Pressebild GF HE FJMZum Auftakt der Veranstaltung „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ am 17. März 2017 in Düsseldorf referiert Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, zur Entwicklung des Anwaltsmarktes in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung. Dass sich gerade in der IT-Branche manche Entwicklung schneller vollzieht, als es viele erwarten, zeigt Esseling anhand des Smartphones: Heute in jeder Hosentasche und von zentraler Bedeutung für viele gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, kann man sich kaum vorstellen, dass die Präsentation des ersten iPhones gerade einmal zehn Jahre her ist.

Die rasante Entwicklung zeigt sich an weiteren Beispielen: Die großen Lexikon-Verlage haben zu Beginn von Wikipedia und weitere Online-Plattformen was gemacht? Genau, gelacht haben sie. Keine ausgebildeten Autoren und Lektoren, keine Struktur und sowieso absolut unseriös und unverlässlich. Wenige Jahre später haben sie ihre Arbeit an Brockhaus und Co. eingestellt. Was hat das nun mit Rechtsanwälten zu tun? Die Digitalisierung ist auch hier in vollem Gange, auch wenn es mancher noch nicht mitbekommen hat. Und es geht laut Esseling noch weiter: „Die Digitalisierung bildet erst die Basis für die folgende Automatisierung“. Beispiel gefällig?

In Großbritannien hat ein „Anwaltsroboter“ Strafzettel überprüft und bei Erfolgsaussicht Widerspruch eingelegt – vollautomatisch. In 165.000 Fällen hat er eine Erfolgsquote von 64%. Solche Helferlein ersetzen nicht den Anwalt, aber sie zeigen, wohin der Weg führt: Immer mehr Prozesse, gerade in der Dokumentenerstellung werden dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert. „Jeder repetitive Prozess wird automatisiert“, dieses Dogma betont Esseling immer wieder und blickt auf andere Branchen, in denen diese Veränderungen längst vollzogen wurden: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sollen hier exemplarisch herhalten.

Die Automatisierung einzelner Tätigkeitsfelder für Rechtsanwälte könnte zur ernstzunehmenden Gefahr werden, da sie mit Grenzkosten nahe Null fast beliebig skalierbar sind. Allerdings bieten sie auch neues Potential: Sie senken die Eintrittsbarrieren für die potentiellen Mandanten. Wo ein Mensch heute mit seinem Strafzettel den Weg zum Rechtsanwalt scheut, weil der Aufwand zu groß erscheint, da tippt er doch „mal eben“ seine Daten in ein Online-Formular in nimmt eine Rechtsdienstleistung in Anspruch. Die Frage bleibt allerdings, wer von dieser Entwicklung letztlich profitiert.

Doch sehen wir uns den Ablauf der Digitalisierung einmal ganz handfest in einer Kanzlei an. Holger Esseling unterscheidet hier drei Stufen:

  1. Hybridbetrieb: Zunehmende Digitalisierung unter Beibehaltung der Papierakte. In diesem Stadium fallen zunächst zusätzliche Kosten an, die den Nutzen übersteigen.
  2. Digitalisierung: Mit Abschaffung der Papierakte können dann Kosten der Dokumentenerstellung, des Versandes und der Bearbeitung signifikant gesenkt werden.
  3. Automatisierung: Jeder wiederkehrende digitale Prozess kann so abgebildet werden, dass kaum noch oder gar kein menschliches Zutun mehr nötig ist.

Was genau lässt sich nun in der anwaltlichen Arbeit automatisieren? Einen einfachen Fall zeigt Holger Esseling mit der Berechnung des Trennungsunterhalts auf: Mancher Anwalt berechnet diesen noch händisch, andere nutzen Software wie WinFam oder eine Excel-Tabelle. Alles, was sich so berechnen lässt, kann auch weitergehend automatisiert werden und es ist nur eine Frage der Zeit, bis ein gut nutzbarer Rechner zum Trennungsunterhalt im Internet kostenfrei zur Verfügung steht. „Aber das ist ja gar nicht rechtssicher“, wendet der Familienrechtler ein. Das interessiert den sich gerade Trennende allerdings gar nicht. Er hat genug andere Sorgen und möchte einfach ungefähr wissen, wie viel Unterhalt nun angemessen ist. „Ich verschenke doch nicht meine Arbeit“, sagt der nächste Fachanwalt. Nein, Sie nicht – aber andere. Und die werden dann ein Jahr später auf einen passenden Anwalt verweisen, der die Scheidung übernimmt.

Oder nehmen wir einen Immobilienkaufvertrag: Viele Kanzleien arbeiten mit Musterverträgen als Word-Formular. Hier werden alle Daten manuell eingetragen, Textblöcke gestrichen oder hinzugefügt und Änderungen vorgenommen. Im gesamten Verfahren werden so die Daten der Beteiligten oder des Grundbuchs immer wieder aufs Neue in die unterschiedlichen Dokumente eingefügt, getippt oder per Copy and Paste übertragen. Eine erste Vereinfachung bietet dabei das professionelle Verwalten von Textbausteinen. Im nächsten Schritt wird eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware genutzt, um häufig wiederkehrende Daten direkt aus dem System zu ziehen. In der letzten Ausbaustufe wird ein Formular aufgebaut, in das die relevanten Daten eingetragen werden und der Vertrag sowie die folgenden Dokumente lassen sich vollautomatisch auf Knopfdruck erzeugen.

