzfristig Kontakt mit Ihrem Vor-Ort-Partner auf, um die Umstellung auch in diesem Jahr noch umsetzen zu können – es gibt einiges zu planen und zu tun.

Wer Windows 7 nutzt, könnte ja auf den ersten Blick einfach den halblegalen Weg eines kostenfreien Upgrades auf Windows 10 Professional nutzen. Dieser wird von MICROSOFT zwar nicht mehr angeboten, ist aber technisch noch möglich. Allerdings muss dieses Windows 10 dann erst einmal für Anwaltskanzleien konfiguriert werden. Insbesondere müssen die Datenschutzeinstellungen entsprechend angepasst werden, dass keine Mandatsgeheimnisse nach Redmond gesendet werden. Betrachtet man dann das meist jahrealte Gerät, auf dem all diese Dienstleistungen erbracht werden, dann wird schnell deutlich, dass die Neuanschaffung von Arbeitsplatzgeräten, PCs oder Notebooks die sinnvollere Variante ist.

Gerne beraten wir Sie bei den anstehenden Veränderungen, nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVAus aktuellem Anlass bitten wir um stark erhöhte Aufmerksamkeit: Im Moment erreichen uns viele Notrufe aus Anwaltskanzleien, die Opfer einer neuen Makroviren-Welle geworden sind. Die Viren verstecken sich in Bewerbungen und Rechnungen, die in der Regel als Word-Datei versendet werden. Mit einem Klick auf den Anhang werden Sie aufgefordert, Makros zu aktivieren und aktivieren damit die Verbreitung der Schadsoftware. Diese sucht offenbar gezielt nach Bankdaten und ist so neu, dass sie noch nicht einmal einen eigenen Namen bekommen hat. Viele Virenschutz-Anwendungen sind noch nicht in der Lage, zuverlässig davor zu schützen. Daher ein paar wichtige Verhaltenshinweise:

  • Öffnen Sie Anhänge, insbesondere Word-Dokumente, nur von vertrauenswürdigen Absendern.
  • Aktivieren Sie keinesfalls Makros. Die sind standardmäßig deaktiviert und müssen separat aktiviert werden. Bitten Sie den Absender um Übersendung einer Datei ohne Makros.
  • Wenn Ihnen ein Dateianhang „komisch“ vorkommt, ziehen Sie Strom- und Netzwerkstecker und verständigen Sie Ihnen IT-Administrator. Leiten Sie die Mail keinesfalls an Kollegen weiter mit der Bitte, sich das mal anzusehen.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Datensicherherheit.
  • Sprechen Sie mit uns über die adäquate Absicherung Ihrer Kanzlei. Bezeichnenderweise hat keine der befallenen Kanzleien eine Firewall oder eine Mail Protection Software. Diese Dienste bieten zuverlässigen Schutz vor breit gestreuten Viren-Kampagnen. Gerne unterstützen wir Sie: 02573-93830 oder info@michgehl.de

Digitalisierung Anwaltskanzlei, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Anwalt Rechenzentrum, Cloud, Geschichte trifft Zukunft: So könnte sich das Anwaltsforum „Die digitale Kanzlei in der Praxis“ am 28. September 2018 für den einen oder anderen Besucher angefühlt haben. Die Rechtsanwälte Badde Lackner Kerkhoff haben die 1874 erbaute Luggesmühle zu neuem Leben erweckt und dort unter Beachtung des Denkmalschutzes eine moderne und stilvolle Anwaltskanzlei errichtet. Doch damit nicht genug: Seit 2017 dürfen wir die Kanzlei bei der Digitalisierung begleiten und nun auch anderen Berufsträgern als Vorbild und Praxisbeispiel für den elektronischen Rechtsverkehr präsentieren.

Kurz nach der Einladung war bereits klar, dass wir gar nicht alle Anmeldungen in dem lebendigen Denkmal unterbringen können, so groß war die Nachfrage. Von fast 100 Anmeldungen konnten wir jedoch 50 Teilnehmer nach Bottrop einladen, um sich die Arbeitsabläufe einer digitalisierten Kanzlei hautnah anzusehen. (Für alle anderen haben wir einen Zusatztermin am Freitag, den 26.10.2018 in Düsseldorf eingerichtet, zu dem Sie sich gerne formlos per E-Mail an info@michgehl.de anmelden können).

