RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVHand aufs Herz: Das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 ist für die meisten Kanzleien ein lästiges Übel. Aber eben auch ein notwendiges Übel: Es gibt sehr klare Vorgaben für die Ausgestaltung und Dokumentation. Unvorbereitete Kanzleien können so wirksam abgemahnt werden, dass sicherlich der eine oder andere Wettbewerber davon Gebrauch machen wird. Daher möchten wir Ihnen so schnell und einfach wie möglich den Einstieg in ein DSGVO-konformes Datenschutzkonzept ermöglichen – ohne laufende Kosten.

Das DSGVO-Starterpaket für den schnellen und einfachen Einstieg

Mit dem DSGVO-Starterpaket werden Sie durch alle wesentlichen Tätigkeiten zur Erstellung eines Datenschutzkonzepts geleitet – von der Einweisung eines internen Datenschutzbeauftragten in Ihrer Kanzlei über eine ausführliche Bestandaufnahme bis zur Erstellung der notwendigen Dokumentationen wie Verfahrensverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen der Datensicherheit und Datenschutzerklärungen. Innerhalb eines Tages legen wir gemeinsam den Grundstein, damit Ihre Kanzlei gut vorbereitet für die Datenschutz-Grundverordnung ist.

Sonderpreis bis zum 30. April 2018

Das DSGVO-Starterpaket bieten wir Ihnen bei Buchung bis zum 30. April 2018 zum Sonderpreis von 699,00 € zzgl. MwSt. an (regulärer Preis 1.199,00 €). Senden Sie uns zeitnah Ihre Buchung, damit wir noch rechtzeitig einen Termin mit Ihnen vereinbaren können: Antwortfax per Mail an info@michgehl.de oder per Fax an 02573-9383-73

Veranstaltungsreihe Chancen und Risiken in der digitalen Anwaltskanzlei

Das Thema Datenschutz-Grundverordnung in der Anwaltskanzlei spielt auch in unserer Roadshow „Chancen und Risiken in der digitalen Anwaltskanzlei“ eine gewichtige Rolle. Melden Sie sich gerne noch für einen der neun Veranstaltungsorte an: https://www.michgehl.de/veranstaltungsreihe-chancen-und-risiken-in-der-digitalen-anwaltskanzlei/

 

 

Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, Anwalt Rechenzentrum, Hosting, Rechtsanwalt, RA-MICRO CloudWie sieht eigentlich die IT-Strategie Ihrer Kanzlei aus? Das beA hat zwar einmal mehr eine unfreiwillige Pause eingelegt, dennoch ist die Digitalisierung des Rechtsmarkts in vollem Gange. Darüber hinaus erlebt das rechtliche Umfeld für IT-Dienstleistungen mit der Berufsrechtsreform und der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung eine nie dagewesene Dynamik.

Komplexe Systeme einfach erklärt

Wir laden Sie herzlich ein, in drei Stunden komprimiert die wichtigsten Rahmenbedingungen für Ihre Kanzlei-IT zu reflektieren:
• Welche Änderungen und Regelungen im Berufs- und Datenschutzrecht sind zu beachten?
• Wie kann die Kanzlei-IT grundsätzlich aufgebaut werden, um sicheres und reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten?
• Sind 100 % Sicherheit in der Kanzlei-IT möglich?
• Welche Auswirkungen haben Digitalisierung, Automatisierung und Legal Tech für die Anwaltskanzlei?
• Welche Voraussetzungen müssen für die Auslagerung der Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum erfüllt sein?

Termine und Orte

Agenda

14:00 Uhr

EU-DSGVO, StGB, BRAO, BORA:Was muss nach den Änderungen im Berufs- und Datenschutzrecht in der Kanzlei beachtet werden?

Referentin: Rechtsanwältin Tina Ablas, Kanzleiberaterin

14:45 Uhr

Grundstrukturen der Kanzlei-IT – komplexe Systeme verständlich erklärt: Über Fileserver, Terminalserver, Rechenzentren und ihre Bedeutung für die Anwaltskanzlei.

Referent: Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführender Gesellschafter der Michgehl & Partner GmbH und Ismail Aksoy, Kanzleiberater

15:30 Uhr

Kaffeepause

15:45 Uhr

100% Sicherheit gibt es nicht? Mit der Cyberrisk-Versicherung Haftungsfallen zuverlässig vermeiden.

Referent: Manuel Pester, Referent für Cyberversicherungen der Deutschen Anwalt- und Notarversicherung DANV

16:15 Uhr

Digitalisierung und Automatisierung in der Anwaltskanzlei: Auch ohne beA in vollem Gange. Praxisbeispiele und Anwendungsszenarien von Legal Tech in der Kanzlei.

Referent: Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH

17:00 Uhr

Ausklang und Raum für Gespräche

Sonderaktion bis zum 31. März 2018: Kostenlose IT-Strategieberatung

Wenn Sie zu den angegebenen Terminen nicht teilnehmen können, machen wir Ihnen bei Rückmeldung bis zum 31. März 2018 ein besonder es Angebot: Wir führen gemeinsam mit Ihnen eine kostenlose IT-Strategieberatung durch (Normalpreis 299,00 €). Senden Sie uns einfach und formlos Ihre favorisierte Option per Mail an info@michgehl.de. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Basis einer reibungslosen Kanzlei-IT. Gerne begleiten wir Sie dabei.

Digitalisierung Anwaltskanzlei, Legaltech, RechenzentrumDie Anwaltskanzlei Koch, Badde, Lackner in Bottrop hat sich entschieden, zu Beginn des Jahres 2017 mit der Digitalisierung der Kanzleiabläufe zu beginnen. Beratend begleitet wurden sie dabei von der Michgehl & Partner GmbH. Der Projektverlauf zeigt deutlich, dass gar nicht so viele Maßnahmen notwendig sind, um die Papierakten aus dem Umlauf zu nehmen. Wir möchten die wesentlichen Schritte kurz darstellen.

Veränderung beginnt im Kopf – und zwar gemeinsam

Kanzlei-Workshop: Zu Beginn des Jahres haben wir für einen Tag die Kanzlei geschlossen und mit allen Mitarbeitern einen Kick-Off Workshop durchgeführt. Hier wurde zunächst das Projekt vorgestellt und jeder Mitarbeiter nach seinen Zielen oder Bedenken gefragt. Die Diskussion war weit weniger hitzig, als man vielleicht vermuten könnte. So waren jedoch zu Beginn alle Mitarbeiter ins Boot geholt und wir wussten bereits recht genau, wer ein Unterstützer und wer eher ein Gegner der anstehenden Veränderungen sein wird. Im nächsten Schritt haben wir die bestehenden Abläufe der Kanzlei aufgenommen, hinterfragt und die neuen Soll-Prozesse in der papierlosen Kanzlei definiert. Hierbei sind auch gleich die ersten Quick Wins entstanden: Prozesse, die jeden Tag Zeit kosten, die aber niemand benötigt – also gleich weg damit.

