IT-Lösungen zum Umgang mit COVID-19

Die rasante Ausbreitung des Virus COVID-19 sowie die nachdrücklichen Aufrufe, zwischenmenschliche Kontakte so weit wie möglich zu vermeiden, stellen Kanzleien und Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen. Insbesondere das dezentrale Arbeiten aus dem Home Office sowie die rein virtuelle Zusammenarbeit mit Mandanten und Partnern sind für viele Kanzleien Neuland. Dabei ist die aktuelle Krise eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wie weit die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei bereits fortgeschritten ist. Vollständig digitalisierte Kanzleien können ohne großen Aufwand innerhalb weniger Stunden auf das Arbeiten im Home Office umstellen. 

Wir bei der Michgehl & Partner GmbH sind bereits gut vorbereitet in diese neue Krise gegangen und setzen selbst einige etablierte IT-Lösungen ein, um auch ohne direkten Kontakt erfolgreich arbeiten zu können. Gerne möchten wir unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen, um Ihnen die nun erschwerte Kanzleiarbeit zu erleichtern.

Direkt zu Beginn der „Corona-Krise“ haben wir bei der Michgehl & Partner GmbH Home Office angeordnet. Da wir unsere IT seit zwei Jahren im Rechenzentrum betreiben und auch unsere Telefonanlage „in der Cloud“ ist, konnten wir ohne weitere technische Maßnahmen einfach den Arbeitsort nach Hause verlegen. Die Mitarbeiter haben Ihre Notebooks und teilweise ihre Telefone mitgenommen, sie zu Hause wieder verbunden und waren vollständig arbeitsbereit. 

Im weiteren Verlauf der Krise haben wir zudem auf ein paar Anwendungen zurückgegriffen, um die Kommunikation zu vereinfachen. Unsere eigene Telefonkonferenz leistet uns seit Jahren gute Dienste und wird nun stärker frequentiert: Einfach per Telefon einwählen und sprechen mit mehreren Teilnehmern. Darüber hinaus möchte man sich ja auch manchmal sehen – gerade längere Meetings werden per Telefon schnell ermüdend und irgendwie bekommt man nicht den „richtigen Draht“ zueinander. Das lösen wir in den letzten Tagen und Wochen vermehrt per Webmeeting. So treffen wir uns jeden Morgen im Führungskreis zur aktuellen Lageeinschätzung und Abstimmung der Maßnahmen. Mit einem Bild der anderen vor Augen ist die Diskussion wesentlich lebendiger und produktiver. 

Gerne stellen wir Ihnen diese Werkzeuge und weitere geeignete Lösungen für Kanzleien im Folgenden detaillierter vor. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um weitere Details zu erfahren und die Umsetzung zu besprechen. 

Eine Grundvoraussetzung für das mobile Arbeiten ist eine verschlüsselte Verbindung von einem Endgerät in die Kanzlei. Am einfachsten lässt sich das mit einem Terminalserver oder im Deutschen Anwaltsrechenzentrum umsetzen. Doch selbst wenn ihre Anwendungen noch lokal auf den Arbeitsplatzrechnern in der Kanzlei betrieben werden, können wir eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihrem Heimarbeitsplatz und Ihrem Kanzleiarbeitsplatz herstellen. So können Sie auch zu Hause wie gewohnt arbeiten und steuern Ihre vertraute Umgebung einfach aus der Ferne.

Nutzen: Arbeiten aus dem Home Office heraus möglich. 

Kosten: Nach Aufwand. Je nach Ausgangsvoraussetzungen werden die Kosten 50-150 € pro Arbeitsplatz betragen. 

Die bestmögliche Lösung für sicheres und mobiles Arbeiten bietet ein Rechenzentrum. Hier werden alle wichtigen Anwendungen und IT-Systeme zentral auf dem Server betrieben, der zudem in einem hochsicheren Rechenzentrum betrieben wird – wir nennen es „artgerechte Haltung“. Der wesentliche Zusatznutzen: Wir betreiben das Gesamtsystem und garantieren die Verfügbarkeit vertraglich und mit Strafzahlungen bewährt. 

