Digitalisierung Anwaltskanzlei, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Anwalt Rechenzentrum, Cloud, Geschichte trifft Zukunft: So könnte sich das Anwaltsforum „Die digitale Kanzlei in der Praxis“ am 28. September 2018 für den einen oder anderen Besucher angefühlt haben. Die Rechtsanwälte Badde Lackner Kerkhoff haben die 1874 erbaute Luggesmühle zu neuem Leben erweckt und dort unter Beachtung des Denkmalschutzes eine moderne und stilvolle Anwaltskanzlei errichtet. Doch damit nicht genug: Seit 2017 dürfen wir die Kanzlei bei der Digitalisierung begleiten und nun auch anderen Berufsträgern als Vorbild und Praxisbeispiel für den elektronischen Rechtsverkehr präsentieren.

Kurz nach der Einladung war bereits klar, dass wir gar nicht alle Anmeldungen in dem lebendigen Denkmal unterbringen können, so groß war die Nachfrage. Von fast 100 Anmeldungen konnten wir jedoch 50 Teilnehmer nach Bottrop einladen, um sich die Arbeitsabläufe einer digitalisierten Kanzlei hautnah anzusehen. (Für alle anderen haben wir einen Zusatztermin am Freitag, den 26.10.2018 in Düsseldorf eingerichtet, zu dem Sie sich gerne formlos per E-Mail an info@michgehl.de anmelden können).

Digitalisierung Anwaltskanzlei, Legaltech, RechenzentrumBereits im Januar 2017 haben die Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff und die Michgehl & Partner GmbH für einen gemeinsamen Kick-Off Workshop für einen Tag lang die Türen die Kanzleitüren verschlossen. Bereits ab dem 1. April 2017 wurden dann die Papierakten aus dem Umlauf entfernt und fortlaufend die Prozesse verbessert. Wir möchten an dieser Stelle die wesentlichen Erkenntnisse dieses Digitalisierungsprojekts zusammenfassen. Sehen Sie sich hierzu auch gerne das rechts verlinkte Video an.

Projektmanagement: Die Basis des Digitalisierungsprojekts

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in der Regel zu sehr beschäftigt, als dass sie nebenher noch ein Projekt aufsetzen und leiten könnten. Zudem wird die Entscheidung durch mehrere Entscheidungsträger erschwert. Im Ergebnis werden gerade längerfristige, innovative Projekte aufgeschoben. Abhilfe schafft hier die Begleitung und Beratung durch einen erfahrenen Projektmanager. Dieser bringt Erkenntnisse aus anderen Projekten mit, führt die Kanzlei durch einen strukturierten und dokumentierten Prozess und bindet alle Entscheider und Mitarbeiter in das Projekt ein. Bei der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff hat sich Michgehl-Geschäftsführer Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Projektleiter eingebracht und Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Walkowiak als Schulungskraft und Prozessberaterin eingebunden.

Kick-Off Workshop: Ziele und Prozesse definieren und alle Beteiligten einbinden

Den Start eines Digitalisierungsprojekts bildet ein Kick-Off-Workshop. Hier werden, wie auch in Bottrop geschehen, zunächst die Ziele des Projekts geklärt und schriftlich definiert. Darüber hinaus werden alle wesentlichen Arbeitsabläufe aufgenommen und im Anschluss in neue, digitale Prozesse umdefiniert. An dieser Stelle ist es wichtig, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, um Widerstände frühzeitig zu erkennen und entweder aufzulösen oder berechtigte Änderungswünsche aufzunehmen. Um die Übersicht für alle Beteiligten zu erhöhen, wird ein Zeitplan aufgesetzt und ein Maßnahmenplan abgeleitet, der sodann mit den anfallenden Kosten versehen wird. Auf dieser Basis können alle Entscheidungen getroffen werden, um mit dem Projekt zu beginnen. In der Regel nimmt die Schaffung dieser Grundlagen einen Tag in Anspruch zuzüglich Vor- und Nachbereitung durch den Projektleiter.

Der Scanprozess: Ausgangspunkt der Kanzlei-Digitalisierung

Digitalisierung beginnt beim Einscannen: Werden hier Fehler gemacht, ziehen sie sich durch das gesamte Projekt. Ein Scanner sollte dabei mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Stapelscan, Duplexscan, OCR-Texterkennung (kann auf dem Server erfolgen), Netzwerkfähigkeit, Erzeugung von pdf/a statt Bilddateien. Mindestens  genauso wichtig ist der räumliche Aufbau: Stehen sich Mitarbeiter im Weg, wenn morgens die gesamte Eingangspost eingescannt wird? Wie weit sind die Wege? Was passiert mit den eingescannten Dokumenten? Hier empfiehlt sich aus der Praxis heraus eine Aufbewahrung nach Tagen sortiert.