Professionelles Management des Change-Prozesses: Webseite, Soll- und Ist-Prozesse, To-Do-Liste

Maßnahmenplan: Ergebnis des ersten Workshops war im Kern eine To-Do-Liste mit allen zu erledigenden Arbeiten. Neben den bisherigen und zukünftigen Prozessen wurde diese Liste auf einer eigens erstellten Projekt-Webseite zur Digitalisierung der Kanzlei dargestellt. Wesentliche Inhalte waren die Verbesserung des Scan-Prozesses mit automatischer Zuordnung der Dokumente, die Herstellung einer besseren Verfügbarkeit der IT durch eine Veränderung des Backup-Verfahrens zur schnelleren Rekonstruktion und die Erstellung neuer Regeln zum Umgang mit digitalen Dokumenten. Hier sammeln sich noch viele kleine Detailaufgaben, die nicht im Einzelnen wiedergegeben werden sollten – es wurde jedoch schnell klar: Am 1. April können wir die Papierakten zumindest aus dem Umlauf nehmen.

Einführung der digitalen Akte und Entfernung der Papierakte

Umsetzung: Nach erfolgreicher Umsetzung der wesentlichen vorbereitenden Punkte aus dem Maßnahmenplan wurde tatsächlich am 1. April 2017 der neue Workflow eingeführt: Papierdokumente durchlaufen noch manuell den Stempel- und Fristenprozess und werden anschließend eingescannt und ausschließlich digital weiterverarbeitet. Hier bedurfte es natürlich einiger Anpassungen und Umgewöhnungen, aber nach wenigen Tagen hatte sich der Zeitaufwand für das Umhertragen von Akten bereits deutlich reduziert. Auch für das Offline-Arbeiten bei Gericht und viele weitere Fragestellungen wurde eine passende Lösung gefunden.

Digitalisierung ist nur der Anfang – auf dem Weg zur Automatisierung

Automatisierung: Die Abschaffung der Papierakte ermöglicht einen wesentlichen weiteren Schritt: Die Automatisierung von Abläufen. So haben wir zunächst im Notariat begonnen, die Erstellung von Verträgen wesentlich zu vereinfachen. Mithilfe von RA-MICRO WDM-Textbausteinen, Schnittstellen zur Kanzleisoftware und individuellen Abfragemasken können zu Beginn die wesentlichen Daten einmalig erfasst werden. Alle folgenden Dokumente, beispielsweise eines Hauskaufs, werden auf Knopfdruck erstellt – rechtssicher und fehlerfrei noch dazu.

Gerne beraten wir Sie zur Digitalisierung und Automatisierung in Ihrer Anwaltskanzlei. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. 

aaaaa HE FJMAuch in diesem Jahr sind einige Kanzlei-IT-Experten von Michgehl & Partner auf der CeBIT, um neue Trends der Branche zu entdecken und ihre Auswirkungen auf die Anwaltschaft zu hinterfragen. Das Leitmotto der Messe bleibt einmal mehr unverändert: d!conomy, dieses Mal mit dem Zusatz „discover d!conomy“. Es bleibt also offenbar auch in der Wahrnehmung der CeBIT-Macher so, dass Digitalisierung ein übergreifender und nachhaltiger Trend unserer Gesellschaft ist. Doch was hat das mit Anwaltskanzleien zu tun? Wir nehmen drei wesentliche Themen heraus und beleuchten ihre Bedeutung für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte: Virtualisierung, Digitalisierung, Automatisierung.

Virtualisierung: Die Entkoppelung von Hardware und Software

Von der Anwaltschaft weitestgehend unbemerkt greift seit einigen Jahren ein Trend um sich: Beginnend bei Servern bis hin zu den Arbeitsplätzen wird die unmittelbare Bindung der Betriebssysteme und Anwendungen zum Server oder PC aufgehoben. In virtuellen Systemen können mehrere Server auf einem Gerät betrieben werden, MICROSOFT-Systeme auf Apple-Geräten, Kanzlei-Arbeitsplätze von zu Hause aus. Möglich macht es eine Technik gekapselter Betriebssysteme, die auf unterschiedlichen Plattformen eingesetzt und ebenso ferngesteuert werden können.

Das eigentliche Betriebssystem kann dabei im Grunde auf einem USB-Stick mitgenommen werden, wie es RA-MICRO mit seinem neuen System RA-MICRO V auf der CeBIT zeigt: Komplett installierte Systeme werden einfach in einen beliebigen Rechner gesteckt und lassen sich dort bedienen. Nicht nur das Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort wird so möglich, auch die Komplexität der Kanzlei-IT wird dadurch deutlich reduziert. Die gleichen Ziele setzt Michgehl & Partner auf einem weiteren Weg um: Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum werden alle kritischen Bestandteile der Kanzlei-IT zentralisiert, standardisiert und in einer hochverfügbaren und hochsicheren Umgebung betrieben.

Digitalisierung: Die Abkehr vom Papier

Ein weiteres Thema ist auf der CeBIT omnipräsent: Die weitestgehende Abschaffung von Papier und die Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse. Noch immer ist die Realität sehr weit weg vom „papierlosen Büro“. Allerdings entwickeln sich gleichzeitig immer mehr Bereiche, in denen radikal digitalisiert wird und damit ganze Branchen einen Umbruch erfahren: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sind hier nur zwei Beispiele. Insbesondere betrifft der Wandel Unternehmen und Wirtschaftszweige, in denen die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten eine wesentliche Rolle spielt – und damit: Anwaltskanzleien.

Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH sieht drei Stufen, in denen sich die Digitalisierung in Anwaltskanzleien vollzieht. Zunächst steht in Stufe 1 eine Zusatzbelastung an: Wenn zunehmend digitalisiert wird, ohne Papier abzuschaffen, dann übersteigen die Zusatzkosten die Einsparungen. In Stufe 2 wird die Papierakte aus der Kanzlei verbannt und mit ihr Druck- und Portokosten, Personalkosten, Archivräume und weitere nicht unbeträchtliche Kostenpositionen. In Stufe 3 schließlich werden alle wiederkehrenden digitalen Tätigkeit dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert.

Automatisierung: Die Beschleunigung wiederkehrender Tätigkeiten

Auf der CeBIT finden sich immer mehr Werkzeuge zur Gestaltung von Workflows und zur Automatisierung digitaler Arbeiten. Doch warum in die Ferne schweifen? In RA-MICRO sind mit dem E-Workflow, dem WDM-Textbaustein-Editor und vielen weiteren Modulen bereits sehr viele Möglichkeiten eingebaut, um die Arbeiten in der Kanzlei stark zu vereinfachen und die benötigten Personalressourcen deutlich zu senken. Das Problem für viele, gerade kleinere, Kanzleien ist jedoch: Ihnen fehlt vor lauter Holzhacken die Zeit, um die Axt zu schärfen.