Das Problem: Kleinere Kanzleien können den hohen Aufwand für die Erstellung solcher Dokumentenvorlagen, Formulare und Automatisierungen nicht leisten. Es müsste zunächst ein Mitarbeiter umfassend geschult und eingewiesen werden und dann benötigt er mehrere Wochen, um die Vorbereitungen zu treffen. Daher bietet Michgehl & Partner hier als zentraler Dienstleister die Möglichkeit, diese Kosten mit anderen Kanzleien zu teilen. Wenn Sie einen wiederkehrenden Prozess in der Kanzlei automatisieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit unsere Unterstützung. Melden Sie sich gerne direkt bei h.esseling@michgehl.de

Deutsches Anwaltsrechenzentrum, Deutsches Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO„Wir unterschätzen die Wucht und Geschwindigkeit der Veränderungen in der IT“, beginnt Dipl.-Kfm. Holger Esseling die Begrüßung am 17. März 2017. „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ heißt die Veranstaltung, zu der zwanzig Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in die Düsseldorfer Niederlassung des Kanzlei-IT-Spezialisten Michgehl & Partner gekommen sind – mehr sind aufgrund der Sicherheitsvorkehrungen für den anschließenden Rechenzentrums-Besuch nicht möglich.

Dabei ist die Digitalisierung erst der Anfang, fährt der Michgehl-Geschäftsführer fort: Zunächst beginnen die Kanzleien mit einem hybriden Betrieb aus Papierakte und elektronischer Akte. In diesem Schritt kommt es erst einmal zu erhöhtem Aufwand mit wenig direktem Nutzen. Erst mit Abschaffung der Papierakte wird eine deutliche Kostensenkung möglich durch die Einsparung von Papier, Porto, Druckkosten und Personal. Diese Digitalisierung ist jedoch insbesondere die Voraussetzung für eine Automatisierung der Geschäftsprozesse und den wesentlichen Wandel, dem die Anwaltschaft in den nächsten Jahren gegenübersteht. Eine ausführliche Version der Ausführungen zu Digitalisierung und Automatisierung von Holger Esseling finden Sie in diesem Artikel.

Im nächsten Schritt stand die benötigte IT-Infrastruktur für die aktuellen und kommenden Herausforderungen im Mittelpunkt. Aktuell finden sich in vielen Anwaltskanzleien dezentrale, file-basierte Strukturen. Gerade kleine Kanzleien beschäftigen keine IT-Fachleute, die sich gleichzeitig mit den besonderen Anforderungen in Anwaltskanzleien auskennen. „Im Ergebnis finden wir haufenweise Sicherheitslücken und langsame Systeme“, fasst Esseling die Ausgangslage zusammen. Die Lösung sieht er in der Standardisierung und Zentralisierung der IT-Systeme. Der optimale Ort für den Betrieb dieser Systeme sei eindeutig das Deutsche Anwaltsrechenzentrum. „Wir können hier ein Sicherheitsniveau und eine Leistungsfähigkeit garantieren, die in der Kanzlei nicht umsetzbar sind“, fährt Esseling fort: „Außerdem will der Anwalt mit seiner IT nichts zu tun haben, es soll einfach laufen“. Daher bietet Michgehl & Partner vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und kümmert sich selbst um deren Einhaltung. Bisher profitieren IT-Dienstleister häufig von Ausfällen der Kanzlei-IT – ein schwerwiegender Interessenskonflikt, der im Deutschen Anwaltsrechenzentrum aufgehoben wird.

heidemann_3_1Doch die Teilnehmer sollen nicht den Ausführungen des Anbieters alleine vertrauen, daher folgt ein Erfahrungsbericht von Rechtsanwalt Ralf Heidemann. Die Kanzlei CNH in Essen ist spezialisiert auf Arbeitsrecht. Mit neun Fachanwälten und insgesamt 16 Mitarbeitern vertritt die Kanzlei Arbeitnehmer und Beamte, Betriebs- und Personalräte in allen Fragen des Arbeits- und Beamtenrechts, Betriebsverfassungs- und Personalvertretungsrechts. Im Februar 2017 erfolgte der Umzug der Kanzlei-IT ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum.

„Das war ganz schön mutig vom Herrn Esseling“, beginnt Heidemann seinen Vortrag. Schließlich war die Agenda inklusive Erfahrungsbericht bereits gedruckt, bevor das ganze Projekt umgesetzt wurde. Es hätte ja auch schief gehen können… „Aber vorab: Es ist gut gelaufen“, gibt der CNH-Anwalt Entwarnung. Die wesentlichen Effekte der Umstellung sind laut Heidemann die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und eine gemessene Verdoppelung der Geschwindigkeit. Hierzu wurden vorher und nachher an mehreren Arbeitsplätzen Referenzwerte zum Start von RA-MICRO und zum Öffnen einer großen E-Akte aufgenommen, wobei sich die Wartezeiten mit dem Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum halbiert haben.

Doch es ist nicht alles reibungslos verlaufen. Im Vorfeld eines solchen Projektes muss genau hingesehen werden, welche Geräte genutzt werden und wie die Kanzlei arbeitet. Schließlich gibt es ein paar Ausnahmen und Besonderheiten, die im Rechenzentrum berücksichtigt werden müssen. Doch für jede Anforderung finden sich Lösungen oder Workarounds. So stellte sich für Ralf Heidemann beispielsweise die Frage, wie er mobil arbeitet, wenn er mal keinen Internet-Zugang hat, was in dem einen oder anderen historischen Gerichtsgemäuer ja durchaus vorkommen soll. Gemeinsam wurde als beste Lösung ausgewählt, dass die entsprechende Akte lokal auf die Festplatte kopiert und vor dort gelesen, bearbeitet und wieder importiert wird. CNH hat für die erste Testphase ein Rückkehr-Recht zur lokalen Kanzlei-IT eingeräumt bekommen, das sie jedoch nicht in Anspruch nehmen werden, wie RA Heidemann betont.

