Digitalisierung Anwaltskanzlei, Legaltech, RechenzentrumDie Anwaltskanzlei Koch, Badde, Lackner in Bottrop hat sich entschieden, zu Beginn des Jahres 2017 mit der Digitalisierung der Kanzleiabläufe zu beginnen. Beratend begleitet wurden sie dabei von der Michgehl & Partner GmbH. Der Projektverlauf zeigt deutlich, dass gar nicht so viele Maßnahmen notwendig sind, um die Papierakten aus dem Umlauf zu nehmen. Wir möchten die wesentlichen Schritte kurz darstellen.

Veränderung beginnt im Kopf – und zwar gemeinsam

Kanzlei-Workshop: Zu Beginn des Jahres haben wir für einen Tag die Kanzlei geschlossen und mit allen Mitarbeitern einen Kick-Off Workshop durchgeführt. Hier wurde zunächst das Projekt vorgestellt und jeder Mitarbeiter nach seinen Zielen oder Bedenken gefragt. Die Diskussion war weit weniger hitzig, als man vielleicht vermuten könnte. So waren jedoch zu Beginn alle Mitarbeiter ins Boot geholt und wir wussten bereits recht genau, wer ein Unterstützer und wer eher ein Gegner der anstehenden Veränderungen sein wird. Im nächsten Schritt haben wir die bestehenden Abläufe der Kanzlei aufgenommen, hinterfragt und die neuen Soll-Prozesse in der papierlosen Kanzlei definiert. Hierbei sind auch gleich die ersten Quick Wins entstanden: Prozesse, die jeden Tag Zeit kosten, die aber niemand benötigt – also gleich weg damit.

Professionelles Management des Change-Prozesses: Webseite, Soll- und Ist-Prozesse, To-Do-Liste

Maßnahmenplan: Ergebnis des ersten Workshops war im Kern eine To-Do-Liste mit allen zu erledigenden Arbeiten. Neben den bisherigen und zukünftigen Prozessen wurde diese Liste auf einer eigens erstellten Projekt-Webseite zur Digitalisierung der Kanzlei dargestellt. Wesentliche Inhalte waren die Verbesserung des Scan-Prozesses mit automatischer Zuordnung der Dokumente, die Herstellung einer besseren Verfügbarkeit der IT durch eine Veränderung des Backup-Verfahrens zur schnelleren Rekonstruktion und die Erstellung neuer Regeln zum Umgang mit digitalen Dokumenten. Hier sammeln sich noch viele kleine Detailaufgaben, die nicht im Einzelnen wiedergegeben werden sollten – es wurde jedoch schnell klar: Am 1. April können wir die Papierakten zumindest aus dem Umlauf nehmen.

Einführung der digitalen Akte und Entfernung der Papierakte

Umsetzung: Nach erfolgreicher Umsetzung der wesentlichen vorbereitenden Punkte aus dem Maßnahmenplan wurde tatsächlich am 1. April 2017 der neue Workflow eingeführt: Papierdokumente durchlaufen noch manuell den Stempel- und Fristenprozess und werden anschließend eingescannt und ausschließlich digital weiterverarbeitet. Hier bedurfte es natürlich einiger Anpassungen und Umgewöhnungen, aber nach wenigen Tagen hatte sich der Zeitaufwand für das Umhertragen von Akten bereits deutlich reduziert. Auch für das Offline-Arbeiten bei Gericht und viele weitere Fragestellungen wurde eine passende Lösung gefunden.

Digitalisierung ist nur der Anfang – auf dem Weg zur Automatisierung

Automatisierung: Die Abschaffung der Papierakte ermöglicht einen wesentlichen weiteren Schritt: Die Automatisierung von Abläufen. So haben wir zunächst im Notariat begonnen, die Erstellung von Verträgen wesentlich zu vereinfachen. Mithilfe von RA-MICRO WDM-Textbausteinen, Schnittstellen zur Kanzleisoftware und individuellen Abfragemasken können zu Beginn die wesentlichen Daten einmalig erfasst werden. Alle folgenden Dokumente, beispielsweise eines Hauskaufs, werden auf Knopfdruck erstellt – rechtssicher und fehlerfrei noch dazu.