So lassen sich gerade Dokumente, Verträge und Berechnungen sowie die weitere Mandatsbearbeitung teilweise oder vollständig automatisieren. Dafür ist es allerdings nötig, Textbausteine, Variablen, Beziehungen, Logiken, Formulare und Masken zu bauen. Und hierzu wiederum ist eine Menge Zeit und Know-How erforderlich, was in der Regel erst in Kanzleien mit mehr als 100 Mitarbeitern wirklich zur Verfügung steht. Daher übernimmt Michgehl & Partner als zentraler Dienstleister die Automatisierung von Kanzleiprozessen und stellt den Kanzleien die Vorlagen zur Verfügung oder passt sie individuell an. So lassen sich die Kosten für alle beteiligten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte stark senken. Sie haben einen Prozess-Schritt, den Sie in Ihrer Kanzlei automatisieren möchten? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Senden Sie einfach eine Mail an info@michgehl.de.

Pressebild GF HE FJMZum Auftakt der Veranstaltung „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ am 17. März 2017 in Düsseldorf referiert Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, zur Entwicklung des Anwaltsmarktes in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung. Dass sich gerade in der IT-Branche manche Entwicklung schneller vollzieht, als es viele erwarten, zeigt Esseling anhand des Smartphones: Heute in jeder Hosentasche und von zentraler Bedeutung für viele gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, kann man sich kaum vorstellen, dass die Präsentation des ersten iPhones gerade einmal zehn Jahre her ist.

Die rasante Entwicklung zeigt sich an weiteren Beispielen: Die großen Lexikon-Verlage haben zu Beginn von Wikipedia und weitere Online-Plattformen was gemacht? Genau, gelacht haben sie. Keine ausgebildeten Autoren und Lektoren, keine Struktur und sowieso absolut unseriös und unverlässlich. Wenige Jahre später haben sie ihre Arbeit an Brockhaus und Co. eingestellt. Was hat das nun mit Rechtsanwälten zu tun? Die Digitalisierung ist auch hier in vollem Gange, auch wenn es mancher noch nicht mitbekommen hat. Und es geht laut Esseling noch weiter: „Die Digitalisierung bildet erst die Basis für die folgende Automatisierung“. Beispiel gefällig?

In Großbritannien hat ein „Anwaltsroboter“ Strafzettel überprüft und bei Erfolgsaussicht Widerspruch eingelegt – vollautomatisch. In 165.000 Fällen hat er eine Erfolgsquote von 64%. Solche Helferlein ersetzen nicht den Anwalt, aber sie zeigen, wohin der Weg führt: Immer mehr Prozesse, gerade in der Dokumentenerstellung werden dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert. „Jeder repetitive Prozess wird automatisiert“, dieses Dogma betont Esseling immer wieder und blickt auf andere Branchen, in denen diese Veränderungen längst vollzogen wurden: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sollen hier exemplarisch herhalten.

Die Automatisierung einzelner Tätigkeitsfelder für Rechtsanwälte könnte zur ernstzunehmenden Gefahr werden, da sie mit Grenzkosten nahe Null fast beliebig skalierbar sind. Allerdings bieten sie auch neues Potential: Sie senken die Eintrittsbarrieren für die potentiellen Mandanten. Wo ein Mensch heute mit seinem Strafzettel den Weg zum Rechtsanwalt scheut, weil der Aufwand zu groß erscheint, da tippt er doch „mal eben“ seine Daten in ein Online-Formular in nimmt eine Rechtsdienstleistung in Anspruch. Die Frage bleibt allerdings, wer von dieser Entwicklung letztlich profitiert.

Doch sehen wir uns den Ablauf der Digitalisierung einmal ganz handfest in einer Kanzlei an. Holger Esseling unterscheidet hier drei Stufen:

  1. Hybridbetrieb: Zunehmende Digitalisierung unter Beibehaltung der Papierakte. In diesem Stadium fallen zunächst zusätzliche Kosten an, die den Nutzen übersteigen.
  2. Digitalisierung: Mit Abschaffung der Papierakte können dann Kosten der Dokumentenerstellung, des Versandes und der Bearbeitung signifikant gesenkt werden.
  3. Automatisierung: Jeder wiederkehrende digitale Prozess kann so abgebildet werden, dass kaum noch oder gar kein menschliches Zutun mehr nötig ist.

Was genau lässt sich nun in der anwaltlichen Arbeit automatisieren? Einen einfachen Fall zeigt Holger Esseling mit der Berechnung des Trennungsunterhalts auf: Mancher Anwalt berechnet diesen noch händisch, andere nutzen Software wie WinFam oder eine Excel-Tabelle. Alles, was sich so berechnen lässt, kann auch weitergehend automatisiert werden und es ist nur eine Frage der Zeit, bis ein gut nutzbarer Rechner zum Trennungsunterhalt im Internet kostenfrei zur Verfügung steht. „Aber das ist ja gar nicht rechtssicher“, wendet der Familienrechtler ein. Das interessiert den sich gerade Trennende allerdings gar nicht. Er hat genug andere Sorgen und möchte einfach ungefähr wissen, wie viel Unterhalt nun angemessen ist. „Ich verschenke doch nicht meine Arbeit“, sagt der nächste Fachanwalt. Nein, Sie nicht – aber andere. Und die werden dann ein Jahr später auf einen passenden Anwalt verweisen, der die Scheidung übernimmt.

Oder nehmen wir einen Immobilienkaufvertrag: Viele Kanzleien arbeiten mit Musterverträgen als Word-Formular. Hier werden alle Daten manuell eingetragen, Textblöcke gestrichen oder hinzugefügt und Änderungen vorgenommen. Im gesamten Verfahren werden so die Daten der Beteiligten oder des Grundbuchs immer wieder aufs Neue in die unterschiedlichen Dokumente eingefügt, getippt oder per Copy and Paste übertragen. Eine erste Vereinfachung bietet dabei das professionelle Verwalten von Textbausteinen. Im nächsten Schritt wird eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware genutzt, um häufig wiederkehrende Daten direkt aus dem System zu ziehen. In der letzten Ausbaustufe wird ein Formular aufgebaut, in das die relevanten Daten eingetragen werden und der Vertrag sowie die folgenden Dokumente lassen sich vollautomatisch auf Knopfdruck erzeugen.