Deutsches Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Kanzlei-ITEin wesentlicher Vorteil des IT-Betriebs im Rechenzentrum wird bei der folgenden Besichtigung offenkundig: Ein Sicherheitsniveau, das in keiner Kanzlei umsetzbar wäre. Die Teilnehmer unternehmen einen kurzen Spaziergang zum nahe gelegenen Rechenzentrum, in dem Michgehl & Partner insbesondere die Daten für verschlüsselte Online-Datensicherungen der Kanzleien aufbewahrt. Ohne vorherige Anmeldung und gültigen Lichtbildausweis wäre der Besuch bereits an der ersten Schleuse des „Hochsicherheitstraktes“ gescheitert. Persönliche Einlasskontrolle, Videoüberwachung, umzäuntes Gebäude: Der Einbruch ist hier zumindest deutlich schwieriger als in einer Kanzlei.

DARZ, Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Dictanet,Die weiteren technischen Details überfordern zwar den einen oder anderen Besucher, untermauern jedoch das Sicherheits- und Verfügbarkeitsniveau: Mehrfache Strom- und Datenleitungen an unterschiedlichen Gebäudeseiten mit vollständig getrennten Kreisläufen, die jeweils die gesamte Last auffangen können, High-Fog-Brandlöschanlage ohne Schäden an IT-Systemen, laufend optimierte Kühl- und Abluftsysteme. Es wirkt alles ein wenig wie in einem Science-Fiction-Film, doch es ist schon heute Realität: Rechenzentren sind nicht ohne Grund ein stark wachsender Wirtschaftszweig.

Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum ist in einem weiteren Gebäude in Düsseldorf beheimatet. Hier bietet Michgehl & Partner eigene physikalische Server ausschließlich für Rechtsanwälte an. Namentlich benannte Mitarbeiter inklusive Vertretung ermöglichen die persönliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit – versuchen Sie das mal bei MICROSOFT oder Amazon… Darüber hinaus ist das System genau auf die Anforderungen zum Betrieb von RA-MICRO entwickelt worden – mit dem bereits erwähnten Ergebnis, dass sich die Geschwindigkeit mehr als verdoppelt. So ermöglicht das Deutsche Anwaltsrechenzentrum nun auch Rechtsanwaltskanzleien, vom Komfort und der Sicherheit des Rechenzentrumsbetriebs zu profitieren. Laden Sie uns gerne zu einer Präsentation in Ihre Kanzlei ein.

Wie von MICROSOFT bereits angekündigt wurde, endet der Extended Support für Exchange 2007 am 11. April 2017. Damit werden insbesondere keine Sicherheitsupdates mehr für die Anwendung bereitgestellt. Gerade Anwaltskanzleien sollten spätestens jetzt einen Wechsel auf die aktuellen Systeme Exchange 2013 oder 2016 vollziehen, um keine offenen Sicherheitslücken in ihrem System zuzulassen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Sprechen Sie uns einfach an.

DARZ, Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Dictanet, „Die Kanzlei-IT soll einfach laufen und ich will nichts damit zu tun haben“ – dieser Aussage begegnen wir in Anwaltskanzleien häufig. Sehen Sie auch so? Dann haben wir eine Lösung für Sie: Das Deutsche Anwalts-Rechenzentrum in Düsseldorf. Hier stellen wir Ihnen eine Kanzlei-IT zur Verfügung, die perfekt auf RA-MICRO zugeschnitten ist, um sicher, schnell und stabil zu laufen. Sie können von jedem Ort und jedem Endgerät aus darauf zugreifen und profitieren von festen monatlichen Gebühren ohne Erst –und Ersatzinvestitionen.

Besuchen Sie das Deutsche Anwaltsrechenzentrum

Deutsches Anwalts-Rechenzentrum, RA-MICRO, Kanzlei-ITSie sollen uns nicht nur glauben, Sie sollen es sich selbst ansehen: „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ – unter diesem Motto laden wir Sie in unser Büro in Düsseldorf mit anschließendem Rechenzentrumsbesuch ein. Die Teilnehmerzahl ist aufgrund der Sicherheitsvorkehrungen auf 20 begrenzt, daher empfehlen wir Ihnen, sich schnell einen Platz zu sichern. Die Agenda und das Anmeldefax finden Sie anbei.

Am 17. März in Düsseldorf

Keine Frage: In wenigen Jahren werden Server in der Kanzlei eine Ausnahme sein. Rechenzentren bieten deutlich höhere Sicherheit und Performance. Machen Sie sich schon heute ein Bild von der zukünftigen IT-Infrastruktur. Neben Vorträgen und Erfahrungsberichten besuchen wir eines der Rechenzentren, in denen Michgehl & Partner hochverfügbare IT-Dienste betreibt.

Die Agenda

13:00 Eintreffen der Teilnehmer

13:30  Digitalisierung, beA und Automatisierung – Chancen und Risiken für Anwaltskanzleien.

Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Kanzleiberater

14:00  IT-Sicherheit in der digitalen Kanzlei – Über die Vereinbarkeit von Viren und Trojanern mit dem Berufs- und Strafrecht.

Franz Josef Michgehl, Datenschutzbeauftragter

Arnd Jaekel, Backup-Consultant

14:30  Kaffeepause und Gang zum Rechenzentrum

15:00  Umzug der Kanzlei-IT ins Rechenzentrum – ein Erfahrungsbericht.

Rechtsanwalt Ralf Heidemann, CNH Anwälte

15:30  Besichtigung des Rechenzentrums – Stellt die Auslagerung von Daten und Anwendungen ein zusätzliches Risiko dar oder erhöht es die Sicherheit?