Gerne beraten wir Sie zur Digitalisierung und Automatisierung in Ihrer Anwaltskanzlei. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. 

aaaaa HE FJMAuch in diesem Jahr sind einige Kanzlei-IT-Experten von Michgehl & Partner auf der CeBIT, um neue Trends der Branche zu entdecken und ihre Auswirkungen auf die Anwaltschaft zu hinterfragen. Das Leitmotto der Messe bleibt einmal mehr unverändert: d!conomy, dieses Mal mit dem Zusatz „discover d!conomy“. Es bleibt also offenbar auch in der Wahrnehmung der CeBIT-Macher so, dass Digitalisierung ein übergreifender und nachhaltiger Trend unserer Gesellschaft ist. Doch was hat das mit Anwaltskanzleien zu tun? Wir nehmen drei wesentliche Themen heraus und beleuchten ihre Bedeutung für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte: Virtualisierung, Digitalisierung, Automatisierung.

Virtualisierung: Die Entkoppelung von Hardware und Software

Von der Anwaltschaft weitestgehend unbemerkt greift seit einigen Jahren ein Trend um sich: Beginnend bei Servern bis hin zu den Arbeitsplätzen wird die unmittelbare Bindung der Betriebssysteme und Anwendungen zum Server oder PC aufgehoben. In virtuellen Systemen können mehrere Server auf einem Gerät betrieben werden, MICROSOFT-Systeme auf Apple-Geräten, Kanzlei-Arbeitsplätze von zu Hause aus. Möglich macht es eine Technik gekapselter Betriebssysteme, die auf unterschiedlichen Plattformen eingesetzt und ebenso ferngesteuert werden können.

Das eigentliche Betriebssystem kann dabei im Grunde auf einem USB-Stick mitgenommen werden, wie es RA-MICRO mit seinem neuen System RA-MICRO V auf der CeBIT zeigt: Komplett installierte Systeme werden einfach in einen beliebigen Rechner gesteckt und lassen sich dort bedienen. Nicht nur das Arbeiten zu jeder Zeit an jedem Ort wird so möglich, auch die Komplexität der Kanzlei-IT wird dadurch deutlich reduziert. Die gleichen Ziele setzt Michgehl & Partner auf einem weiteren Weg um: Im Deutschen Anwaltsrechenzentrum werden alle kritischen Bestandteile der Kanzlei-IT zentralisiert, standardisiert und in einer hochverfügbaren und hochsicheren Umgebung betrieben.

Digitalisierung: Die Abkehr vom Papier

Ein weiteres Thema ist auf der CeBIT omnipräsent: Die weitestgehende Abschaffung von Papier und die Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse. Noch immer ist die Realität sehr weit weg vom „papierlosen Büro“. Allerdings entwickeln sich gleichzeitig immer mehr Bereiche, in denen radikal digitalisiert wird und damit ganze Branchen einen Umbruch erfahren: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sind hier nur zwei Beispiele. Insbesondere betrifft der Wandel Unternehmen und Wirtschaftszweige, in denen die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten eine wesentliche Rolle spielt – und damit: Anwaltskanzleien.

Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH sieht drei Stufen, in denen sich die Digitalisierung in Anwaltskanzleien vollzieht. Zunächst steht in Stufe 1 eine Zusatzbelastung an: Wenn zunehmend digitalisiert wird, ohne Papier abzuschaffen, dann übersteigen die Zusatzkosten die Einsparungen. In Stufe 2 wird die Papierakte aus der Kanzlei verbannt und mit ihr Druck- und Portokosten, Personalkosten, Archivräume und weitere nicht unbeträchtliche Kostenpositionen. In Stufe 3 schließlich werden alle wiederkehrenden digitalen Tätigkeit dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert.