Das Problem: Kleinere Kanzleien können den hohen Aufwand für die Erstellung solcher Dokumentenvorlagen, Formulare und Automatisierungen nicht leisten. Es müsste zunächst ein Mitarbeiter umfassend geschult und eingewiesen werden und dann benötigt er mehrere Wochen, um die Vorbereitungen zu treffen. Daher bietet Michgehl & Partner hier als zentraler Dienstleister die Möglichkeit, diese Kosten mit anderen Kanzleien zu teilen. Wenn Sie einen wiederkehrenden Prozess in der Kanzlei automatisieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit unsere Unterstützung. Melden Sie sich gerne direkt bei h.esseling@michgehl.de

RA-MICRO, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, Kanzleistrategie, Marketing, Betriebswirtschaft für Rechtsanwälte, Kanzlei-IT und Organisation: Das Themenspektrum des Michgehl & Anwaltsforums scheint sich auch beim zweiten Mal zu bewähren und hat ein Ziel – unternehmerische Impulse an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zu geben und gemeinsam zu diskutieren. Nach der ungeplanten Großveranstaltung im vergangenen Jahr haben wir das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum bewusst kleiner gehalten und mit über 60 Anmeldungen genau die Zahl erreicht, die wir in unserem Stammhaus in Nordwalde bei Münster auch artgerecht empfangen können. Neben dem ganztägigen Workshop der Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann standen in der „Speaker´s Corner“ des Anwaltsforums Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei, mobiles Arbeiten, Digitale Akte, IT-Sicherheit, Kanzlei-IT aus dem Rechenzentrum und ein erster Live-Einblick in das besondere elektronische Anwaltspostfach beA auf dem Programm. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle einen Rückblick ermöglichen.

Strategie und Marketing in der Anwaltskanzlei

Strategie, Marketing, Anwaltskanzlei, Johanna Busmann, Die Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann ist vielen Rechtsanwälten gut bekannt: Als Autorin des Fachbuchs „Chefsache Mandantenakquise“ und Vortragsrednerin auf bundesweiten Anwaltsveranstaltungen hat sie sich insbesondere im Themenbereich anwaltliche Akquise einen guten Namen erarbeitet. So haben sich zum ganztägigen Workshop auch deutlich mehr Interessenten angemeldet als Plätze zur Verfügung standen. Umso mehr konnten sich die wirklich Teilnehmenden über einen intensiven Workshop freuen. Hier wurden grundsätzliche Fragen der Kanzleistrategie nicht nur diskutiert, sondern gleich in der Gründung fiktiver Anwaltskanzleien praktisch umgesetzt.

Der Nachmittag stand dann ganz im Zeichen der Webseite: Wie schaffe ich es bei Google auf die ersten Plätze? Wie kommuniziere ich nutzenorientiert? Wie gewinne ich auch online das Vertrauen meiner Besucher? Diese und weitere Fragen wurden anhand zahlreicher Praxisbeispiele und Checklisten intensiv bearbeitet. Wenig überraschend war demnach, dass sich die Teilnehmer in den Pausen zufrieden bis begeistert zeigten und mit vielen neuen Ideen und konkreten Umsetzungsvorlagen den Heimweg antraten. Aufgrund der hohen Zufriedenheit und der großen Nachfrage haben wir Frau Busmann direkt für einen Zusatztermin in Dortmund gewinnen können. Melden Sie sich direkt hier für den Workshop am 9. November an. 

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei

Betriebswirtschaftlicher Arbeitskreis Anwaltskanzleien„Wer von Ihnen kennt die Umsatzrentabilität der Kanzlei?“ – auf diese Eingangsfrage von Dipl.-Kfm. Holger Esseling hoben immerhin drei der Anwesenden die Hand, wenn auch teils etwas zögerlich. In den darauf folgenden 50 Minuten stellte der Michgehl-Geschäftsführer ein grundlegendes Kennzahlensystem für Anwaltskanzleien vor. Anhand der BWA und der Sachkonten aus RA-MICRO lassen sich zunächst die Umsätze der einzelnen Referate und die Kosten auslesen. Nach der Aufschlüsselung der Kosten auf die einzelnen Kanzleibereiche kann die jeweilige Wertschöpfung ermittelt werden.

Da Zeit das wesentliche Kriterium der Ressourcenaufteilung ist, empfiehlt Esseling eine detaillierte Zeiterfassung, um auch die Mitarbeiterproduktivität, durchschnittliche Stundensätze und Abrechnungsquoten zu berechnen und letztlich die Rentabilität einzelner Mandate bestimmen zu können. Diese Informationen wiederum seien die Grundlage der strategischen Planung. Hinzu kommen Kennzahlen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Mandanten und Mitarbeiter. All diese Zahlen sind Esseling zufolge jedoch wenig aussagekräftig, sondern entfalten ihre Kraft erst im Vergleich mit Vorjahres- und Planwerten – und vor allem im Vergleich zu anderen Anwaltskanzleien.

Daher endete der Vortrag auch mit einer Einladung zur Gründung eines betriebswirtschaftlichen Arbeitskreises: Zehn Kanzleien ähnlicher Größe und Struktur, aber ohne direkte Konkurrenzsituation, treffen sich halbjährlich, um unternehmerische Fragen zu diskutieren. Die Grundlage bilden ihre pseudonymisiert eingegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Diese Art von Austausch hat der Referent bereits in anderen Branchen als sehr wertvoll erlebt und konnte sich gleich über die ersten fünf Interessenten freuen. Das kostenfreie Auftakttreffen wird am Mittwoch, den 07.12.2016, 14:00 – 17:00 Uhr in Düsseldorf stattfinden. Bei Interesse senden Sie schon jetzt gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de

Digitale Aktenführung mit E-Akte, Workflows und beA

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltsforum, Wenige Tage vor der geplanten Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA stellen sich viele Anwaltskanzleien die Frage, wie sie ihre Organisation auf die Digitalisierung vorbereiten können. Rechtsanwältin Tina Ablas hat dazu den Soll-Zustand in vielen Facetten dargestellt und aufgezeigt, welche Vorbereitungen die Kanzleien treffen müssen oder sollten. Vom Einscannen der Eingangspost über die elektronische Verarbeitung, Notizen und Verfügungen bis hin zum E-Brief und der kommenden Synchronisation der Kanzleisoftware mit dem beA: Für die meisten Anwaltskanzleien ist hier noch viel zu tun. „Nutzen Sie die Zeit bis zur verpflichtenden Einführung am 1.1.2018 zur Vorbereitung“, lautete der zentrale Appell. Wie gut Sie auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind, können Sie mit vier einfachen Fragen hier überprüfen: http://www.michgehl.de/erv-check/

Möglichkeiten der mobilen Arbeit

Jasmin Besseling, Anwaltsforum, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Ja, mit der Digitalisierung ist es wie mit einer Erkältung: Es wird erst schlimmer, bevor es besser wird… Für Juristen steht einiges an Arbeit an, um fit für den elektronischen Rechtsverkehr zu werden. Eine der lockenden Belohnungen ist dabei die Möglichkeit, vollständig zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Schon heute bestehen dazu einige Möglichkeiten, wie Alexander Pulvermüller anhand der Dictanet GO App und … mit der RA-MICRO GO App praktisch zeigten. So lassen sich Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet mobil mitnehmen, bearbeiten und mit dem Datenbestand in der Kanzlei synchronisieren. Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Besseling zeigte zudem die Möglichkeit, einen komplett eingerichteten Kanzlei-Arbeitsplatz im Rechenzentrum von jedem Ort aus zu bedienen und damit auch auf mobilen Geräten einen Vollzugriff auf RA-MICRO und die Kanzleidaten zu erhalten. Diese Lösung wurde im folgenden Vortrag nach der Mittagspause vertieft.

Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum

RA-CLOUD, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwalts-RechenzentrumEinen Meilenstein in der Entwicklung mobiler und sicherer Kanzleiarbeit stellten die beiden Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Holger Esseling gemeinsam vor: Die gesamte Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum. Wo bisher sehr heterogene und wenig sichere IT-Systeme in den einzelnen Kanzleien betrieben werden, stellt Michgehl & Partner ein zentral betriebenes und standardisiertes System in ihrem Rechenzentrum in Düsseldorf zur Verfügung. Für den Zugriff reicht ein Endgerät, egal ob PC, Notebook oder Tablet, sowie ein Internetanschluss. Das Endgerät dient dabei als Fernsteuerung, übermittelt Tastatur- und Mauseingaben und erhält den Bildschirminhalt als Ausgabe zurück. Die Systemanforderungen an das Gerät und die Verbindung sind daher minimal.

Alle kritischen Komponenten werden in diesem Konzept zentralisiert und von Michgehl & Partner betrieben. Kanzleien erhalten vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und haben ansonsten mit der Server-Infrastruktur nichts mehr zu tun – es sei denn, sie wollen es, denn das gleiche IT-Systeme kann auf Wunsch auch in der Kanzlei betrieben werden. Die Live-Präsentation stieß bei allen Anwesenden auf Erstaunen: Selbst auf einem iPad lief RA-MICRO so schnell, wie es niemand im Raum von seinem eigenen Server gewohnt war. Liegt die Zukunft der Kanzlei-IT im Rechenzentrum? Holger Esseling zeigt sich überzeugt: „Dieses Niveau an Geschwindigkeit und Sicherheit kann keine Kanzlei leisten. Oder wo steht Ihre Argon-Löschanlage?“.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

055-img_0184„IT-Sicherheit ist Chefsache“, sagt der Chef und Gründer der Michgehl & Partner GmbH, Franz-Josef Michgehl. Und aktuell ist sie wohl eine der wichtigsten Chefsachen, die es gibt. Fast jeden Tag trifft beim IT-Dienstleister aktuell ein Anruf einer Kanzlei ein, nicht mehr arbeiten kann, weil ein Trojaner den gesamten Datenbestand verschlüsselt hat. Franz-Josef Michgehl zeigte daher eindrücklich, welche Maßnahmen eine Infektion verhindern: Insbesondere die intensive Untersuchung eingehender Mails mit spezieller Mail Protection Software, Firewalls mit Unified Threat Management (UTM) und die Sensibilisierung der Mitarbeiter spielen dabei eine große Rolle. Auch dem Monitoring der wichtigsten IT-Parameter und dem automatisierten Patch Management kommen große Bedeutung zu.

Diskussionsrunde beA: Was kommt auf Anwaltskanzleien zu?

163-_mg_0084Die nächste Premiere für alle Teilnehmer stellte Kanzleiberaterin Jasmin Besseling vor: das beA – live und in Farbe! Michgehl & Partner verfügt bereits seit einigen Tagen über einen Zugang zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach in einer Schulungsumgebung und hat sich mit dem System bereits intensiv vertraut gemacht. Dieses Wissen teilte Jasmin Besseling mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten. Die Reaktionen reichten dabei von verhaltener Vorfreude, dass nun doch wirklich etwas in Bewegung zu kommen scheint bis zu skeptischer Enttäuschung, dass weder die Schnittstellen zur Kanzleisoftware existieren noch die Web-Anwendung so ausgereift ist, dass sie sich komfortabel nutzen ließe. Einen Live-Blick in beA und die Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen zum Anwaltspostfach erhalten Sie bei einem unserer neu angesetzten Seminartermine zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Zum Seminarkalender…

Vor dem Event ist nach dem Event

414-img_0418Aus unserer Sicht war das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum ein voller Erfolg. Wir haben viel positives Feedback von den Teilnehmern erhalten und werden das Format in leicht veränderter Form auch in 2017 fortführen. Bedanken möchten wir uns bei allen Teilnehmern für die aktive Mitwirkung und die tollen Gespräche, Johanna Busmann für einen exzellenten Workshop und allen Mitarbeitern und Referenten für eine tolle Vorbereitung und Umsetzung. Senden Sie uns gerne Ihre Anmerkungen und Wünsche für das nächste Mal mit dem Kontaktformular auf dieser Seite. Wir freuen uns auf Ihre Hinweise!

Betriebswirtschaftlicher Arbeitskreis AnwaltskanzleienAuf dem 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum in Nordwalde diskutierte Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit den anwesenden Anwälten über die unternehmerische Steuerung von Anwaltskanzleien. Dabei wurde deutlich: Absolute Zahlen sind wenig aussagekräftig. Ihre Macht erhalten Kennzahlen erst durch Vergleiche – mit dem Vorjahr, mit der Planung und vor allem mit anderen Kanzleien. Genauso ist der vertrauensvolle Austausch untereinander auch über die Kanzlei-Kennzahlen hinaus besonders wertvoll, um strategische Fragen zu bearbeiten oder ganz handfeste neue Impulse von Kollegen zu erhalten. Holger Esseling hat daher die Gründung betriebswirtschaftlicher Arbeitskreise für Anwaltskanzleien angekündigt und nun einen Termin für ein kostenloses Auftakttreffen in Düsseldorf bekannt gegeben.

Zehn Kanzleien ähnlicher Größe und Struktur, aber ohne direkte Konkurrenzsituation, treffen sich halbjährlich, um unternehmerische Fragen zu diskutieren. Die Grundlage bilden ihre pseudonymisiert eingegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Diese Art von Austausch hat der Referent bereits in anderen Branchen als sehr wertvoll erlebt und konnte sich gleich über die ersten fünf Interessenten freuen. Das kostenfreie Auftakttreffen wird am Mittwoch, den 07.12.2016, 14:00 – 17:00 Uhr in Düsseldorf stattfinden. Bei Interesse senden Sie schon jetzt gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de

Michgehl und Partner Süd Eingang AnwaltsforumAm 15. Juli 2016 haben wir in München eine doppelte Premiere gefeiert: In unseren neuen Büroräumen am Bavariaring, direkt an der Theresienwiese, fand das erste Michgehl & Partner Anwaltsforum im Süden statt. Mit Prof. Dr. Dirk Heckmann konnten wir einen herausragenden Key Note Speaker gewinnen und mit unserer neuen RA-CLOUD aus dem Rechenzentrum ein technisches Highlight präsentieren. So konnten wir mit fast 50 Anmeldungen auch ein hohes Interesse bemerken. Einen kurzen Rückblick auf einen Tag voller unternehmerischer Impulse für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte möchten wir an dieser Stelle bieten.