16:30  Zusammenfassung und Diskussion offener Fragen

Anmeldung

Melden Sie sich und maximal eine weitere Person Ihrer Kanzlei ganz formlos per Mail an info@michgehl.de an oder nutzen Sie unser Fax-Formular.

Wir freuen uns auf Sie am 17. März in Düsseldorf.

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVHand auf´s Herz: Wie viel nutzen Sie vom riesigen RA-MICRO Funktionsumfang? Sind Sie auf dem Laufenden zu den regelmäßigen Veränderungen und neuen Möglichkeiten, um Ihre Arbeit zu vereinfachen? Könnten in der Digitalisierung noch deutlich mehr Chancen für Ihre Kanzlei stecken als Sie bisher wahrnehmen? In den meisten Kanzleien steckt noch sehr großes Potential, was die Nutzung von RA-MICRO angeht. Hierzu bieten wir bereits Seminare und individuelle Schulungen. Um regelmäßig ohne großen Aufwand auf dem Laufenden zu bleiben, bieten wir jetzt noch mehr…

Das kostenlose monatliche RA-MICRO Webinar

Einmal im Monat laden Kanzleiberaterin Jasmin Besseling und Geschäftsführer Holger Esseling Sie ein, aktuelle Entwicklungen rund um RA-MICRO, beA und Kanzlei-IT zu verfolgen und zu diskutieren. Sie können entweder direkt teilnehmen und live mitarbeiten oder sich im Anschluss die Aufzeichnung ansehen. Egal wie Sie es machen: Sie müssen nicht das Haus verlassen und bleiben mit weniger als einer Stunde Aufwand pro Monat auf dem Laufenden.

Welcher Mitarbeiter hält Ihre Kanzlei auf dem Laufenden?

Wir empfehlen Ihnen, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter Ihrer Kanzlei für die Webinar-Reihe anzumelden. Wir nehmen diese Person in einen Mailverteiler auf, um das nächste Webinar anzukündigen, offene Fragen aufzunehmen und im Anschluss die Aufzeichnung zu versenden. Natürlich können Sie sich auch jederzeit wieder abmelden, aber warum sollten Sie das tun? Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVDrei mal wurde der Start des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA angekündigt und kurz vor der geplanten Einführung wieder verworfen. Nun ist das beA ohne großes Aufsehen am 28. November 2016 in Betrieb gegangen. In der Presseerklärung Nr. 17 stellt die BRAK klar, dass nun alle rechtlichen und technischen Hindernisse beseitigt sind und die Postfächer freigeschaltet wurden. Eine verpflichtende Nutzung wird es zwar erst ab dem 1.1.2018 geben, dennoch empfehlen wir jeder Kanzlei, in den kommenden zwölf Monaten alle Vorbereitungen zu treffen. Denn es sind einige technische und organisatorische Veränderungen nötig, um die nun beginnende flächendeckende Digitalisierung in der Kanzlei umzusetzen.

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach beA: Leitfaden für den Start

Neben den Vorbereitungen, die von BRAK und BNotK angesprochen werden, sollten einige weitere Vorkehrungen in der Kanzlei getroffen werden. Wir haben die wichtigsten Punkte in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst.

Wie fit sind Sie für den elektronischen Rechtsverkehr? Jetzt testen.

Zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs haben wir einen Kanzleitest entwickelt, um den Stand Ihrer Vorbereitungen zu überprüfen. Machen Sie hier den Express-Test mit nur vier Fragen und Sie erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für Ihre Kanzlei – von IT-Sicherheit über Kanzleisoftware, Scan- und Diktierprozesse bis zu den nötigen Abläufen in Ihrer Kanzlei.

Workshops zum elektronischen Rechtsverkehr und E-Workflow

Bis zum Jahresende bieten wir eine ganze Reihe von Workshops zum elektronischen Rechtsverkehr, beA und dem digitalen E-Workflow in RA-MICRO an. Unter veranstaltungen.michgehl.de finden Sie die Orte und Termine. Sicherlich werden wir nun noch einige Zusatztermine einrichten müssen. Sichern Sie sich dennoch am besten umgehend einen Teilnehmerplatz.

Kostenloses monatliches RA-MICRO Webinar

Einmal im Monat laden Kanzleiberaterin Jasmin Besseling und Geschäftsführer Holger Esseling Sie ein, aktuelle Entwicklungen rund um RA-MICRO, beA und Kanzlei-IT zu verfolgen und zu diskutieren. Sie können entweder direkt teilnehmen und live mitarbeiten oder sich im Anschluss die Aufzeichnung ansehen. Egal wie Sie es machen: Sie müssen nicht das Haus verlassen und bleiben mit weniger als einer Stunde Aufwand pro Monat auf dem Laufenden. Hier anmelden: http://www.michgehl.de/monatliches-ra-micro-webinar-kostenlos/

Vorbereitungen in der Kanzlei für den beA-Start

Um Sie zum Start des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bestmöglich zu unterstützen, bieten wir einen beA Premium Support für eine begrenzte Anzahl Kanzleien an. Sichern Sie sich jetzt einen Termin für die Umstellung – es ist bereits absehbar, dass die Techniker-Kapazitäten in den nächsten Wochen stark ausgelastet sein werden.