Zuordnung zur Akte: Strukturen und Lösungen für saubere Abläufe

Neben dem Einscannen müssen noch ein paar wesentliche Aufgaben direkt zu Beginn vorgenommen werden: Stempeln, Fristen notieren, Zuordnung zur richtigen Akte, Kennzeichnung von Anlagen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Schriftsätze so selten wie möglich angefasst werden müssen, im besten Fall genau einmal. Dazu sind jedoch einige Fragen zu klären: Wer nimmt die einzelnen Schritte jetzt und zukünftig vor? Welches Qualifikationsniveau ist jeweils erforderlich? Können die Schritte zentralisiert werden oder müssen sie z.B. dezernatsweise vorgenommen werden? Welche Aktenstruktur liegt der digitalen Arbeit zu Grunde? Die Kanzleisoftware bietet vielfältige Möglichkeiten: Unterordner automatisch anlegen, Farben und Kategorien, Tags und Symbole, um eine bessere Übersicht zu schaffen. Hier ist ein gemeinsamer Workshop sinnvoll, um sich auf einheitliche Strukturen zu einigen. Es existieren einige Softwarelösungen am Markt, um die Zuordnung von Schriftstücken zur Akte zu erleichtern. Getestet haben wir bisher die automatische Erkennung und Zuordnung durch EPauto und EPstapel der Blum Datentechnik GmbH sowie die Barcode-basierte Scanlösung LaxScan der Lederer GmbH. Beide Lösungen können den Prozess deutlich vereinfachen. Die Auswahl der passenden Lösung hängt jedoch von den Gegebenheiten in der Kanzlei ab.

Arbeiten mit der elektronischen Akte: Schulung und Übung

Sobald die Dokumente zur Akte hinzugefügt wurden, werden sie an die Postkörbe der jeweiligen Sachbearbeiter, in der Regel zunächst der Berufsträger, gesendet. Auch hier sind die entsprechenden Strukturen für einen schnellen Überblick zu schaffen. In der Praxis bewährt hat sich die Ausstattung jedes Arbeitsplatzes mit zwei Monitoren – einem für die Kanzleisoftware und einem für das jeweils aktuelle Dokument. Die folgenden Schritte entsprechen grundsätzlich der papierbasierten Vorgehensweise: Verfügungen, Notizen und Wiedervorlagen können direkt in der Kanzleisoftware oder auf dem Weg des digitalen Diktats vorgenommen werden. Mit einem wichtigen Unterschied: Alle Akten sind zu jeder Zeit von jedem Sachbearbeiter einsehbar, Änderungen können nachverfolgt werden und es kann eingesehen werden, wer welche Verfügung wann erledigt hat. Zudem verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich, da die Informationen nicht erst durch die Kanzlei getragen werden müssen, sondern allen Beteiligten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Am Ende des elektronischen Workflows steht der Versand von Schriftstücken. In der Kanzleisoftware gibt es einen Postausgang, in dem freizugebende und zu signierende Dokumente gesammelt werden und dann entsprechend abgesegnet werden zum Versand per beA, E-Brief, E-Mail, Fax oder Post. All diese Schritte im elektronischen Workflow werden täglich von fast allen Sachbearbeitern genutzt, daher ist die Wahl einer geeigneten Kanzleisoftware von großer Bedeutung. Sie sollte möglichst viele Möglichkeiten zur Individualisierung der Ansichten und Abläufe bieten und funktionierende Schnittstellen zu allen Empfangs- und Versendestellen enthalten (beA, EGVP, E-Mail, Fax, Post etc.). Wir empfehlen  aufgrund des riesigen Funktionsumfangs, der permanenten Weiterentwicklung und größten Verbreitung Deutschlands meistgenutzte Kanzleisoftware RA-MICRO.

Automatisierung: Das eigentliche Ziel der Digitalisierung

Die Abschaffung von Papierakten in der Kanzlei ist nur ein erster Schritt auf dem Weg zu weiteren Veränderungen: Liegen alle Informationen erst einmal digital vor, lassen sich Arbeitsabläufe vollständig oder teilweise automatisieren. Hierbei gilt der Grundsatz: Jeder repetitive Prozess kann automatisiert werden. Bei der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff haben wir beispielsweise die Dokumentenerstellung im Notariat dramatisch vereinfacht: Wurde die Notarakte einmal vollständig angelegt, lässt sich z.B. ein Hauskaufvertrag innerhalb von 10-15 Minuten erstellen. Alle benötigten Felder zur Individualisierung zieht sich das Dokument direkt aus der Datenbank und fügt sie an den entsprechenden Stellen ein. Neben der höheren Geschwindigkeit führt dies auch zum Ausschluss von Flüchtigkeitsfehlern beim Kopieren oder Abtippen.