Als Berufsträger müssen Sie bei der Wahl des Rechenzentrums alle straf- und berufsrechtlichen Vorgaben beachten. Daher scheidet der Großteil der Anbieter aus: Sie können in den allermeisten Fällen nicht feststellen, wer wirklich auf Ihre Daten zugreifen kann. Und damit können Sie diese Menschen auch nicht wie vorgeschrieben persönlich zur Verschwiegenheit vergattern. Es bleiben aus unserer Sicht drei Lösungen: 

  • Deutsches Anwaltsrechenzentrum – die etablierte Rundum-sorglos-Lösung für Rechtsanwälte. Im ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Düsseldorf werden ausschließlich Server von Berufsträgern betrieben und Sie können einen Techniker und seinen Vertreter persönlich zur Verschwiegenheit verpflichten. Die garantierte Verfügbarkeit beträgt von 99,5%. 
  • RA-MICRO vCloud – die Lösung des Marktführers. Eine preislich interessante Alternative insbesondere für kleinere Kanzleien. Die Datensicherheit wird über ein verschlüsseltes Bitlocker-Laufwerk sichergestellt. 
  • Lokales Rechenzentrum – für alle, die Ihre Daten im Haus behalten möchten. Wer auf die Sicherheitsvorkehrungen eines Rechenzentrums (24/7 Zutrittskontrolle, redundante Strom- und Datenleitungen, Gaslöschanlage, Replikationsserver etc.) verzichten kann, für den betreiben wir ein kleines Rechenzentrum auch in der Kanzlei. 

Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden: Die Michgehl & Partner GmbH begleitet Sie gerne von der Beratung bis zur Umsetzung. Wir selbst betreiben seit zwei Jahren unsere IT im Rechenzentrum und konnten zu Beginn der Corona-Krise direkt zur vollständigen Arbeit im Home Office übergehen. 

Nutzen: Mobiles Arbeiten, höchstmögliche Sicherheit und Auslagerung der IT-Verantwortung

Kosten: ca. 100-140 € pro Arbeitsplatz pro Monat

Ein besonders wichtiger Kommunikationskanal, auch und gerade in Zeiten eingeschränkter Mobilität, ist das Telefon. Um aus dem Home Office heraus vollumfänglich arbeiten zu können, sollte Ihre Telefonanlage über folgende Funktionen verfügen:

  • Rufnummernweiterleitung: Nicht nur bei eingehenden Anrufen möchten Sie sehen, wer Sie am anderen Ende der Leitung erwartet. Auch Sie können von unterwegs oder aus dem Home Office heraus mit Ihrer Büronummer telefonieren. 
  • Workflow-Manager: Sie sollten in einer verständlichen grafischen Oberfläche selbst und flexibel gestalten können, welche Anrufe wohin weitergeleitet werden, welche Regeln gelten und welche Warteschlangen und Anrufbeantworter angesteuert werden. 
  • Smartphone-App: Ihre Telefonanlage sollte Ihnen ermöglichen, vom Smartphone aus wesentliche Funktionen zu steuern, Anrufe und Kontakte zu verwalten und wie in der Kanzlei zu kommunizieren.
  • Anwesenheitsstatus: Die dezentrale Zusammenarbeit wird erheblich erleichtert, wenn Sie jederzeit sehen, wer anwesend, abwesend, im Gespräch, krank oder gerade nicht erreichbar ist.
  • Chatfunktion: Auch die schnelle Kommunikation per Chat ist bei vielen Telefonanlagen möglich. 
  • Einfache Einwahl von einem anderen Ort aus: Im einfachsten Fall nehmen Sie Ihre Telefon vom Arbeitsplatz mit nach Hause, verbinden es mit Ihrem Netzwerk und sind genau so verbunden und arbeitsfähig, wie Sie es in der Kanzlei sind. 
  • Mail2Fax und Fax2Mail: Ihre Faxe sollten direkt digital per Mail eingehen und versendet werden, damit Sie den vollen Zugriff auch von zu Hause aus haben. 

Diese und viele weitere Funktionen bietet unsere IP-basierte Telefonanlage, die wir Ihnen zum monatlichen Festpreis zur Verfügung stellen. Sie müssen keine neue Telefonanlage kaufen und können eventuell sogar Ihre bestehenden Endgeräte weiterverwenden. 

Nutzen: Vollzugriff auf die Kanzlei-Telefonie aus dem Home-Office heraus

Kosten: ab 9,99 € pro Mitarbeiter pro Monat 

Telefonkonferenzen bieten eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, sich mit mehreren Teilnehmern telefonisch abzustimmen. Wichtig ist hierbei eine feste Rufnummer, die sich nicht ändert und allen Beteiligten bekannt ist. Gerne richten wir für Sie eine feste Telefonkonferenznummer ein, um mindestens für die Zeit der eingeschränkten Mobilität besser mit Kollegen und Mandanten kommunizieren zu können. Wir selbst nutzen diese Lösung und können sie uneingeschränkt empfehlen. 