Leistungen im beA Premium Support:

  • Garantierter Support-Termin für die beA-Einrichtung
  • Die Bestellung der beA-Karten und Kartenlesegeräte erfolgt durch die Kanzlei unter bea.brak.de (Auf Wunsch unterstützen wir dabei oder führen die Bestellung für Sie durch).
  • Im Support-Termin unterstützt Michgehl & Partner telefonisch und per Fernsupport bei folgenden Tätigkeiten:
    • Einbindung des Kartenlesegeräts
    • Erstanmeldung und Einrichtung der Rechtestruktur: Wer darf bearbeiten, lesen, versenden?
    • Einbindung des beA als Quelle in das RA-MICRO e-Postfach
    • Einfügen der persönlichen Safe-ID in den bestehenden RA-MICRO Briefkopf
    • Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigung für neu eingehende beA-Nachrichten
    • Gemeinsame Überprüfung der von der BRAK empfohlenen Empfangsbereitschaft
    • Zusätzliche Überprüfung der Kanzlei-Rahmenbedingungen in Bezug auf IT-Sicherheit, Druck und Scan.
    • 30 Tage kostenloser Telefonsupport bei Fragen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach
  • Preis des beA Premium Support:
    • 149,00 € pro Rechtsanwalt
    • 49,00 € pro Mitarbeiter mit beA-Zugriff

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RA-MICRO, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, Kanzleistrategie, Marketing, Betriebswirtschaft für Rechtsanwälte, Kanzlei-IT und Organisation: Das Themenspektrum des Michgehl & Anwaltsforums scheint sich auch beim zweiten Mal zu bewähren und hat ein Ziel – unternehmerische Impulse an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zu geben und gemeinsam zu diskutieren. Nach der ungeplanten Großveranstaltung im vergangenen Jahr haben wir das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum bewusst kleiner gehalten und mit über 60 Anmeldungen genau die Zahl erreicht, die wir in unserem Stammhaus in Nordwalde bei Münster auch artgerecht empfangen können. Neben dem ganztägigen Workshop der Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann standen in der „Speaker´s Corner“ des Anwaltsforums Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei, mobiles Arbeiten, Digitale Akte, IT-Sicherheit, Kanzlei-IT aus dem Rechenzentrum und ein erster Live-Einblick in das besondere elektronische Anwaltspostfach beA auf dem Programm. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle einen Rückblick ermöglichen.

Strategie und Marketing in der Anwaltskanzlei

Strategie, Marketing, Anwaltskanzlei, Johanna Busmann, Die Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann ist vielen Rechtsanwälten gut bekannt: Als Autorin des Fachbuchs „Chefsache Mandantenakquise“ und Vortragsrednerin auf bundesweiten Anwaltsveranstaltungen hat sie sich insbesondere im Themenbereich anwaltliche Akquise einen guten Namen erarbeitet. So haben sich zum ganztägigen Workshop auch deutlich mehr Interessenten angemeldet als Plätze zur Verfügung standen. Umso mehr konnten sich die wirklich Teilnehmenden über einen intensiven Workshop freuen. Hier wurden grundsätzliche Fragen der Kanzleistrategie nicht nur diskutiert, sondern gleich in der Gründung fiktiver Anwaltskanzleien praktisch umgesetzt.

Der Nachmittag stand dann ganz im Zeichen der Webseite: Wie schaffe ich es bei Google auf die ersten Plätze? Wie kommuniziere ich nutzenorientiert? Wie gewinne ich auch online das Vertrauen meiner Besucher? Diese und weitere Fragen wurden anhand zahlreicher Praxisbeispiele und Checklisten intensiv bearbeitet. Wenig überraschend war demnach, dass sich die Teilnehmer in den Pausen zufrieden bis begeistert zeigten und mit vielen neuen Ideen und konkreten Umsetzungsvorlagen den Heimweg antraten. Aufgrund der hohen Zufriedenheit und der großen Nachfrage haben wir Frau Busmann direkt für einen Zusatztermin in Dortmund gewinnen können. Melden Sie sich direkt hier für den Workshop am 9. November an. 

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei

Betriebswirtschaftlicher Arbeitskreis Anwaltskanzleien„Wer von Ihnen kennt die Umsatzrentabilität der Kanzlei?“ – auf diese Eingangsfrage von Dipl.-Kfm. Holger Esseling hoben immerhin drei der Anwesenden die Hand, wenn auch teils etwas zögerlich. In den darauf folgenden 50 Minuten stellte der Michgehl-Geschäftsführer ein grundlegendes Kennzahlensystem für Anwaltskanzleien vor. Anhand der BWA und der Sachkonten aus RA-MICRO lassen sich zunächst die Umsätze der einzelnen Referate und die Kosten auslesen. Nach der Aufschlüsselung der Kosten auf die einzelnen Kanzleibereiche kann die jeweilige Wertschöpfung ermittelt werden.

Da Zeit das wesentliche Kriterium der Ressourcenaufteilung ist, empfiehlt Esseling eine detaillierte Zeiterfassung, um auch die Mitarbeiterproduktivität, durchschnittliche Stundensätze und Abrechnungsquoten zu berechnen und letztlich die Rentabilität einzelner Mandate bestimmen zu können. Diese Informationen wiederum seien die Grundlage der strategischen Planung. Hinzu kommen Kennzahlen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Mandanten und Mitarbeiter. All diese Zahlen sind Esseling zufolge jedoch wenig aussagekräftig, sondern entfalten ihre Kraft erst im Vergleich mit Vorjahres- und Planwerten – und vor allem im Vergleich zu anderen Anwaltskanzleien.