Mobiles Arbeiten: Mehr Freiheit für Berufsträger

Neben der Vereinfachung von Arbeitsabläufen bietet die Digitalisierung, richtig umgesetzt, einen weiteren wesentlichen Vorteil: Sie können arbeiten, wo und wann Sie möchten. Steht ein Internetzugang zur Verfügung, ist der Zugriff auf den Arbeitsplatz vollumfänglich wie in der Kanzlei möglich. Sollte einmal kein Netz zur Verfügung stehen, was in einigen Gerichten noch der Fall ist, dann wird die Akte einfach im Vorfeld mitgenommen, genau wie bei der Papierakte. Hierzu stehen wiederum verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder wird die Akte strukturiert mit Unterordnern lokal auf ein Notebook kopiert oder es wird eine Anwendung wie die RA-MICRO Anwalts-App genutzt, an die Akten gesendet werden und mobil bearbeitet werden können.

IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Datenschutz: Notwendige Nebenbedingungen

Neben den Abläufen und der Software darf auch das Fundament nicht aus den Augen gelassen werden: Die IT-Infrastruktur. Im Zuge der Digitalisierung wird deren Leistung und Verfügbarkeit zum kritischen Engpass. Steht die IT, steht die Kanzlei. Zudem unterliegen alle digitalen Schriftstücke und Datenbanken den strengen Vorschriften des Straf-, Berufs- und Datenschutzrechts. Auch hier ist externe Unterstützung sinnvoll, um durch ein Audit die bestehende Infrastruktur zu beurteilen und notwendige Maßnahmen abzuleiten. Ziel muss eine leistungsfähige und sichere IT-Landschaft sein, die auch nach einem Totalausfall im Notfall schnell und zuverlässig wieder hergestellt werden kann. Das Leistungs- und Sicherheitsniveau korreliert stark mit den Kosten des IT-Systems und sollte nach einer Bestandsaufnahme und Dokumentation schriftlich erarbeitet werden in Form von IT-Konzept, Sicherheitskonzept und Notfallplan.

Fazit: Verbesserte Abläufe und Außenwirkung

All diese Punkte wurden in der Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff erfolgreich umsetzt. Die Kanzlei arbeitet nach dem Scanvorgang vollständig papierlos. Selbstverständlich gab es zu Beginn Reibungsverluste und Umgewöhnungsprozesse. Auch mussten einige Strukturen und Software-Lösungen erst in der Praxis erprobt werden, bevor die Entscheidung für oder gegen die Nutzung getroffen werden konnte. Im Ergebnis jedoch sind alle Beteiligten sehr zufrieden mit der Kanzlei-Digitalisierung. Hervorgehoben werden insbesondere die schnellere und übersichtlichere Arbeitsweise, aber auch die positive Außenwirkung auf Mandanten und potentielle Mitarbeiter, die von einer innovativen, digitalen Kanzlei ausgehen. Wir freuen uns, die Kanzlei Badde Lackner Kerkhoff bei der Digitalisierung begleiten zu dürfen und wir bedanken uns für die hervorragende Veranstaltung in ihren Räumlichkeiten. Bilder, Videos und Interviews von der Veranstaltung werden zur Zeit aufbereitet und an dieser Stelle nachgereicht.

Dürfen wir auch Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei begleiten? Senden Sie uns Ihre Anfrage  gerne formlos an info@michgehl.de . Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen.

 

 

Am 3. September 2018 startet das besondere elektronische Anwaltspostfach und damit eine weitere Entwicklung: Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei wird sich kurzfristig und flächendeckend durchsetzen. Dabei wissen viele Kanzleien gar nicht, wo sie anfangen sollen. Auf Basis erfolgreicher Digitalisierungsprojekte in Anwaltskanzleien möchten wir Ihnen den Ablauf, die Ziele, Meilensteine und Erfahrungen vorstellen. Sichern Sie sich direkt einen Teilnehmerplatz mit dem Antwortfax.