Digitalisierung Anwaltskanzlei, Legaltech, RechenzentrumBereits im Januar 2017 haben die Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff und die Michgehl & Partner GmbH für einen gemeinsamen Kick-Off Workshop für einen Tag lang die Türen die Kanzleitüren verschlossen. Bereits ab dem 1. April 2017 wurden dann die Papierakten aus dem Umlauf entfernt und fortlaufend die Prozesse verbessert. Wir möchten an dieser Stelle die wesentlichen Erkenntnisse dieses Digitalisierungsprojekts zusammenfassen. Sehen Sie sich hierzu auch gerne das rechts verlinkte Video an.

Projektmanagement: Die Basis des Digitalisierungsprojekts

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in der Regel zu sehr beschäftigt, als dass sie nebenher noch ein Projekt aufsetzen und leiten könnten. Zudem wird die Entscheidung durch mehrere Entscheidungsträger erschwert. Im Ergebnis werden gerade längerfristige, innovative Projekte aufgeschoben. Abhilfe schafft hier die Begleitung und Beratung durch einen erfahrenen Projektmanager. Dieser bringt Erkenntnisse aus anderen Projekten mit, führt die Kanzlei durch einen strukturierten und dokumentierten Prozess und bindet alle Entscheider und Mitarbeiter in das Projekt ein. Bei der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff hat sich Michgehl-Geschäftsführer Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Projektleiter eingebracht und Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Walkowiak als Schulungskraft und Prozessberaterin eingebunden.

Kick-Off Workshop: Ziele und Prozesse definieren und alle Beteiligten einbinden

Den Start eines Digitalisierungsprojekts bildet ein Kick-Off-Workshop. Hier werden, wie auch in Bottrop geschehen, zunächst die Ziele des Projekts geklärt und schriftlich definiert. Darüber hinaus werden alle wesentlichen Arbeitsabläufe aufgenommen und im Anschluss in neue, digitale Prozesse umdefiniert. An dieser Stelle ist es wichtig, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, um Widerstände frühzeitig zu erkennen und entweder aufzulösen oder berechtigte Änderungswünsche aufzunehmen. Um die Übersicht für alle Beteiligten zu erhöhen, wird ein Zeitplan aufgesetzt und ein Maßnahmenplan abgeleitet, der sodann mit den anfallenden Kosten versehen wird. Auf dieser Basis können alle Entscheidungen getroffen werden, um mit dem Projekt zu beginnen. In der Regel nimmt die Schaffung dieser Grundlagen einen Tag in Anspruch zuzüglich Vor- und Nachbereitung durch den Projektleiter.

Der Scanprozess: Ausgangspunkt der Kanzlei-Digitalisierung

Digitalisierung beginnt beim Einscannen: Werden hier Fehler gemacht, ziehen sie sich durch das gesamte Projekt. Ein Scanner sollte dabei mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Stapelscan, Duplexscan, OCR-Texterkennung (kann auf dem Server erfolgen), Netzwerkfähigkeit, Erzeugung von pdf/a statt Bilddateien. Mindestens  genauso wichtig ist der räumliche Aufbau: Stehen sich Mitarbeiter im Weg, wenn morgens die gesamte Eingangspost eingescannt wird? Wie weit sind die Wege? Was passiert mit den eingescannten Dokumenten? Hier empfiehlt sich aus der Praxis heraus eine Aufbewahrung nach Tagen sortiert.

Zuordnung zur Akte: Strukturen und Lösungen für saubere Abläufe

Neben dem Einscannen müssen noch ein paar wesentliche Aufgaben direkt zu Beginn vorgenommen werden: Stempeln, Fristen notieren, Zuordnung zur richtigen Akte, Kennzeichnung von Anlagen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Schriftsätze so selten wie möglich angefasst werden müssen, im besten Fall genau einmal. Dazu sind jedoch einige Fragen zu klären: Wer nimmt die einzelnen Schritte jetzt und zukünftig vor? Welches Qualifikationsniveau ist jeweils erforderlich? Können die Schritte zentralisiert werden oder müssen sie z.B. dezernatsweise vorgenommen werden? Welche Aktenstruktur liegt der digitalen Arbeit zu Grunde? Die Kanzleisoftware bietet vielfältige Möglichkeiten: Unterordner automatisch anlegen, Farben und Kategorien, Tags und Symbole, um eine bessere Übersicht zu schaffen. Hier ist ein gemeinsamer Workshop sinnvoll, um sich auf einheitliche Strukturen zu einigen. Es existieren einige Softwarelösungen am Markt, um die Zuordnung von Schriftstücken zur Akte zu erleichtern. Getestet haben wir bisher die automatische Erkennung und Zuordnung durch EPauto und EPstapel der Blum Datentechnik GmbH sowie die Barcode-basierte Scanlösung LaxScan der Lederer GmbH. Beide Lösungen können den Prozess deutlich vereinfachen. Die Auswahl der passenden Lösung hängt jedoch von den Gegebenheiten in der Kanzlei ab.

