Rechtsanwälte & Steuerberater Spratte Riepe Pickard im Deutschen Anwaltsrechenzentrum

Referenzstory Spratte Riepe Pickard, Rechtsanwälte & Steuerberater, Dortmund

Seit Februar 2018 sind wir Kunden des Deutschen Anwaltsrechenzentrums. Aus technischer und kaufmännischer Sicht war das eine der besten Entscheidungen der letzten Jahre.

Wir sind eine kleine Kanzlei mit drei Inhabern und einer starken Spezialisierung im Strafrecht, Gesellschaftsrecht und Steuerrecht. Ein traditioneller Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist die Beratung von Unternehmen in Krise und Insolvenz.

Seit Gründung der Kanzlei in 2006 nutzen wir RA-Micro. Wir gehören zu der Generation von Anwälten, die seit ihrer Ausbildung die ungeheure Veränderung juristischen Arbeitens von der händischen Schlagwortsuche in den Bibliothekskatalogen bis hin zu elektronischen Datenbanken und integrierter Kanzleisoftware erlebt haben. Wir sind technik-affin und aufgeschlossen für die Digitalisierung, die auch unserem Berufsstand große Arbeitserleichterungen und Rationalisierung ermöglicht. Gleichzeitig glauben wir auch ganz selbstbewußt, daß ein guter Anwalt nur Zettel, Papier und einen Gesetzestext benötigt, um seine Mandanten zu beraten.

Aus dieser Überzeugung folgt die Erwartung, daß die IT den Berufsträgern dienen muß und nicht umgekehrt. Das war in den letzten Jahren, in denen wir die Kanzlei-IT auf eigenen Servern betrieben haben, immer weniger der Fall. Drei Umstände haben uns ins Rechenzentrum geführt:

Seit 2013 setzen wir in der Kanzlei neben RA-Micro auch DATEV ein. Dabei haben wir uns von Anfang an für eine ASP-Lösung entschieden, d.h. die Programme und Daten liegen im Rechenzentrum der DATEV und werden nur über den Bildschirm des Arbeitsplatzes aufgerufen. Für uns war das die erste Begegnung mit der „Cloud“. Von Installation, Updates, Abstürzen und Wartung befreit zu sein, war ein Augenöffner.

In 2016 mußte die Hälfte der Rechner der Kanzlei nach Beschädigung durch einen Virus neu installiert werden. Die Kosten und die verlorene Arbeitszeit waren ärgerlich genug. Ernüchternd war allerdings die anschließende Diskussion mit unserem Dienstleister, den wir mit der Wartung und Pflege unserer IT beauftragt hatten. Wenn IT-Dienstleister Kundensysteme betreuen, bleibt eine „Verantwortungslücke“ zwischen Kunde und Dienstleister. Letztlich mußten wir anerkennen, daß eine angemessene IT-Sicherheit, die auch den gestiegenen Erwartungen des Berufsrechts (und seit 2018 der DSGVO) Rechnung trägt, für eine kleine Kanzlei nahezu unbezahlbar ist.

In 2017 kam es zu einem irreparablen Absturz unseres Email-Servers. Auch unter Beteiligung des Herstellers Microsoft konnte der Fehler weder gefunden noch behoben werden. Ein Teil der Emails mußte aus unserer Sicherung mühsam per Hand wiederhergestellt werden. Wiederum mußten wir Dutzende von Arbeitsstunden (auch der Inhaber) einsetzen, um wieder arbeitsfähig zu werden. Uns wurde geraten, die Kanzlei-IT , die zuletzt in 2012 ausgetauscht worden war, umfassend zu erneuern. Unsere Wunschliste waren neue Hardware, SQL, Exchange-Server und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Das war in unserer bestehenden IT durch einen Terminal-Server dargestellt worden.

Die ersten Angebote zeigten schnell, daß wir wesentlich mehr Geld in die Hand nehmen sollten als in der Vergangenheit. Allein die Lizenzkosten von Microsoft waren inzwischen um den Faktor 4 gestiegen! Eine ehrliche Kalkulation müßte im übrigen die laufende Wartung und Systempflege, Stromkosten und auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter und Inhaber berücksichtigen. Wir sahen uns mit einer kaufmännisch unattraktiven Entscheidung konfrontiert und suchten eine Alternative.

Uns kam zugute, daß inzwischen die berufsrechtlichen Voraussetzungen geschaffen worden waren, daß auch Rechtsanwälte Cloud-Dienstleistungen nutzen und Arbeitsprozesse outsourcen durften. Das Deutsche Anwaltsrechenzentrum der Firma Michgehl und Partner GmbH war nach kurzer Recherche unser Wunschlösung.

„Wir garantieren vertraglich eine Verfügbarkeit von 99,5% und halten selbst den Kopf dafür hin. Damit haben wir das gleiche Interesse wie unsere Kunden: Die IT soll einfach laufen.“ Mit dieser knackigen Ansage hat uns Dipl.-Betriebswirt Jürgen Hennecke, Kanzleiberater bei Michgehl & Partner, angesprochen. Die Firma Michgehl hat Wort gehalten und seit knapp zwei Jahren können wir uns auf die Zuverlässigkeit, die Sicherheit und den Service uneingeschränkt verlassen. Gerne haben wir uns bereit erklärt, Referenzkunde zu sein.

Die Umstellung selbst verlief reibungslos. Ein Kollege befand sich gerade im Urlaub in den USA und erhielt seine Einrichtung und Einweisung per Fernwartung. Ein anderer Kollege ist eher ein Technikverweigerer und freute sich, daß jetzt auf Knopfdruck alles funktioniert.

Die Kanzlei-IT wissen wir in guten Händen, während wir dem nachgehen, was wir am liebsten tun: unsere Mandanten engagiert und erstklassig zu beraten.

Jörn-Peter Riepe

Rechtsanwalt