Daher endete der Vortrag auch mit einer Einladung zur Gründung eines betriebswirtschaftlichen Arbeitskreises: Zehn Kanzleien ähnlicher Größe und Struktur, aber ohne direkte Konkurrenzsituation, treffen sich halbjährlich, um unternehmerische Fragen zu diskutieren. Die Grundlage bilden ihre pseudonymisiert eingegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Diese Art von Austausch hat der Referent bereits in anderen Branchen als sehr wertvoll erlebt und konnte sich gleich über die ersten fünf Interessenten freuen. Das kostenfreie Auftakttreffen wird am Mittwoch, den 07.12.2016, 14:00 – 17:00 Uhr in Düsseldorf stattfinden. Bei Interesse senden Sie schon jetzt gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de

Digitale Aktenführung mit E-Akte, Workflows und beA

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltsforum, Wenige Tage vor der geplanten Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA stellen sich viele Anwaltskanzleien die Frage, wie sie ihre Organisation auf die Digitalisierung vorbereiten können. Rechtsanwältin Tina Ablas hat dazu den Soll-Zustand in vielen Facetten dargestellt und aufgezeigt, welche Vorbereitungen die Kanzleien treffen müssen oder sollten. Vom Einscannen der Eingangspost über die elektronische Verarbeitung, Notizen und Verfügungen bis hin zum E-Brief und der kommenden Synchronisation der Kanzleisoftware mit dem beA: Für die meisten Anwaltskanzleien ist hier noch viel zu tun. „Nutzen Sie die Zeit bis zur verpflichtenden Einführung am 1.1.2018 zur Vorbereitung“, lautete der zentrale Appell. Wie gut Sie auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind, können Sie mit vier einfachen Fragen hier überprüfen: http://www.michgehl.de/erv-check/

Möglichkeiten der mobilen Arbeit

Jasmin Besseling, Anwaltsforum, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Ja, mit der Digitalisierung ist es wie mit einer Erkältung: Es wird erst schlimmer, bevor es besser wird… Für Juristen steht einiges an Arbeit an, um fit für den elektronischen Rechtsverkehr zu werden. Eine der lockenden Belohnungen ist dabei die Möglichkeit, vollständig zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Schon heute bestehen dazu einige Möglichkeiten, wie Alexander Pulvermüller anhand der Dictanet GO App und … mit der RA-MICRO GO App praktisch zeigten. So lassen sich Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet mobil mitnehmen, bearbeiten und mit dem Datenbestand in der Kanzlei synchronisieren. Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Besseling zeigte zudem die Möglichkeit, einen komplett eingerichteten Kanzlei-Arbeitsplatz im Rechenzentrum von jedem Ort aus zu bedienen und damit auch auf mobilen Geräten einen Vollzugriff auf RA-MICRO und die Kanzleidaten zu erhalten. Diese Lösung wurde im folgenden Vortrag nach der Mittagspause vertieft.

Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum

RA-CLOUD, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwalts-RechenzentrumEinen Meilenstein in der Entwicklung mobiler und sicherer Kanzleiarbeit stellten die beiden Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Holger Esseling gemeinsam vor: Die gesamte Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum. Wo bisher sehr heterogene und wenig sichere IT-Systeme in den einzelnen Kanzleien betrieben werden, stellt Michgehl & Partner ein zentral betriebenes und standardisiertes System in ihrem Rechenzentrum in Düsseldorf zur Verfügung. Für den Zugriff reicht ein Endgerät, egal ob PC, Notebook oder Tablet, sowie ein Internetanschluss. Das Endgerät dient dabei als Fernsteuerung, übermittelt Tastatur- und Mauseingaben und erhält den Bildschirminhalt als Ausgabe zurück. Die Systemanforderungen an das Gerät und die Verbindung sind daher minimal.

Alle kritischen Komponenten werden in diesem Konzept zentralisiert und von Michgehl & Partner betrieben. Kanzleien erhalten vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und haben ansonsten mit der Server-Infrastruktur nichts mehr zu tun – es sei denn, sie wollen es, denn das gleiche IT-Systeme kann auf Wunsch auch in der Kanzlei betrieben werden. Die Live-Präsentation stieß bei allen Anwesenden auf Erstaunen: Selbst auf einem iPad lief RA-MICRO so schnell, wie es niemand im Raum von seinem eigenen Server gewohnt war. Liegt die Zukunft der Kanzlei-IT im Rechenzentrum? Holger Esseling zeigt sich überzeugt: „Dieses Niveau an Geschwindigkeit und Sicherheit kann keine Kanzlei leisten. Oder wo steht Ihre Argon-Löschanlage?“.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

055-img_0184„IT-Sicherheit ist Chefsache“, sagt der Chef und Gründer der Michgehl & Partner GmbH, Franz-Josef Michgehl. Und aktuell ist sie wohl eine der wichtigsten Chefsachen, die es gibt. Fast jeden Tag trifft beim IT-Dienstleister aktuell ein Anruf einer Kanzlei ein, nicht mehr arbeiten kann, weil ein Trojaner den gesamten Datenbestand verschlüsselt hat. Franz-Josef Michgehl zeigte daher eindrücklich, welche Maßnahmen eine Infektion verhindern: Insbesondere die intensive Untersuchung eingehender Mails mit spezieller Mail Protection Software, Firewalls mit Unified Threat Management (UTM) und die Sensibilisierung der Mitarbeiter spielen dabei eine große Rolle. Auch dem Monitoring der wichtigsten IT-Parameter und dem automatisierten Patch Management kommen große Bedeutung zu.

Diskussionsrunde beA: Was kommt auf Anwaltskanzleien zu?