Arbeiten mit der elektronischen Akte: Schulung und Übung

Sobald die Dokumente zur Akte hinzugefügt wurden, werden sie an die Postkörbe der jeweiligen Sachbearbeiter, in der Regel zunächst der Berufsträger, gesendet. Auch hier sind die entsprechenden Strukturen für einen schnellen Überblick zu schaffen. In der Praxis bewährt hat sich die Ausstattung jedes Arbeitsplatzes mit zwei Monitoren – einem für die Kanzleisoftware und einem für das jeweils aktuelle Dokument. Die folgenden Schritte entsprechen grundsätzlich der papierbasierten Vorgehensweise: Verfügungen, Notizen und Wiedervorlagen können direkt in der Kanzleisoftware oder auf dem Weg des digitalen Diktats vorgenommen werden. Mit einem wichtigen Unterschied: Alle Akten sind zu jeder Zeit von jedem Sachbearbeiter einsehbar, Änderungen können nachverfolgt werden und es kann eingesehen werden, wer welche Verfügung wann erledigt hat. Zudem verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich, da die Informationen nicht erst durch die Kanzlei getragen werden müssen, sondern allen Beteiligten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Am Ende des elektronischen Workflows steht der Versand von Schriftstücken. In der Kanzleisoftware gibt es einen Postausgang, in dem freizugebende und zu signierende Dokumente gesammelt werden und dann entsprechend abgesegnet werden zum Versand per beA, E-Brief, E-Mail, Fax oder Post. All diese Schritte im elektronischen Workflow werden täglich von fast allen Sachbearbeitern genutzt, daher ist die Wahl einer geeigneten Kanzleisoftware von großer Bedeutung. Sie sollte möglichst viele Möglichkeiten zur Individualisierung der Ansichten und Abläufe bieten und funktionierende Schnittstellen zu allen Empfangs- und Versendestellen enthalten (beA, EGVP, E-Mail, Fax, Post etc.). Wir empfehlen  aufgrund des riesigen Funktionsumfangs, der permanenten Weiterentwicklung und größten Verbreitung Deutschlands meistgenutzte Kanzleisoftware RA-MICRO.

Automatisierung: Das eigentliche Ziel der Digitalisierung

Die Abschaffung von Papierakten in der Kanzlei ist nur ein erster Schritt auf dem Weg zu weiteren Veränderungen: Liegen alle Informationen erst einmal digital vor, lassen sich Arbeitsabläufe vollständig oder teilweise automatisieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Jeder repetitive Prozess kann automatisiert werden. Bei der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff haben wir beispielsweise die Dokumentenerstellung im Notariat dramatisch vereinfacht: Wurde die Notarakte einmal vollständig angelegt, lässt sich z.B. ein Hauskaufvertrag innerhalb von 10-15 Minuten erstellen. Alle benötigten Felder zur Individualisierung zieht sich das Dokument direkt aus der Datenbank und fügt sie an den entsprechenden Stellen ein. Neben der höheren Geschwindigkeit führt dies auch zum Ausschluss von Flüchtigkeitsfehlern beim Kopieren oder Abtippen.

Mobiles Arbeiten: Mehr Freiheit für Berufsträger

Neben der Vereinfachung von Arbeitsabläufen bietet die Digitalisierung, richtig umgesetzt, einen weiteren wesentlichen Vorteil: Sie können arbeiten, wo und wann Sie möchten. Steht ein Internetzugang zur Verfügung, ist der Zugriff auf den Arbeitsplatz vollumfänglich wie in der Kanzlei möglich. Sollte einmal kein Netz zur Verfügung stehen, was in einigen Gerichten noch der Fall ist, dann wird die Akte einfach im Vorfeld mitgenommen, genau wie bei der Papierakte. Hierzu stehen wiederum verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder wird die Akte strukturiert mit Unterordnern lokal auf ein Notebook kopiert oder es wird eine Anwendung wie die RA-MICRO Anwalts-App genutzt, an die Akten gesendet werden und mobil bearbeitet werden können.

IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Datenschutz: Notwendige Nebenbedingungen

Neben den Abläufen und der Software darf auch das Fundament nicht aus den Augen gelassen werden: Die IT-Infrastruktur. Im Zuge der Digitalisierung wird deren Leistung und Verfügbarkeit zum kritischen Engpass. Steht die IT, steht die Kanzlei. Zudem unterliegen alle digitalen Schriftstücke und Datenbanken den strengen Vorschriften des Straf-, Berufs- und Datenschutzrechts. Auch hier ist externe Unterstützung sinnvoll, um durch ein Audit die bestehende Infrastruktur zu beurteilen und notwendige Maßnahmen abzuleiten. Ziel muss eine leistungsfähige und sichere IT-Landschaft sein, die auch nach einem Totalausfall im Notfall schnell und zuverlässig wieder hergestellt werden kann. Das Leistungs- und Sicherheitsniveau korreliert stark mit den Kosten des IT-Systems und sollte nach einer Bestandsaufnahme und Dokumentation schriftlich erarbeitet werden in Form von IT-Konzept, Sicherheitskonzept und Notfallplan.

Fazit: Verbesserte Abläufe und Außenwirkung

All diese Punkte wurden in der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff erfolgreich umsetzt. Die Kanzlei arbeitet nach dem Scanvorgang vollständig papierlos. Selbstverständlich gab es zu Beginn Reibungsverluste und Umgewöhnungsprozesse. Auch mussten einige Strukturen und Software-Lösungen erst in der Praxis erprobt werden, bevor die Entscheidung für oder gegen die Nutzung getroffen werden konnte. Im Ergebnis jedoch sind alle Beteiligten sehr zufrieden mit der Kanzlei-Digitalisierung. Hervorgehoben werden insbesondere die schnellere und übersichtlichere Arbeitsweise, aber auch die positive Außenwirkung auf Mandanten und potentielle Mitarbeiter, die von einer innovativen, digitalen Kanzlei ausgehen. Wir freuen uns, die Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff bei der Digitalisierung begleiten zu dürfen und wir bedanken uns für die hervorragende Veranstaltung in ihren Räumlichkeiten. Bilder, Videos und Interviews von der Veranstaltung werden zur Zeit aufbereitet und an dieser Stelle nachgereicht.

Dürfen wir auch Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei begleiten? Senden Sie uns Ihre Anfrage  gerne formlos an info@michgehl.de . Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen.

 

 

Am 3. September 2018 startet das besondere elektronische Anwaltspostfach und damit eine weitere Entwicklung: Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei wird sich kurzfristig und flächendeckend durchsetzen. Dabei wissen viele Kanzleien gar nicht, wo sie anfangen sollen. Auf Basis erfolgreicher Digitalisierungsprojekte in Anwaltskanzleien möchten wir Ihnen den Ablauf, die Ziele, Meilensteine und Erfahrungen vorstellen. Sichern Sie sich direkt einen Teilnehmerplatz mit dem Antwortfax.

Ihr Wegweiser für die Kanzlei-Digitalisierung

Ziel der Veranstaltung ist es, dass jeder Teilnehmer einen Fahrplan für die Digitalisierung und Gleichgesinnte zum Austausch im weiteren Ablauf aufbaut. Dafür haben wir ein Experten-Team zusammengestellt, dass vor Ort mit Ihnen die unterschiedlichen Facetten der Digitalisierung mit Ihnen beleuchtet. Vom Projektmanagement über
den Scan-Prozess, den RA-MICRO E-Workflow, die Einbindung des beA, Aufbau eines Diktier-Workflows bis zur Sicherstellung von Datenschutz, IT-Sicherheit und Ausfallsicherheit bieten wir Ihnen praktische Lösungsansätze und bewährte Innovationen. Wir freuen uns auf eine zukunftsweisende Veranstaltung mit Ihnen.

Die „Agenda“

Die Anmeldung

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung mit diesem Antwortfax.