Automatisierung: Die Beschleunigung wiederkehrender Tätigkeiten

Auf der CeBIT finden sich immer mehr Werkzeuge zur Gestaltung von Workflows und zur Automatisierung digitaler Arbeiten. Doch warum in die Ferne schweifen? In RA-MICRO sind mit dem E-Workflow, dem WDM-Textbaustein-Editor und vielen weiteren Modulen bereits sehr viele Möglichkeiten eingebaut, um die Arbeiten in der Kanzlei stark zu vereinfachen und die benötigten Personalressourcen deutlich zu senken. Das Problem für viele, gerade kleinere, Kanzleien ist jedoch: Ihnen fehlt vor lauter Holzhacken die Zeit, um die Axt zu schärfen.

So lassen sich gerade Dokumente, Verträge und Berechnungen sowie die weitere Mandatsbearbeitung teilweise oder vollständig automatisieren. Dafür ist es allerdings nötig, Textbausteine, Variablen, Beziehungen, Logiken, Formulare und Masken zu bauen. Und hierzu wiederum ist eine Menge Zeit und Know-How erforderlich, was in der Regel erst in Kanzleien mit mehr als 100 Mitarbeitern wirklich zur Verfügung steht. Daher übernimmt Michgehl & Partner als zentraler Dienstleister die Automatisierung von Kanzleiprozessen und stellt den Kanzleien die Vorlagen zur Verfügung oder passt sie individuell an. So lassen sich die Kosten für alle beteiligten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte stark senken. Sie haben einen Prozess-Schritt, den Sie in Ihrer Kanzlei automatisieren möchten? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Senden Sie einfach eine Mail an info@michgehl.de.

Pressebild GF HE FJMZum Auftakt der Veranstaltung „Herzlich Willkommen im Deutschen Anwaltsrechenzentrum“ am 17. März 2017 in Düsseldorf referiert Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, zur Entwicklung des Anwaltsmarktes in Bezug auf Digitalisierung und Automatisierung. Dass sich gerade in der IT-Branche manche Entwicklung schneller vollzieht, als es viele erwarten, zeigt Esseling anhand des Smartphones: Heute in jeder Hosentasche und von zentraler Bedeutung für viele gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, kann man sich kaum vorstellen, dass die Präsentation des ersten iPhones gerade einmal zehn Jahre her ist.

Die rasante Entwicklung zeigt sich an weiteren Beispielen: Die großen Lexikon-Verlage haben zu Beginn von Wikipedia und weitere Online-Plattformen was gemacht? Genau, gelacht haben sie. Keine ausgebildeten Autoren und Lektoren, keine Struktur und sowieso absolut unseriös und unverlässlich. Wenige Jahre später haben sie ihre Arbeit an Brockhaus und Co. eingestellt. Was hat das nun mit Rechtsanwälten zu tun? Die Digitalisierung ist auch hier in vollem Gange, auch wenn es mancher noch nicht mitbekommen hat. Und es geht laut Esseling noch weiter: „Die Digitalisierung bildet erst die Basis für die folgende Automatisierung“. Beispiel gefällig?

In Großbritannien hat ein „Anwaltsroboter“ Strafzettel überprüft und bei Erfolgsaussicht Widerspruch eingelegt – vollautomatisch. In 165.000 Fällen hat er eine Erfolgsquote von 64%. Solche Helferlein ersetzen nicht den Anwalt, aber sie zeigen, wohin der Weg führt: Immer mehr Prozesse, gerade in der Dokumentenerstellung werden dramatisch vereinfacht oder vollautomatisiert. „Jeder repetitive Prozess wird automatisiert“, dieses Dogma betont Esseling immer wieder und blickt auf andere Branchen, in denen diese Veränderungen längst vollzogen wurden: Menschenleere Produktionshallen und Bankmitarbeiter, die auf eine Entscheidung ihres Computers warten, sollen hier exemplarisch herhalten.