Ihr Wegweiser für die Kanzlei-Digitalisierung

Ziel der Veranstaltung ist es, dass jeder Teilnehmer einen Fahrplan für die Digitalisierung und Gleichgesinnte zum Austausch im weiteren Ablauf aufbaut. Dafür haben wir ein Experten-Team zusammengestellt, dass vor Ort mit Ihnen die unterschiedlichen Facetten der Digitalisierung mit Ihnen beleuchtet. Vom Projektmanagement über
den Scan-Prozess, den RA-MICRO E-Workflow, die Einbindung des beA, Aufbau eines Diktier-Workflows bis zur Sicherstellung von Datenschutz, IT-Sicherheit und Ausfallsicherheit bieten wir Ihnen praktische Lösungsansätze und bewährte Innovationen. Wir freuen uns auf eine zukunftsweisende Veranstaltung mit Ihnen.

Die „Agenda“

Die Anmeldung

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung mit diesem Antwortfax.

Was lange währt, wird endlich gut. Im vierten Anlauf ist das besondere elektronische Anwaltspostfach beA nun wirklich online und kann, sollte und muss genutzt werden. Ohne eine eigentlich geplante Übergangsfrist tritt die passive Nutzungspflicht ebenfalls am 3. September 2018 in Kraft. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte müssen also in der Lage sein, neue Nachrichten im beA zu empfangen und zu verarbeiten.

beA: Nur der Anfang einer flächendeckenden Kanzlei-Digitalisierung

Zunächst wirkt die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs unspektakulär: Berufsträger erhalten einfach nur ein weiteres E-Mail-Postfach. Das beA wird jedoch zum verpflichtenden Kommunikationskanal im Rechtsverkehr und das wird Folgen haben. Die bisher weit verbreitete Praxis, E-Mails und digitale Schriftsätze auszudrucken, wird einfach zu aufwändig. (Fast) alle Kanzleien werden daher kurz- und mittelfristig auf eine digitale Arbeitsweise umstellen. Einige wenige haben bereits damit begonnen und wir freuen uns, dass wir sie dabei begleiten durften. Vom Projektmanagement über die Umstellung der Scan- und Verarbeitungsprozesse, Softwareanpassungen, Schulungen und Installationen bis zur nachhaltigen Veränderung der Kanzleikultur konnten wir viele wertvolle Erfahrungen aufbauen. Gerne begleiten wir auch Sie bei der Digitalisierung der Kanzlei.

Kanzlei-Digitalisierung: Ein Schritt nach dem anderen

Bevor wir nun das Großprojekt Digitalisierung in Ihrer Kanzlei anstoßen, beginnen wir erst einmal mit der Unterstützung zur Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches. Hierfür haben wir ein paar Angebote für Sie vorbereitet:

Wie können wir Sie unterstützen? Senden Sie uns gerne Ihre Anfrage. 

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wird am 3. September 2018 freigeschaltet. Zu diesem Zeitpunkt, eventuell verlängert um eine vierwöchige Übergangsfrist, beginnt auch die passive Nutzungspflicht für jede Rechtsanwältin und jeden Rechtsanwalt. Allerdings ist der beA-Start zu diesem Zeitpunkt noch an Bedingungen geknüpft, dass bestehende Sicherheitslücken behoben werden. Wir wissen demzufolge einmal mehr nicht sicher, wann es losgeht. Nur eines wissen wir mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit: Es geht los.

beA einrichten oder warten?

Sie als Kanzlei stehen nun vor einem Dilemma: Auf der einen Seite müssen Sie zum Start der passiven Nutzungspflicht über ein empfangsbereites beA-Postfach verfügen, auf der anderen Seiten möchten Sie nicht (schon wieder) Geld und Zeit investieren, um dann von einer weiteren Verzögerung zu erfahren. Sie benötigen also die Möglichkeit, sich bereits einen garantierten Einrichtungstermin zu sichern, von dem Sie jedoch kostenfrei zurücktreten können, falls sich der Zeitplan verändert. Genau das bieten wir Ihnen heute an.

Garantierten Termin ohne Risiko sichern

Reservieren Sie mit dem Antwortfax einen Termin zur beA-Einrichtung. Es ist absehbar, dass unsere Techniker und Schulungskräfte im Herbst ausgebucht sein werden, da möchten wir unseren Kunden die Möglichkeit einer Vorzugsbehandlung geben. Sollte sich die Einführung des beA und der passiven Nutzungspflicht um mehr als 4 Wochen verzögern, können Sie die Buchung einfach stornieren oder einen neuen Termin vereinbaren. Jetzt mit dem Antwortfax risikolos einen garantierten Termin sichern… 

Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, Anwalt Rechenzentrum, Hosting, Rechtsanwalt, RA-MICRO CloudWie sieht eigentlich die IT-Strategie Ihrer Kanzlei aus? Das beA hat zwar einmal mehr eine unfreiwillige Pause eingelegt, dennoch ist die Digitalisierung des Rechtsmarkts in vollem Gange. Darüber hinaus erlebt das rechtliche Umfeld für IT-Dienstleistungen mit der Berufsrechtsreform und der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung eine nie dagewesene Dynamik.