IT-Sicherheit aus rechtlicher Sicht

Heckmann AnwaltsforumNach der Begrüßung durch Unternehmensgründer Franz-Josef Michgehl und Niederlassungsleiter Ass. jur. Reinhard Cebulla machte Prof. Dr. Dirk Heckmann den Auftakt der folgenden Vortragsreihe. Als Lehrstuhlinhaber an der Universität Passau, netzpolititscher Berater der CSU und Verfassungsrichter am Bayerischen Verfassungsgerichtshof konnte er einen besonderen Blick auf die IT-Sicherheit aus rechtlicher Sicht bieten – wobei er lieber von „IT-Unsicherheit“ spricht. Schließlich sei offenkundig, dass eine vollständige IT-Sicherheit nicht existiert. Allerdings lauern hier Haftungsfallen für Entscheider und damit auch Rechtsanwälte. Neben dem Berufs- und Strafrecht bemüht Heckmann dabei auch § 823 BGB für die Frage der Schadenersatzpflicht bei Fahrlässigkeit. Und die Sicherheitslücken sind in der Praxis in der Tat unübersehbar: Unerledigte Sicherheitsupdates, mangelhafte Datensicherung, fehlende Schulungen und vieles mehr prägen den Alltag. Heckmann stellt zudem klar: „Ohne IT-Konzept sind Sie praktisch immer in der Haftung.“ Grundsätzlich seien demnach fehlende Konzeption und das Unterlassen des Einsatzes handelsüblicher Sicherheitslösungen die wesentlichen Haftungsfallen. Weitere Einbußen wie Reputationsverlust oder Umsatzrückgang noch gar nicht eingerechnet. Prof. Dr. Heckmann konnte diese trockene und eigentlich wenig begeisternde Materie mit Freude und Humor überbringen und versetzte die Teilnehmer in nachdenkliche Neugier.

Kanzlei-Strategie und Online-Marketing

Es ist nicht einfach, einen Menschen zu finden, der direkt nach dem Key Note Speaker auf die Bühne möchte. Also hat Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer für Vertrieb und Marketing bei Michgehl & Partner, diesen Platz eingenommen. Thematisch lieferte er nun den Gegenentwurf zum Vorredner: Statt IT-Sicherheit und Haftung stand nun Online-Marketing und Kanzleistrategie auf dem Plan – also durchaus lebendigere Themen, die Wachstum und Gestaltung statt Abwehr und Angst adressieren. Esseling begann seinen Vortrag mit einer Folie, in der Marketing-Aktivitäten in Anwaltskanzleien mit zwei Werten visualisiert sind: Für wie erfolgreich werden die Maßnahmen gehalten und wie oft werden sie eingesetzt. Auffällig dabei: Einige Aktionen bringen  wenig oder nichts und das ist den Kanzleien auch klar – und trotzdem werden sie durchgeführt. Wieso? Weil sie einfach sind. Ein Profil in den Gelben Seiten, bei anwalt.de oder die berühmte Weihnachtskarte setzen nicht voraus, dass man vorher die eigene Strategie und Positionierung hinterfragt hat. Doch genau das ist für erfolgreiches Marketing unverzichtbar, insistierte Esseling, der privat einen der erfolgreichsten deutschen Online-Gitarrenkurse betreibt.

Michgehl Fassanstich AnwaltsforumUnd so folgte in den nächsten 30 Minuten ein Intensiv-Abriss der wichtigsten Werkzeuge für die Strategie-Entwicklung und das Online-Marketing: Vision, Mission, Zielgruppe, Leistungsangebot, Umsetzung. Diese Grundlagen wurden ergänzt um die neuen Möglichkeiten insbesondere bei Google: Wie verhalten sich die Wettbewerber? Was suchen potentielle Mandanten überhaupt? Auf Basis solche Recherchen kommt er beispielsweise zu dem Schluss, dass es als Familienrechtler nicht unbedingt zielführend sein muss, sich als „Fachanwalt Familienrecht“ herauszustellen. Ungleich häufiger werden beispielsweise Begriffe wie „Trennungsunterhalt“ oder „Trennungsunterhalt berechnen“ gesucht. Und diese Menschen werden ein Jahr später zur unmittelbaren Zielgruppe für die Begleitung einer Scheidung. Anhand solcher Beispiele geht er einen Schritt nach dem anderen durch und beschreibt die Umsetzung wirkungsvoller Online-Marketing Strategien. Die Teilnehmer lässt er dabei nach einer knappen Stunde tatenfroh und begeistert, aber auch etwas orientierungslos zurück. Die passende Zeit für einen Fassanstich durch Franz-Josef Michgehl und die passenden bayerischen Speisen.

Digitalisierung und Optimierung der Kanzleiabläufe

Michgehl Ablas Digialisierung KanzleiAuch die Vortragszeit nach der Mittagspause ist nicht gerade beliebt, weil die Teilnehmer aus dem berühmten „Suppenkoma“ erweckt werden müssen. Rechtsanwältin Tina Ablas gelang das im Zusammenspiel mit Franz-Josef Michgehl hervorragend. Sie stellten die Herausforderungen der Digitalisierung in Anwaltskanzleien so praktisch dar, dass die Teilnehmer aktiv wurden, blieben und viele konkrete Nachfragen stellten. Insbesondere die Abbildung der bisher papiergebundenen Abläufe innerhalb der Kanzleisoftware RA-MICRO stand im Fokus: Wie kommt die Akte in die Software? Wie funktioniert der E-Workflow in RA-MICRO vom Posteingang über Notizen, Verfügungen und Bearbeitungen bis hin zum Postausgang? Welche Herausforderungen stellt die Digitalisierung wiederum an die IT-Infrastruktur und die IT-Sicherheit? Vor dem Hintergrund des anstehenden Starts des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches am 29. September 2016 sind es genau diese Fragen, die Rechtsanwälte sich stellen und auf die Michgehl & Partner die Antworten liefert. Schließlich wird hier seit 30 Jahren „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ gemacht.