163-_mg_0084Die nächste Premiere für alle Teilnehmer stellte Kanzleiberaterin Jasmin Besseling vor: das beA – live und in Farbe! Michgehl & Partner verfügt bereits seit einigen Tagen über einen Zugang zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach in einer Schulungsumgebung und hat sich mit dem System bereits intensiv vertraut gemacht. Dieses Wissen teilte Jasmin Besseling mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten. Die Reaktionen reichten dabei von verhaltener Vorfreude, dass nun doch wirklich etwas in Bewegung zu kommen scheint bis zu skeptischer Enttäuschung, dass weder die Schnittstellen zur Kanzleisoftware existieren noch die Web-Anwendung so ausgereift ist, dass sie sich komfortabel nutzen ließe. Einen Live-Blick in beA und die Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen zum Anwaltspostfach erhalten Sie bei einem unserer neu angesetzten Seminartermine zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Zum Seminarkalender…

Vor dem Event ist nach dem Event

414-img_0418Aus unserer Sicht war das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum ein voller Erfolg. Wir haben viel positives Feedback von den Teilnehmern erhalten und werden das Format in leicht veränderter Form auch in 2017 fortführen. Bedanken möchten wir uns bei allen Teilnehmern für die aktive Mitwirkung und die tollen Gespräche, Johanna Busmann für einen exzellenten Workshop und allen Mitarbeitern und Referenten für eine tolle Vorbereitung und Umsetzung. Senden Sie uns gerne Ihre Anmerkungen und Wünsche für das nächste Mal mit dem Kontaktformular auf dieser Seite. Wir freuen uns auf Ihre Hinweise!

Betriebswirtschaftlicher Arbeitskreis AnwaltskanzleienAuf dem 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum in Nordwalde diskutierte Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit den anwesenden Anwälten über die unternehmerische Steuerung von Anwaltskanzleien. Dabei wurde deutlich: Absolute Zahlen sind wenig aussagekräftig. Ihre Macht erhalten Kennzahlen erst durch Vergleiche – mit dem Vorjahr, mit der Planung und vor allem mit anderen Kanzleien. Genauso ist der vertrauensvolle Austausch untereinander auch über die Kanzlei-Kennzahlen hinaus besonders wertvoll, um strategische Fragen zu bearbeiten oder ganz handfeste neue Impulse von Kollegen zu erhalten. Holger Esseling hat daher die Gründung betriebswirtschaftlicher Arbeitskreise für Anwaltskanzleien angekündigt und nun einen Termin für ein kostenloses Auftakttreffen in Düsseldorf bekannt gegeben.

Zehn Kanzleien ähnlicher Größe und Struktur, aber ohne direkte Konkurrenzsituation, treffen sich halbjährlich, um unternehmerische Fragen zu diskutieren. Die Grundlage bilden ihre pseudonymisiert eingegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Diese Art von Austausch hat der Referent bereits in anderen Branchen als sehr wertvoll erlebt und konnte sich gleich über die ersten fünf Interessenten freuen. Das kostenfreie Auftakttreffen wird am Mittwoch, den 07.12.2016, 14:00 – 17:00 Uhr in Düsseldorf stattfinden. Bei Interesse senden Sie schon jetzt gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de

hemmer office kanzleibedarf bürobedarf kanzlei-it, ra-micro, dictanet, datensicherung, anwaltskanzlei, rechtsanwaltUrkundenvorlagen, Registerablagen, Siegelwachs, Kopierpapier: Der Bedarf an Kanzlei- und Büromaterial ist in Anwaltskanzleien nach wie vor hoch. Um unseren Kunden einen möglichst einfachen und reibungslosen Rundum-Service zu ermöglichen, haben wir im September 2016 eine strategische Kooperation mit der hemmer office GmbH begonnen. Der Spezialanbieter für Kanzleibedarf ist direkt an die hemmer.group angeschlossen, die unter anderem das renommierte Juristische Repititorium Hemmer sowie hemmer.consulting oder hemmer.media beinhaltet. Zum Start der Zusammenarbeit möchten wir Ihnen ein Angebot machen, das Sie nicht ablehnen können…

Das Leistungsspektrum der hemmer office GmbH

Beim Besuch der Webseite unter hemmer-office.de fallen direkt zwei Dinge auf: Die hohe Spezialisierung auf die Anforderungen von Anwaltskanzleien und das riesige Sortiment für alle Arten von Bürobedarf darüber hinaus. Dabei wird das Unternehmen von den gleichen Werten getrieben wie wir bei Michgehl & Partner: Persönlicher Kontakt, schnelle Unterstützung und exakte Kenntnis der Abläufe und Bedürfnisse in Anwaltskanzleien. Wir passen einfach gut zusammen und möchten in der nächsten Zeit möglichst attraktive, neue Angebote für Sie entwickeln.

Ihr Nutzen aus der Zusammenarbeit

Nach und nach werden wir einige Produkte der Michgehl & Partner GmbH direkt über hemmer office zur Verfügung stellen. So können Sie alles aus einer Hand beziehen und bei der Bestellung von neuem Kopierpapier auch gleich das benötigte Diktiergerät oder einen Kanzlei-Arbeitsplatz inklusive RA-MICRO Lizenz online einkaufen. Unsere Ansprechpartner im Support werden wir dabei so miteinander verzahnen, dass Sie an einer Stelle alle Informationen zu Kanzlei-IT und Bürobedarf, zu Kanzleisoftware und Verbrauchsartikeln, zu IT-Sicherheit und Kanzleiorganisation erhalten. Darüber hinaus werden wir gemeinsam immer wieder attraktive Angebote entwickeln. Welchen Nutzen erhoffen Sie sich von dieser Zusammenarbeit? Schreiben Sie mir gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de

Gutschein zum Start

Nun zum Angebot, das Sie nicht ablehnen können. Obwohl, natürlich können Sie das, aber warum sollten Sie? Sie erhalten bis zum 31. Oktober einen Gutschein von 15 € bei einem Netto-Mindestbestellwert von 75 €. Sehen Sie sich um auf hemmer-office.de, den Betrag erhalten Sie als Neukunde automatisch gutgeschrieben. Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie dieses Angebot annehmen und unsere junge Kooperation damit bestärken.