Komplexe Systeme einfach erklärt

Wir laden Sie herzlich ein, in drei Stunden komprimiert die wichtigsten Rahmenbedingungen für Ihre Kanzlei-IT zu reflektieren:
• Welche Änderungen und Regelungen im Berufs- und Datenschutzrecht sind zu beachten?
• Wie kann die Kanzlei-IT grundsätzlich aufgebaut werden, um sicheres und reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten?
• Sind 100 % Sicherheit in der Kanzlei-IT möglich?
• Welche Auswirkungen haben Digitalisierung, Automatisierung und Legal Tech für die Anwaltskanzlei?
• Welche Voraussetzungen müssen für die Auslagerung der Kanzlei-IT in ein Rechenzentrum erfüllt sein?

Termine und Orte

Agenda

14:00 Uhr

EU-DSGVO, StGB, BRAO, BORA:Was muss nach den Änderungen im Berufs- und Datenschutzrecht in der Kanzlei beachtet werden?

Referentin: Rechtsanwältin Tina Ablas, Kanzleiberaterin

14:45 Uhr

Grundstrukturen der Kanzlei-IT – komplexe Systeme verständlich erklärt: Über Fileserver, Terminalserver, Rechenzentren und ihre Bedeutung für die Anwaltskanzlei.

Referent: Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführender Gesellschafter der Michgehl & Partner GmbH und Ismail Aksoy, Kanzleiberater

15:30 Uhr

Kaffeepause

15:45 Uhr

100% Sicherheit gibt es nicht? Mit der Cyberrisk-Versicherung Haftungsfallen zuverlässig vermeiden.

Referent: Manuel Pester, Referent für Cyberversicherungen der Deutschen Anwalt- und Notarversicherung DANV

16:15 Uhr

Digitalisierung und Automatisierung in der Anwaltskanzlei: Auch ohne beA in vollem Gange. Praxisbeispiele und Anwendungsszenarien von Legal Tech in der Kanzlei.

Referent: Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH

17:00 Uhr

Ausklang und Raum für Gespräche

Sonderaktion bis zum 31. März 2018: Kostenlose IT-Strategieberatung

Wenn Sie zu den angegebenen Terminen nicht teilnehmen können, machen wir Ihnen bei Rückmeldung bis zum 31. März 2018 ein besonder es Angebot: Wir führen gemeinsam mit Ihnen eine kostenlose IT-Strategieberatung durch (Normalpreis 299,00 €). Senden Sie uns einfach und formlos Ihre favorisierte Option per Mail an info@michgehl.de. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Basis einer reibungslosen Kanzlei-IT. Gerne begleiten wir Sie dabei.

Deutsches Anwaltsrechenzentrum, Anwalt, Hosting, Housing, Rechenzentrum, Kanzleisoftware, SaaS, RA-MICRO Cloud, Cloud, Dictanet, Dragon, Die Anforderungen von Anwaltskanzleien an ihre IT-Systeme lassen sich schnell zusammenfassen:

  • Performance: Die IT soll schnell und zuverlässig laufen.
  • Sicherheit: Systemausfälle und Datenverlust sollen zuverlässig vermieden werden.
  • Mobilität: Arbeiten soll zu jeder Zeit und an jedem Ort möglich sein.
  • Auslagerung: Wir möchten so wenig wie möglich damit zu tun haben.

Die Lösung für diese Anforderungen bietet das Deutsche Anwaltsrechenzentrum:

  • Performance: Standardisierte und zentralisierte Systeme bieten einen deutlichen Vorteil in der Geschwindigkeit und Stabilität. Bei unseren Kunden können wir in der Regel eine Verdoppelung der Geschwindigkeit der Kanzleisoftware nach dem Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum feststellen. Hilfreich ist dabei, dass wir Speicherplatz, Rechenleistung und Arbeitsspeicher per Knopfdruck erweitern können.
  • Sicherheit: In einem Rechenzentrum sind Absicherungsmaßnahmen möglich, die sich in einer Anwaltskanzlei nicht realisieren lassen: 24-Stunden-Wachschutz, Videoüberwachung, Argon-Gaslöschanlage, Feuerfeste Bauzellen, redundante Server, mehrfache Strom- und Datenleitungen sowie eine zentrale Administration aller Systeme führen zu höchster IT-Sicherheit.
  • Mobilität: Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum bietet Ihre Kanzlei-IT auf Knopfdruck an. Es genügt ein beliebiges Endgerät mit Browser und Internetanschluss, um darauf zuzugreifen. Ob mobile Arbeit oder Home Office: Ihre Kanzlei-IT ist immer erreichbar. Sollte einmal keine Internetverbindung zur Verfügung stehen, lassen sich die benötigten Daten zuvor lokal speichern.
  • Auslagerung: Viele Anwaltskanzleien berichten uns nach dem Umzug ins Deutsche Anwaltsrechenzentrum: „Es ist jetzt so ruhig hier“. Doch nicht der Platzbedarf und die Lautstärke sprechen gegen einen Server in der Kanzlei. Es wird immer wieder dazu kommen, dass IT-Dienstleister oder die Mitarbeiter die laufende Arbeit aufgrund von IT-Einsätzen stören. Durch konsequente Auslagerung eliminieren Sie diese Störungen. Dabei steht das Deutsche Anwaltsrechenzentrum in Düsseldorf in einem eigenen Bereich ausschließlich für Berufsträger und wird von namentlich benannten und zur Verschwiegenheit verpflichteten IT-Fachleuten betreut.


 

Digitalisierung Anwaltskanzlei, Legaltech, RechenzentrumDie Anwaltskanzlei Koch, Badde, Lackner in Bottrop hat sich entschieden, zu Beginn des Jahres 2017 mit der Digitalisierung der Kanzleiabläufe zu beginnen. Beratend begleitet wurden sie dabei von der Michgehl & Partner GmbH. Der Projektverlauf zeigt deutlich, dass gar nicht so viele Maßnahmen notwendig sind, um die Papierakten aus dem Umlauf zu nehmen. Wir möchten die wesentlichen Schritte kurz darstellen.

Veränderung beginnt im Kopf – und zwar gemeinsam

Kanzlei-Workshop: Zu Beginn des Jahres haben wir für einen Tag die Kanzlei geschlossen und mit allen Mitarbeitern einen Kick-Off Workshop durchgeführt. Hier wurde zunächst das Projekt vorgestellt und jeder Mitarbeiter nach seinen Zielen oder Bedenken gefragt. Die Diskussion war weit weniger hitzig, als man vielleicht vermuten könnte. So waren jedoch zu Beginn alle Mitarbeiter ins Boot geholt und wir wussten bereits recht genau, wer ein Unterstützer und wer eher ein Gegner der anstehenden Veränderungen sein wird. Im nächsten Schritt haben wir die bestehenden Abläufe der Kanzlei aufgenommen, hinterfragt und die neuen Soll-Prozesse in der papierlosen Kanzlei definiert. Hierbei sind auch gleich die ersten Quick Wins entstanden: Prozesse, die jeden Tag Zeit kosten, die aber niemand benötigt – also gleich weg damit.

Professionelles Management des Change-Prozesses: Webseite, Soll- und Ist-Prozesse, To-Do-Liste

Maßnahmenplan: Ergebnis des ersten Workshops war im Kern eine To-Do-Liste mit allen zu erledigenden Arbeiten. Neben den bisherigen und zukünftigen Prozessen wurde diese Liste auf einer eigens erstellten Projekt-Webseite zur Digitalisierung der Kanzlei dargestellt. Wesentliche Inhalte waren die Verbesserung des Scan-Prozesses mit automatischer Zuordnung der Dokumente, die Herstellung einer besseren Verfügbarkeit der IT durch eine Veränderung des Backup-Verfahrens zur schnelleren Rekonstruktion und die Erstellung neuer Regeln zum Umgang mit digitalen Dokumenten. Hier sammeln sich noch viele kleine Detailaufgaben, die nicht im Einzelnen wiedergegeben werden sollten – es wurde jedoch schnell klar: Am 1. April können wir die Papierakten zumindest aus dem Umlauf nehmen.

Einführung der digitalen Akte und Entfernung der Papierakte

Umsetzung: Nach erfolgreicher Umsetzung der wesentlichen vorbereitenden Punkte aus dem Maßnahmenplan wurde tatsächlich am 1. April 2017 der neue Workflow eingeführt: Papierdokumente durchlaufen noch manuell den Stempel- und Fristenprozess und werden anschließend eingescannt und ausschließlich digital weiterverarbeitet. Hier bedurfte es natürlich einiger Anpassungen und Umgewöhnungen, aber nach wenigen Tagen hatte sich der Zeitaufwand für das Umhertragen von Akten bereits deutlich reduziert. Auch für das Offline-Arbeiten bei Gericht und viele weitere Fragestellungen wurde eine passende Lösung gefunden.