Nutzen: Eigene Telefonkonferenz mit fester Rufnummer

Kosten: 14,99 € pro Monat, monatlich kündbar

In Zeiten eingeschränkter Mobilität und persönlicher Kontakte ist es umso wichtiger, den Kontakt zu Mandanten, Partnern und Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Gerade wenn man sich dabei auch ins Gesicht sehen oder Dokumente gemeinsam betrachten und bearbeiten möchte, ist ein Webmeeting das Mittel der Wahl. Die eingesetzte Lösung sollte dabei natürlich höchsten Sicherheitsstandards genügen und verschlüsselte Kommunikation erlauben. 

Gerne richten wir Ihnen einen Webmeeting-Raum (oder mehrere) ein, damit Sie mindestens für die Zeit der „Corona-Krise“ Gesprächspartner zu einer Videokonferenz einladen können oder Ihre Teammeetings darüber organisieren können. Wir setzen diese Lösung selbst in den letzten Wochen vermehrt ein und sind von den Funktionen, der Einfachheit und der Qualität überzeugt. 

Nutzen: Eigener Raum für Videokonferenzen

Kosten: 59,- € pro Monat, monatlich kündbar, einmalige Einrichtung 59,- €

Warum nutzen Sie anfallende Zwangspausen nicht zur Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter? Wir vereinbaren aktuell mit vielen Kanzleien, anstehende Schulungen nicht in der Kanzlei sondern online durchzuführen. Hierbei nutzen wir ebenfalls unsere Lösung zur Durchführung von Webmeetings, treffen uns dort virtuell mit mehreren Teilnehmern, teilen Bildschirminhalte und führen die Schulung fast wie gewohnt durch. Die Erfahrungen hierbei sind durchweg positiv und so langsam werden entgegen unseren Befürchtungen die Termine für mögliche Onlineschulungen knapp. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um eine Online-Schulung zu vereinbaren. 

Nutzen: Schulung ohne Ansteckungsgefahr und Reisekosten

Kosten: 4,5-stündige RA-MICRO Onlineschulung 650 € 

Home Office? Aber sicher! Die vermehrte Heimarbeit zieht offenbar Cyber-Kriminelle magisch an: Millionen Menschen arbeiten plötzlich an kaum geschützten Computern und öffnen damit neue und zusätzliche Sicherheitslücken. Beachten Sie daher ein paar Tipps – wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung: 

  • Verschlüsselung: Lassen Sie nur verschlüsselte Verbindungen in Ihre Kanzlei zu. Der Standardweg ist der der Aufbau eines VPN (Virtual Private Network)
  • E-Mail-Verkehr: Aktuell nehmen die Angriffe per Mail wieder deutlich zu. In der Regel verbirgt sich hinter einer seriös scheinenden Bewerbung oder Rechnung eine Anwendung, die als Vorstufe eines Crypto-Trojaners agiert. Sie lädt im Anschluss selbständig weitere Daten aus dem Internet, verschlüsselt dann Ihre gesamte Kanzlei-IT und erpresst Sie zur Zahlung von Lösegeld. Nutzen Sie daher Mailsicherheitsprogramme und sensiblisieren Sie Ihre Mitarbeiter. 
  • Datensicherung: Was auch immer geschieht, eine Datensicherung ist die Lebensversicherung einer Kanzlei gegen jede Art von Datenverlust. Hier dürfen einfach keine Kompromisse gemacht werden. Dazu gehören regelmäßige Datenrekonstruktionen, um zu wissen, ob Sie Ihre Daten überhaupt wiederherstellen können und wie lange das dauert. 
  • Firewall: Wer genau hat welchen Zugriff auf Ihre Kanzlei-IT? Ohne eine professionell gemanagte Firewall können Sie das kaum steuern. Spätestens in Zeiten zunehmender Verbindungen von außen wird diese Sicherheitseinrichtung zur Pflicht. 
  • Welche Geräte nutzen Ihre Mitarbeiter und Sie selbst im Home Office? Stellen Sie sicher, dass die PCs und Notebooks über einen hinreichenden Virenschutz verfügen und dass alle Sicherheitsupdates durchgeführt werden. Räumen Sie den Nutzern nur so viele Rechte ein, wie sie auf dem Server unbedingt benötigen. Schadsoftware kann nur die Rechte nutzen, die auch eingeräumt wurden. 

Die Daten Ihrer Kanzleisoftware dürfen einfach nicht untergehen. Um sicherzugehen, dass Ihre Akten und Dokumente verfügbar bleiben, bieten wir Ihnen mit dem RA-MICRO Online Backup eine zusätzliche verschlüsselte Sicherung an einem anderen Ort. 

Nutzen: Sicherheit gegen Datenverlust

Kosten: ab 24 € monatlich

Wir wünschen Ihnen in erster Linie Gesundheit und eine erfolgreiche Bewältigung der anstehenden Herausforderungen – persönlich und geschäftlich. Wir freuen uns, Sie zu begleiten.  

Ihr Team von Michgehl & Partner