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVSchluss mit lustig: Heute fällt die monatliche IT-Panne etwas ernster aus als gewohnt. In der Regel wird an dieser Stelle ein Fall unfassbarer Tölpelei und naiver Gutgläubigkeit vorgestellt, der zu einem Schaden in der Kanzlei-IT führt, über den man zugleich weinen und lachen kann. Dabei soll allerdings neben der Erheiterung auch ein weiteres Ziel erreicht werden: Die Sensibilisierung von Kanzlei-Mitarbeitern und -inhabern für die Gefahren, die zu Systemausfällen und Datenverlusten führen. In jüngerer Zeit war einer der Hauptdarsteller dabei der gemeine Verschlüsselungstrojaner. Und der kommt seit einigen Wochen in neuem Gewand daher – nehmen Sie sich bitte fünf Minuten Zeit und leiten Sie diese Information an Ihre Kollegen weiter.

Hier geht nichts mehr

Regelmäßige Leser der IT-Panne des Monats kennen den häufigsten Startpunkt der Geschichte: Ein Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Und wie so häufig klagt auch in diesem Fall unsere Kundin Sieglinde Sicher, dass in der Kanzlei gar nichts mehr geht. Server und Rechner zeigen nur noch einen brachial anmutenden Totenkopf mit einer Lösegeldforderung. Und das bei der Sieglinde! Sicherheit war ihr immer wichtig, deshalb hat sie eine Datensicherung, Virenschutz und macht wirklich jedes Jahr eine Sensibilisierungsschulung für die ganze Kanzlei. Und jetzt das! Wie konnte es bloß dazu kommen? Und noch viel wichtiger: Wie geht es jetzt weiter?

Plausibilität vor Sicherheit

Die erste Frage ist recht einfach zu beantworten: Sieglinde selbst ist auf eine der aktuell erfolgreichsten Kampagnen hereingefallen. Sie hat eine Bewerbung geöffnet, einfach weil es so plausibel war. Die Kanzlei hat eine offene Stelle an die örtliche Arbeitsagentur gemeldet und nun erscheint diese Mail mit Bezug auf eben diese Behörde. Dass die gesamten Bewerbungsunterlagen wegen ihrer Größe in einem .zip-Verzeichnis komprimiert wurden, ist nachvollziehbar. Da kann man sich und andere zu Tode sensibilisieren: Wenn es plausibel genug ist, dann treten Sicherheitsbedenken in den Hintergrund. Gleichzeitig können Virenschutz und weitere Sicherheitssoftware zwar immer mehr Schadsoftware aussortieren. 100% Sicherheit allerdings gibt es nicht. Schadhafte Mails werden immer wieder bei den Nutzern ankommen. Sieglinde öffnet also die Mail, dann den Anhang und damit auch den Verschlüsselungstrojaner, der direkt mit der Verschlüsselung des gesamten Netzwerkes beginnt.

Prävention ist alles

Die Antwort auf die zweite Frage ist zunächst ebenfalls recht klar: Eine Entschlüsselung funktioniert in den seltensten Fällen, also spielen wir die Systeme aus der letzten Datensicherung wieder ein und weiter geht es. Genau an dieser Stelle wird es häufig kniffeliger als gedacht: So hat auch die Sieglinde bereits vor vier Jahren eine Datensicherung einrichten lassen – genau so lange hat sie damit dann auch gar nichts mehr gemacht: Überprüfung der Datensicherung? Fehlanzeige. Testweise Rekonstruktion? Wird schon klappen. Anpassung der Sicherung nach Softwareupdates? Ach, sowas sollte man machen? Im Ergebnis sind viele Datensicherungen, die wir heutzutage in Anwaltskanzleien vorfinden, unvollständig, nicht aktuell oder, wie im Fall von Sieglinde, vier Jahre alt. Sie hat es einfach nie überprüft.

DATENSICHERUNG

Man kann es nicht oft genug sagen: Datensicherung ist die mit Abstand wichtigste Maßnahme der IT-Sicherheit. Sie muss nicht nur einmal eingerichtet, sondern laufend überprüft, angepasst und testweise rekonstruiert werden. Die Sieglinde hat Glück im Unglück: Wenige Wochen vor dem Virenbefall hat sie von uns ein Online-Backup einrichten lassen (Anmerkung des Autors: Ich kann nichts dafür, es hat sich wirklich genau so ereignet…). So werden die Daten täglich automatisiert in das Deutsche Anwaltsrechenzentrum gesichert. Wir konnten den Datenbestand des Vortages innerhalb von einer Stunde wieder herstellen und Sieglinde hat den Verschlüsselungstrojaner zwar nicht verhindert, seine Wirkung allerdings dramatisch verringert. Ohne ein zusätzliches Online-Backup mit regelmäßiger Überprüfung wären alle Daten der letzten vier Jahre verschwunden. Und so sieht es geschätzt in jeder zweiten deutschen Anwaltskanzlei aus. Daher der überhaupt nicht witzige, sehr ernst gemeinte Rat: Sichern Sie Ihre Daten, überprüfen Sie die Sicherungen, testen Sie regelmäßig die Wiederherstellung und machen Sie das in Zusammenarbeit mit einem Fachmann. Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Datensicherung zur Verfügung, erarbeiten mit Ihnen eine Datensicherungskonzept und setzen es in Ihrer Kanzlei um. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.