Das beA kommt…

beA Meising RA-MICROUnd so durfte auch DAS aktuelle Thema in der Kanzlei-IT nicht fehlen: Das besondere elektronische Anwaltspostfach beA. Nach verschobenem Start und einigen Unklarheiten soll es nun tatsächlich am 29. September starten – zunächst ohne Nutzungspflicht bis diese am 1.1.2018 eintritt. Rechtsanwältin Ulrike Meising, die durch ihre Tätigkeit im RA-MICRO Go Store München sehr dicht am Thema ist und zeitgleich als Fachanwältin für Familienrecht und bald für IT-Recht sowie als Mediatorin Praxiserfahrung mitbringt, präsentiert dieses Thema mit beinahe beißendem Humor – gepaart mit vielen praktischen Ratschlägen zur Einführung des beA. So sollten Anwaltskanzleien so früh wie möglich mit der Nutzung beginnen, um die „Probezeit“ bis zum 1.1.2018 hinreichend zu nutzen und die Kanzlei auf die anstehende Digitalisierung vorzubereiten. Eine Benachrichtigung sorgt dafür, dass das beA nicht jeden Tag überprüft werden muss, sondern neue Eingänge per Mail angezeigt werden. Bei der praktischen Einrichtung des beA unterstützt Michgehl & Partner zudem mit einem „beA Premium Support„.

Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum

RA-CLOUD, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwalts-RechenzentrumEin technisches Highlight der Ausstellung auf dem 1. Michgehl & Partner Anwaltsforum in München war sicherlich die RA-CLOUD im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum. Hier hat Michgehl & Partner ein eigenes Rechenzentrums-Angebot für Rechtsanwälte aufgebaut, das ihnen von jedem Ort und jedem Endgerät aus zur Verfügung steht. Durch diese Zentralisierung und damit einhergehende Standardisierung wird der Betrieb vereinfacht, die Problemlösung beschleunigt und vor allem hat die Kanzlei mit ihrer IT nichts mehr zu tun, da alle kritischen Komponenten im Rechenzentrum betrieben werden. Veranschaulicht wurde das Prinzip mit mehreren iPads.

RA-CLOUD, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwalts-RechenzentrumEigentlich lässt sich RA-MICRO gar nicht auf dem iPad betreiben – durch die Konstruktion von Michgehl & Partner jedoch fungiert das Endgerät nur noch als Fernsteuerung eines virtuellen Arbeitsplatzes im Rechenzentrum. So schaltet sich das iPad auf den entfernten Rechner auf und zeigt den gewohnten Windows-Arbeitsplatz, ohne dass die Daten und Anwendungen wirklich auf dem iPad liegen. Das Überzeugendste dabei: Die Geschwindigkeit. Sowohl das Netzwerk als auch das bedienende Gerät sind relativ unbedeutend – die Verarbeitung läuft im Rechenzentrum und hier können genau die Ressourcen bereitgestellt werden, um eine hervorragende Leistung zu erzielen. Dass die IT-Sicherheit in einem professionellen Rechenzentrum um Längen besser gewährleistet werden kann als in der Kanzlei, mutiert dabei schon fast zur Nebensächlichkeit.

Fazit: High Tech meets bayerische Gemütlichkeit

Weißwurst und Cloud, ein Helles und ein Online-Backup, Leberkäs und Prozess-Optimierung: Bayerische Gemütlichkeit und High Tech sind kein Widerspruch, sie leben auf dem Michgehl & Partner Anwaltsforum in München in friedlicher Koexistenz. Die zahlreichen Gespräche im Laufe der Veranstaltung zeigen uns ein hohes Interesse an der Digitalisierung der Kanzlei und auch an der verstärkt unternehmerischen Ausrichtung der Rechtsanwälte. Einige Erkenntnisse bleiben hängen, für die Michgehl & Partner bereits die passenden Angebote entwickelt hat:

1. Vortrag Prof. Dr. Heckmann: Anwaltskanzleien benötigen ein IT-Konzept, um Haftungsrisiken zu umgehen. Wenn Sie ein IT-Konzept für Ihre Kanzlei erstellen lassen möchten, wenden Sie sich einfach per Mail an h.esseling@michgehl.de

2. Vortrag Prof. Dr. Heckmann: Handelsübliche Sicherheitslösungen, die wirtschaftlich tragbar sind, müssen auch eingesetzt werden, um nicht fahrlässig zu handeln. Michgehl & Partner bietet hierzu ein umfangreiches Instrumentarium von IT-Monitoring und Patch Management über Datensicherung bis hin zur eSupport-Flatrate für Ihre Kanzlei. Lassen Sie uns doch einmal über den passenden IT-Service für Sie sprechen. Stimmen Sie einfach einen Termin mit Reinhard Cebulla ab: r.cebulla@michgehl.de

3. Vortrag Dipl.-Kfm. Holger Esseling: Anwaltskanzleien benötigen eine klare Positionierung, eine sinnvolle Strategie und die passenden Online-Werkzeuge, um auch in Zukunft Mandanten zu akqurieren. Sie benötigen eine neue Homepage oder doch lieber einen Tages-Workshop zur Kanzlei-Strategie. Wenden Sie sich gerne per Mail an h.esseling@michgehl.de

4. Vortrag RAin Tina Ablas und Franz-Josef Michgehl: Nach kurzer Umgewöhnung bietet die Digitalisierung der Kanzleiabläufe großes Potential zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Gerne schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem RA-MICRO E-Workflow. Senden Sie einfach eine Anfrage an sued@michgehl.de

5. Vortrag RAin Ulrike Meising: Das beA kommt, jede Kanzlei sollte so früh wie möglich mit den Vorbereitungen beginnen. Michgehl & Partner unterstützt Sie gerne bei der Ersteinrichtung mit dem beA Premium Support. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: beA Premium Support.

 

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERV„Mit dem Kopf gegen die Wand schlagen verbraucht 150 Kalorien pro Stunde“, wenn diese Postkartenweisheit stimmt, dann brauchen wir bei Michgehl & Partner keine Diäten. In unserer monatlichen Serie „IT-Panne des Monats“ schildern wir, was uns täglich bei unserer Arbeit in Anwaltskanzleien begegnet. Im Mai dürfen wir von einem Highlight berichten, das seinesgleichen sucht. Aber lesen Sie selbst…

Das läuft bei uns alles…

Eine der häufigsten und gefährlichsten Antworten auf Fragen zur IT-Sicherheit in der Kanzlei lautet „Bei uns läuft alles“, gerne in Kombination mit „das macht alles unser Admin“. Diese Aussage bedeutet schließlich nichts anderes als „Ich als Anwalt bin zwar verantwortlich dafür, aber ich kümmere mich nicht darum“. Sieht man dann näher hin, stellt man fest, dass es manchmal an ein Wunder grenzt, dass tatsächlich noch etwas läuft. Im vorliegenden Fall brachte ein Virenscan 200 Schädlinge zum Vorschein. Wie kann denn so etwas passieren?

Immer schön selber machen.