Was lange währt, wird endlich gut. Im vierten Anlauf ist das besondere elektronische Anwaltspostfach beA nun wirklich online und kann, sollte und muss genutzt werden. Ohne eine eigentlich geplante Übergangsfrist tritt die passive Nutzungspflicht ebenfalls am 3. September 2018 in Kraft. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte müssen also in der Lage sein, neue Nachrichten im beA zu empfangen und zu verarbeiten.

beA: Nur der Anfang einer flächendeckenden Kanzlei-Digitalisierung

Zunächst wirkt die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs unspektakulär: Berufsträger erhalten einfach nur ein weiteres E-Mail-Postfach. Das beA wird jedoch zum verpflichtenden Kommunikationskanal im Rechtsverkehr und das wird Folgen haben. Die bisher weit verbreitete Praxis, E-Mails und digitale Schriftsätze auszudrucken, wird einfach zu aufwändig. (Fast) alle Kanzleien werden daher kurz- und mittelfristig auf eine digitale Arbeitsweise umstellen. Einige wenige haben bereits damit begonnen und wir freuen uns, dass wir sie dabei begleiten durften. Vom Projektmanagement über die Umstellung der Scan- und Verarbeitungsprozesse, Softwareanpassungen, Schulungen und Installationen bis zur nachhaltigen Veränderung der Kanzleikultur konnten wir viele wertvolle Erfahrungen aufbauen. Gerne begleiten wir auch Sie bei der Digitalisierung der Kanzlei.

Kanzlei-Digitalisierung: Ein Schritt nach dem anderen

Bevor wir nun das Großprojekt Digitalisierung in Ihrer Kanzlei anstoßen, beginnen wir erst einmal mit der Unterstützung zur Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches. Hierfür haben wir ein paar Angebote für Sie vorbereitet:

Wie können wir Sie unterstützen? Senden Sie uns gerne Ihre Anfrage. 

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wird am 3. September 2018 freigeschaltet. Zu diesem Zeitpunkt, eventuell verlängert um eine vierwöchige Übergangsfrist, beginnt auch die passive Nutzungspflicht für jede Rechtsanwältin und jeden Rechtsanwalt. Allerdings ist der beA-Start zu diesem Zeitpunkt noch an Bedingungen geknüpft, dass bestehende Sicherheitslücken behoben werden. Wir wissen demzufolge einmal mehr nicht sicher, wann es losgeht. Nur eines wissen wir mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit: Es geht los.

beA einrichten oder warten?

Sie als Kanzlei stehen nun vor einem Dilemma: Auf der einen Seite müssen Sie zum Start der passiven Nutzungspflicht über ein empfangsbereites beA-Postfach verfügen, auf der anderen Seiten möchten Sie nicht (schon wieder) Geld und Zeit investieren, um dann von einer weiteren Verzögerung zu erfahren. Sie benötigen also die Möglichkeit, sich bereits einen garantierten Einrichtungstermin zu sichern, von dem Sie jedoch kostenfrei zurücktreten können, falls sich der Zeitplan verändert. Genau das bieten wir Ihnen heute an.

Garantierten Termin ohne Risiko sichern

Reservieren Sie mit dem Antwortfax einen Termin zur beA-Einrichtung. Es ist absehbar, dass unsere Techniker und Schulungskräfte im Herbst ausgebucht sein werden, da möchten wir unseren Kunden die Möglichkeit einer Vorzugsbehandlung geben. Sollte sich die Einführung des beA und der passiven Nutzungspflicht um mehr als 4 Wochen verzögern, können Sie die Buchung einfach stornieren oder einen neuen Termin vereinbaren. Jetzt mit dem Antwortfax risikolos einen garantierten Termin sichern… 

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVüber 100 Beratungen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben wir nun in Anwaltskanzleien durchgeführt. Zwei Themen sind dabei ausnahmslos auf der Liste unerledigter, aber notwendiger Aufgaben gelandet: Die Verschlüsselung und die revisionssichere Archivierung von E-Mails. Für beide Anforderungen haben wir eine Lösung, die wir Ihnen nachdrücklich ans Herz legen, um sowohl der DSGVO als auch den GoBD zu entsprechen.

Verschlüsselung und Archivierung

E-Mails können relativ leicht unbefugt mitgelesen werden – das gehört heute zum Grundlagenwissen, wird jedoch weitgehend ignoriert. Gerade bei Mandatsdaten fordern jedoch Datenschutz- und Berufsrecht seit geraumer Zeit, den aktuellen Stand der Technik umzusetzen. In Kombination mit der Pflicht zur E-Mail Archivierung, die seit 1.1.2017 aufgrund der GoBD besteht, empfehlen wir folgende Lösungen, die Sie mit nachfolgendem Buchungsblatt direkt bestellen können.