Digitalisierung ist nur der Anfang – auf dem Weg zur Automatisierung

Automatisierung: Die Abschaffung der Papierakte ermöglicht einen wesentlichen weiteren Schritt: Die Automatisierung von Abläufen. So haben wir zunächst im Notariat begonnen, die Erstellung von Verträgen wesentlich zu vereinfachen. Mithilfe von RA-MICRO WDM-Textbausteinen, Schnittstellen zur Kanzleisoftware und individuellen Abfragemasken können zu Beginn die wesentlichen Daten einmalig erfasst werden. Alle folgenden Dokumente, beispielsweise eines Hauskaufs, werden auf Knopfdruck erstellt – rechtssicher und fehlerfrei noch dazu.

Gerne beraten wir Sie zur Digitalisierung und Automatisierung in Ihrer Anwaltskanzlei. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. 

RA-MICRO, Dictanet, Deutsches Anwaltsrechenzentrum, Michgehl und Partner, Kanzlei-IT, Hosting, IT-Sicherheit, Digitalisierung, Legal TechSeit 30 Jahren begleiten wir Anwaltskanzleien bei der einfachen und sicheren digitalen Arbeit – 20 davon als GmbH. Noch nie konnten wir dabei eine so außerordentliche Dynamik beobachten wie heute. Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, neue Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung sowie zunehmende Konzentration und Spezialisierung werfen neue Fragen, neue Risiken und neue Chancen auf.

Vorträge und Networking, Barbecue und Cocktails

Deshalb möchten wir unser 20-jähriges Firmenjubiläum mit Ihnen in Form eines
Anwaltsforums feiern: Wir bieten Ihnen die Gelegenheit, in Fachvorträgen neue
Impulse zu erhalten, mit anderen Kollegen zu netzwerken und zu diskutieren und im Anschluss bei Barbecue und Cocktails mit uns zu feiern. Der Golfclub Münsterland e.V. bietet uns dafür einen würdigen Rahmen. Wir freuen uns auf einen erkenntnisreichen und feierlichen Tag mit Ihnen! Sichern Sie sich gleich ein oder zwei Teilnehmerplätze mit dem Anmeldefax.

Die Agenda: Digitalisierung, beA und Deutsches Anwaltsrechenzentrum

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12:30 – 13:00 – Eintreffen der Teilnehmer und Sektempfang

13:00 – 13:30 – Begrüßung und Einleitung: 20 Jahre Michgehl & Partner – ein Rück- und Ausblick. Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling

13:30 – 14:30 – Willkommen in Digitalien!
Wahnsinn, Vision und Wirklichkeit. Mythos Disruption, Chancen der Digitalisierung und neue Märkte für die Kanzlei von morgen. Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare,  Expertin Anwalt 4.0, Fachbuchautorin, Referentin, Autorin, Moderatorin

14:30 – 15:00 – Networking und Nahrungsaufnahme

15:00 – 15:30 – Digitalisierung, Automatisierung, Legal Tech: Wie sollten sich Anwaltskanzleien strategisch positionieren und
operativ aufstellen, um von der Digitalisierung zu profitieren? Dipl.-Kfm. Holger Esseling

15:30 – 16:00 – Das Deutsche Anwalts-Rechenzentrum: Ein Erfahrungsbericht von der Auslagerung der Kanzlei-IT bei CNH-Anwälte in Essen. Rechtsanwalt Ralf Heidemann und Franz-Josef Michgehl

16:00 – 16:30 – Die digitale Kanzlei in der Praxis: Konkrete Hürden und Lösungen auf dem Weg von der Papierakte zur elektronischen Akte in der Kanzlei Koch, Badde, Lackner in Bottrop. Rechtsanwalt Christoph Badde

16:30 – 17:00 – beA-Workshop: Aktueller Stand und weitere Entwicklung. Rechtsanwältin Tina Ablas und Kanzleiberaterin Jasmin Besseling

17:00 – 19:00 – Barbecue und Cocktails mit Ausblick über den Golfplatz

Wir freuen uns auf Sie! Zum Anmeldefax…

anwalt, rechenzentrum, ra-micro cloudAm 25. und 26. Mai fand in der Messe Essen der 68. Deutsche Anwaltstag statt. Unter dem Motto „Innovationen und Legal Tech“ wurden nicht nur juristische Fragestellungen im umfangreichen Fachprogramm bearbeitet – auch die Technik gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA beschleunigt den Trend zur Digitalisierung der Kanzlei, welche wiederum nur ein erster Schritt auf dem Weg zur Automatisierung von Kanzleiabläufen ist. Besonders einfach lassen sich übrigens Prozesse der Dokumentenerstellung und –verarbeitung automatisieren: Ein wesentlicher Grund für den aufkommenden Legal Tech-Boom.