Unser Rechtsanwalt, nennen wir ihn einfach und passend Olli Optimist, hatte bis vor Kurzem einen professionellen Virenscanner, eine unerlässliche Grundlage für die IT-Sicherheit in der Kanzlei. Allerdings auch eine, die Geld kostet und wer bindet sich schon gerne laufende Kosten ans Bein? Olli jedenfalls nicht. Daher entschied er sich gegen die Abo-Variante, die sich selbst aktualisiert und wollte den Virenscanner eigenhändig beobachten und bei Bedarf erneuern. Weil das ja auch immer so gut funktioniert, wenn Rechtsanwälte IT-Systeme betreiben…

Da ist doch ein Virenscanner eingebaut!

Nun ergab es sich, dass die Sicherheitssoftware ihrem Verfallsdatum unaufhaltsam entgegenschritt. Der Olli, gar nicht dumm, hatte kurz vorher erfahren, dass auch MICROSOFT mit den Security Essentials einen Virenscanner an Bord hat, der auch noch kostenlos ist. So entschied er sich kurzerhand dafür, die kostenpflichtige Software auslaufen zu lassen. Dass MICROSOFT Security Essentials aus unserer persönlichen Sicht eine Software ist, bei der man schon im privaten Gebrauch Kopfschmerzen bekommen sollte? Das hätte der Olli ahnen können. Dass eine solche Software allerdings nicht von alleine einspringt, wenn die bisherige Software ausläuft, das hätte er wissen müssen. Wieso? Der ist doch Rechtsanwalt und kein IT-Spezialist. Ja, eben. Dann soll er sich schlau machen oder die Finger davon lassen. Wir empfehlen Letzteres…

Alles wieder gut?

Nun hatte sich der Olli also 200 Viren eingefangen und es ist keinem aufgefallen. Ja, einige Ordner wurden nicht gefunden und manche Dateien waren weg, aber sowas passiert doch schon mal, oder? Richtig, das passiert schon mal, wenn man gleich mehrere Verschlüsselungstrojaner auf dem Rechner hat. Zum Glück war es nicht die neueste Generation von Schadsoftware, so dass einige Daten noch gerettet werden konnten. Nach Entfernung der 200 Viren bleiben dennoch einige Fragen:

  • Wer pflegt die unwiderruflich verlorenen Daten wieder ein? Die kommen ja nicht wieder, nur weil der Virus weg ist?
  • Wer kommt eigentlich der Informationspflicht nach und unterrichtet die Mandanten darüber, dass über Monate hinweg Schadsoftware Zugriff auf Mandantendaten hatte?
  • Wie lässt sich verhindern, dass so etwas erneut vorkommt?

Kostenlose IT-Sicherheitsberatung

Zumindest auf die letzte Frage haben wir eine gute Antwort: Eine IT-Sicherheitsberatung in Ollis Kanzlei. Die haben wir ihm einfach geschenkt, weil er es so dringend nötig hatte. Und wenn Sie sich schon bis hierhin durch den Text geschlagen haben, dann schenken wir sie Ihnen auch. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular und reservieren Sie einen kostenlosen Termin für Ihre Kanzlei. Wir werden dann zunächst mithilfe eines Fragebogens einen umfassenden Leitfaden für Sie erstellen und im Anschluss persönlich besprechen.

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERV„Wer hat denn schon Interesse an meinen Daten?“. Mit dieser Aussage beruhigten sich bisher so einige Anwaltskanzleien selbst. Mit der aktuellen Heise-Meldung dürfte diese Ruhe vorbei sein: Deutsche Anwaltskanzleien werden gezielt angegriffen und ausgespäht. Dabei zeigt sich auch das stetig steigende Niveau der Angriffe – so wird eine speziell auf Anwaltskanzleien zugeschnittene E-Mail versendet, die den Betreff „Schmidtke ./. DKV 3900965/2016“ trägt und damit bei den meisten Rechtsanwälten und Fachangestellten zunächst vertrauenswürdig erscheinen dürfte. Im Inhalt wird lediglich auf eine anhängende Datei zur Kenntnisnahme verwiesen.

Spionage, Fernsteuerung und Verschlüsselung

Mit der Öffnung des Anhangs wird der bisher als Banking-Trojaner verwendete Dridex-Bot heruntergeladen. Dieser kann von den Angreifern aus der Ferne gesteuert werden, Daten auslesen und versenden oder weiteren Schadcode selbständig nachladen. Damit sind drei Angriffsziele wahrscheinlich:

  • klassische Spionage: Die Angreifer suchen nach verwertbaren Informationen, um sie an die Gegenseite zu verkaufen oder um die Anwaltskanzlei zu erpressen
  • Botnet und Ausbreitung: Kanzleien genießen  in der Regel eine gute Reputation – diese kann genutzt werden, um in größere Unternehmen einzudringen. Damit erhalten gute Mandanten infizierte Nachrichten aus der betroffenen Anwaltskanzlei
  • Verschlüsselung: Letztlich wird der Dridex-Bot einen Locky-Virus oder ähnlichen Verschlüsselungstrojaner nachladen, die Kanzleidaten verschlüsseln und Lösegeld erpressen

Hinter dem aktuellen Angriff auf Anwaltskanzleien steht laut Heise mutmaßlich die seit langem bekannte Dridex-Gang. Diese kriminelle Gruppe wird auch für die aggressive Welle des Krypto-Trojaners Locky verantwortlich gemacht.

Kostenlose Sicherheitsberatung, Sensibilisierung und Online-Backup

Wir raten Anwaltskanzleien seit geraumer Zeit dringend, sich gegen die Gefahren der Cyberkriminalität abzusichern. Aufgrund der aktuellen Entwicklungen können wir das nur nochmals mit Nachdruck untermauern. Um Ihnen den Start so einfach wie möglich zu gestalten, machen wir Ihnen folgende Angebote:

  • kostenlose Sicherheitsberatung: Wir beraten Sie kostenfrei im Telefonat oder persönlich in Ihrer Kanzlei. Dafür nehmen wir im Vorfeld einige Rahmendaten auf und erstellen einen individuellen Leitfaden für die IT-Sicherheit Ihrer Anwaltskanzlei mit ca. 20 Seiten.
  • Sensibilisierungsschulung: Bei jeder IT-Panne steht letztlich ein Mitarbeiter, der einen unachtsamen Klick getätigt hat. Die Sensibilisierung von Mitarbeitern ist eine der effektivsten Maßnahmen der IT-Sicherheit. Gerne kommen wir für eine ca. 30-minütige Schulung Ihrer Mitarbeiter in Ihre Kanzlei – kostenlos.
  • 1 Monat kostenfrei Online-Backup: Datensicherung ist die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Mit einem Online-Backup schaffen Sie eine zweite Datenbasis außerhalb Ihrer Kanzlei und Ihres Netzwerks, wo die Daten extrem sicher aufbewahrt sind. Wir bieten Ihnen ein Online-Backup ab 22,65 € im Monat und schenken Ihnen den ersten Monat.

Bei Interesse an einem unserer Angebote, nutzen Sie einfach unser Kontaktformular oder senden Sie eine Mail an info@michgehl.de