Die Automatisierung einzelner Tätigkeitsfelder für Rechtsanwälte könnte zur ernstzunehmenden Gefahr werden, da sie mit Grenzkosten nahe Null fast beliebig skalierbar sind. Allerdings bieten sie auch neues Potential: Sie senken die Eintrittsbarrieren für die potentiellen Mandanten. Wo ein Mensch heute mit seinem Strafzettel den Weg zum Rechtsanwalt scheut, weil der Aufwand zu groß erscheint, da tippt er doch „mal eben“ seine Daten in ein Online-Formular in nimmt eine Rechtsdienstleistung in Anspruch. Die Frage bleibt allerdings, wer von dieser Entwicklung letztlich profitiert.

Doch sehen wir uns den Ablauf der Digitalisierung einmal ganz handfest in einer Kanzlei an. Holger Esseling unterscheidet hier drei Stufen:

  1. Hybridbetrieb: Zunehmende Digitalisierung unter Beibehaltung der Papierakte. In diesem Stadium fallen zunächst zusätzliche Kosten an, die den Nutzen übersteigen.
  2. Digitalisierung: Mit Abschaffung der Papierakte können dann Kosten der Dokumentenerstellung, des Versandes und der Bearbeitung signifikant gesenkt werden.
  3. Automatisierung: Jeder wiederkehrende digitale Prozess kann so abgebildet werden, dass kaum noch oder gar kein menschliches Zutun mehr nötig ist.

Was genau lässt sich nun in der anwaltlichen Arbeit automatisieren? Einen einfachen Fall zeigt Holger Esseling mit der Berechnung des Trennungsunterhalts auf: Mancher Anwalt berechnet diesen noch händisch, andere nutzen Software wie WinFam oder eine Excel-Tabelle. Alles, was sich so berechnen lässt, kann auch weitergehend automatisiert werden und es ist nur eine Frage der Zeit, bis ein gut nutzbarer Rechner zum Trennungsunterhalt im Internet kostenfrei zur Verfügung steht. „Aber das ist ja gar nicht rechtssicher“, wendet der Familienrechtler ein. Das interessiert den sich gerade Trennende allerdings gar nicht. Er hat genug andere Sorgen und möchte einfach ungefähr wissen, wie viel Unterhalt nun angemessen ist. „Ich verschenke doch nicht meine Arbeit“, sagt der nächste Fachanwalt. Nein, Sie nicht – aber andere. Und die werden dann ein Jahr später auf einen passenden Anwalt verweisen, der die Scheidung übernimmt.

Oder nehmen wir einen Immobilienkaufvertrag: Viele Kanzleien arbeiten mit Musterverträgen als Word-Formular. Hier werden alle Daten manuell eingetragen, Textblöcke gestrichen oder hinzugefügt und Änderungen vorgenommen. Im gesamten Verfahren werden so die Daten der Beteiligten oder des Grundbuchs immer wieder aufs Neue in die unterschiedlichen Dokumente eingefügt, getippt oder per Copy and Paste übertragen. Eine erste Vereinfachung bietet dabei das professionelle Verwalten von Textbausteinen. Im nächsten Schritt wird eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware genutzt, um häufig wiederkehrende Daten direkt aus dem System zu ziehen. In der letzten Ausbaustufe wird ein Formular aufgebaut, in das die relevanten Daten eingetragen werden und der Vertrag sowie die folgenden Dokumente lassen sich vollautomatisch auf Knopfdruck erzeugen.

Das Problem: Kleinere Kanzleien können den hohen Aufwand für die Erstellung solcher Dokumentenvorlagen, Formulare und Automatisierungen nicht leisten. Es müsste zunächst ein Mitarbeiter umfassend geschult und eingewiesen werden und dann benötigt er mehrere Wochen, um die Vorbereitungen zu treffen. Daher bietet Michgehl & Partner hier als zentraler Dienstleister die Möglichkeit, diese Kosten mit anderen Kanzleien zu teilen. Wenn Sie einen wiederkehrenden Prozess in der Kanzlei automatisieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit unsere Unterstützung. Melden Sie sich gerne direkt bei h.esseling@michgehl.de