IT wird vom Hilfsmittel zum wesentlichen Element der Kanzleistrategie

Beschäftigt man sich mit der Frage, welche Folgen Digitalisierung und Automatisierung für Anwaltskanzleien haben werden, dann teilt sich der Markt in Unterlasser und Unternehmer: Während die einen noch hoffen, dass der Wandel ohne Schaden an ihnen vorbeizieht, gestalten andere bereits die Zukunft ihrer Kanzlei aktiv und nutzen die Grenzkosten nahe Null für völlig neue Geschäftsmodelle. Und eben dieser Punkt der niedrigen Grenzkosten, also der Kosten pro zusätzliches Mandat, zieht auch Kapitalanleger magisch an: Hier lässt sich mit geringem Risiko ein reproduzierbarer Ertrag generieren – ein Perpetuum Mobile, eine Gewinnmaschine. Erreicht wird das durch hinreichende Spezialisierung und konsequente Automatisierung. So verliert der Allround-Anwalt sukzessive Zuständigkeitsbereiche und fängt am Ende das auf, was sich nicht standardisieren lässt und dementsprechend wenig wertschöpfend ist.

IT-Lösungen für Kanzleien auf der AdvoTec

Möchte der Besucher des Deutschen Anwaltstags erfahren, welche IT-Dienste er bereits heute im Kanzleialltag nutzen kann, dann besucht er die Fachmesse AdvoTec, die jedes Jahr begleitend stattfindet. Über 70 Aussteller zeigten in Essen auf 800 m² die gesamte Bandbreite von Kanzleisoftware über Markting- und Informationsdienstleister bis hin zu hochinnovativen IT-Lösungen wie dem Deutschen Anwaltsrechenzentrum.

Ihre Kanzlei-IT, so einfach und sicher wie nie zuvor

Entwickelt wurde das Deutsche Anwaltsrechenzentrum von der Michgehl & Partner GmbH. Seit 30 Jahren macht das Unternehmen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. in Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München. In dieser Zeit haben sie tausende Kanzleien von innen gesehen und sind zu dem Schluss gekommen, dass eine Standardisierung und Zentralisierung der Kanzlei-IT dringend nötig ist. Ziel ist es vor allem, die IT-Sicherheit deutlich zu erhöhen und die Stabilität und Geschwindigkeit der Anwendungen zu steigern, auf die von jedem Ort aus zugegriffen werden kann. So erfreute sich der Stand des Deutschen Anwaltsrechenzentrum auch größter Beliebtheit auf der AdvoTec 2017. Weitere Informationen finden Sie auf www.deutsches-anwaltsrechenzentrum.de

 

RA-MICRO Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, Anwaltskanzlei, Anwalt, Kanzleiberatung, Anwaltssoftware, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, elektronischer Rechtsverkehr, ERVDie flächendeckende Digitalisierung der Anwaltschaft wird in großen Kanzleien längst umgesetzt und ist so langsam in den Köpfen der meisten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte angelangt. Umso wichtiger ist es, sich die Möglichkeiten elektronischen und mobilen Arbeitens live anzusehen.  Am 2. Mai 2017 in Rosenheim und am 4. Mai 2017 in München stellt Rechtsanwalt Dr. Peter Becker, Programmarchitekt und Gründer von RA-MICRO seine Sicht auf die Kanzlei-EDV im 21. Jahrhundert vor.

 

Themenschwerpunkte:

Virtuelle Kanzleiorganisation

Elektronischer Dokumenten-Workflow

Spracherkennung

Anwaltliche Mobilität

Smartphone und Tablet Nutzung

 

Termine und Anmeldung:

2. Mai 2017, 16:00 – 18:00 Uhr, Kultur-und Kongresszentrum Rosenheim. Zum Anmeldeformular Rosenheim…
4. Mai 2017, 16:00 – 18:00 Uhr, BMW Welt München. Zum Anmeldeformular München…

 

Die Teilnahme ist kostenlos. Für die weitere Planung bitten wir höflich um eine Anmeldung. Bitte nutzen Sie hierfür das entsprechende Anmeldeformular, welches Sie auch am Bildschirm ausfüllen und uns per E-Mail oder per Fax zurücksenden können. Für weitere Rückfragen zu diesen Veranstaltungen steht Ihnen Frau RAin Andrea Brandenburg gerne telefonisch zur Verfügung: 030 – 435 98 500.