  • Erzwungene TLS-Verschlüsselung: Hierbei wird der Transportweg der E-Mail verschlüsselt. So sind auch Metadaten und Empfängerdaten verschlüsselt. Sollte der Mailserver des Empfängers nicht in der Lage sein, verschlüsselt zu empfangen, wird die Mail in einem WebSafe gespeichert und der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link sowie einen PIN-Code vom Empfänger, um sie auf verschlüsseltem Wege abzuholen.
  • S/MIME-Verschlüsselung: Diese Lösung verschlüsselt den Inhalt einer Mail. Die Nachricht wird beim Absender verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt und erhält damit die höchste Sicherheit für unbefugten Zugriff. Der normalerweise komplizierte Schlüsselaustausch, der dafür notwendig ist, wird hier besonders einfach gelöst: Eine leere Mail wird zwischen Absender und Empfänger hin- und hergeschickt – im Anschluss kommunizieren sie dauerhaft verschlüsselt, falls beide über ein S/MIME Zertifikat verfügen.
  • E-Mail Archivierung: Um ein- und ausgehende E-Mails und insbesondere Rechnungen zweifelsfrei im unveränderten Zustand ansehen zu können, benötigt jede Kanzlei eine E-Mail Archivierung.

Jetzt den geforderten Stand der Technik umsetzen

Unsere klare Empfehlung lautet: Setzen Sie alle drei Maßnahmen zusammen und möglichst bald um. Nur so entsprechen Sie dem geforderten Stand der Technik und signalisieren Ihren Geschäftspartnern und Mandanten zudem, dass Sie eine professionelle Anwaltskanzlei mit höchsten Ansprüchen sind. Um den Anreiz zu steigern, schenken wir Ihnen die ersten zwei Monatsgebühren bei Buchung bis zum 15.07.2018. Hier geht es zum Antwortfax…

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVHand aufs Herz: Das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 ist für die meisten Kanzleien ein lästiges Übel. Aber eben auch ein notwendiges Übel: Es gibt sehr klare Vorgaben für die Ausgestaltung und Dokumentation. Unvorbereitete Kanzleien können so wirksam abgemahnt werden, dass sicherlich der eine oder andere Wettbewerber davon Gebrauch machen wird. Daher möchten wir Ihnen so schnell und einfach wie möglich den Einstieg in ein DSGVO-konformes Datenschutzkonzept ermöglichen – ohne laufende Kosten.

Das DSGVO-Starterpaket für den schnellen und einfachen Einstieg

Mit dem DSGVO-Starterpaket werden Sie durch alle wesentlichen Tätigkeiten zur Erstellung eines Datenschutzkonzepts geleitet – von der Einweisung eines internen Datenschutzbeauftragten in Ihrer Kanzlei über eine ausführliche Bestandaufnahme bis zur Erstellung der notwendigen Dokumentationen wie Verfahrensverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen der Datensicherheit und Datenschutzerklärungen. Innerhalb eines Tages legen wir gemeinsam den Grundstein, damit Ihre Kanzlei gut vorbereitet für die Datenschutz-Grundverordnung ist.

Sonderpreis bis zum 30. April 2018

Das DSGVO-Starterpaket bieten wir Ihnen bei Buchung bis zum 30. April 2018 zum Sonderpreis von 699,00 € zzgl. MwSt. an (regulärer Preis 1.199,00 €). Senden Sie uns zeitnah Ihre Buchung, damit wir noch rechtzeitig einen Termin mit Ihnen vereinbaren können: Antwortfax per Mail an info@michgehl.de oder per Fax an 02573-9383-73

Veranstaltungsreihe Chancen und Risiken in der digitalen Anwaltskanzlei

Das Thema Datenschutz-Grundverordnung in der Anwaltskanzlei spielt auch in unserer Roadshow „Chancen und Risiken in der digitalen Anwaltskanzlei“ eine gewichtige Rolle. Melden Sie sich gerne noch für einen der neun Veranstaltungsorte an: https://www.michgehl.de//veranstaltungsreihe-chancen-und-risiken-in-der-digitalen-anwaltskanzlei/