Kanzleistrategie, Marketing, Betriebswirtschaft für Rechtsanwälte, Kanzlei-IT und Organisation: Das Themenspektrum des Michgehl & Anwaltsforums scheint sich auch beim zweiten Mal zu bewähren und hat ein Ziel – unternehmerische Impulse an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zu geben und gemeinsam zu diskutieren. Nach der ungeplanten Großveranstaltung im vergangenen Jahr haben wir das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum bewusst kleiner gehalten und mit über 60 Anmeldungen genau die Zahl erreicht, die wir in unserem Stammhaus in Nordwalde bei Münster auch artgerecht empfangen können. Neben dem ganztägigen Workshop der Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann standen in der „Speaker´s Corner“ des Anwaltsforums Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei, mobiles Arbeiten, Digitale Akte, IT-Sicherheit, Kanzlei-IT aus dem Rechenzentrum und ein erster Live-Einblick in das besondere elektronische Anwaltspostfach beA auf dem Programm. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle einen Rückblick ermöglichen.
Strategie und Marketing in der Anwaltskanzlei
Die Hamburger Kanzleiberaterin Johanna Busmann ist vielen Rechtsanwälten gut bekannt: Als Autorin des Fachbuchs „Chefsache Mandantenakquise“ und Vortragsrednerin auf bundesweiten Anwaltsveranstaltungen hat sie sich insbesondere im Themenbereich anwaltliche Akquise einen guten Namen erarbeitet. So haben sich zum ganztägigen Workshop auch deutlich mehr Interessenten angemeldet als Plätze zur Verfügung standen. Umso mehr konnten sich die wirklich Teilnehmenden über einen intensiven Workshop freuen. Hier wurden grundsätzliche Fragen der Kanzleistrategie nicht nur diskutiert, sondern gleich in der Gründung fiktiver Anwaltskanzleien praktisch umgesetzt.
Der Nachmittag stand dann ganz im Zeichen der Webseite: Wie schaffe ich es bei Google auf die ersten Plätze? Wie kommuniziere ich nutzenorientiert? Wie gewinne ich auch online das Vertrauen meiner Besucher? Diese und weitere Fragen wurden anhand zahlreicher Praxisbeispiele und Checklisten intensiv bearbeitet. Wenig überraschend war demnach, dass sich die Teilnehmer in den Pausen zufrieden bis begeistert zeigten und mit vielen neuen Ideen und konkreten Umsetzungsvorlagen den Heimweg antraten. Aufgrund der hohen Zufriedenheit und der großen Nachfrage haben wir Frau Busmann direkt für einen Zusatztermin in Dortmund gewinnen können. Melden Sie sich direkt hier für den Workshop am 9. November an.
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Anwaltskanzlei
„Wer von Ihnen kennt die Umsatzrentabilität der Kanzlei?“ – auf diese Eingangsfrage von Dipl.-Kfm. Holger Esseling hoben immerhin drei der Anwesenden die Hand, wenn auch teils etwas zögerlich. In den darauf folgenden 50 Minuten stellte der Michgehl-Geschäftsführer ein grundlegendes Kennzahlensystem für Anwaltskanzleien vor. Anhand der BWA und der Sachkonten aus RA-MICRO lassen sich zunächst die Umsätze der einzelnen Referate und die Kosten auslesen. Nach der Aufschlüsselung der Kosten auf die einzelnen Kanzleibereiche kann die jeweilige Wertschöpfung ermittelt werden.
Da Zeit das wesentliche Kriterium der Ressourcenaufteilung ist, empfiehlt Esseling eine detaillierte Zeiterfassung, um auch die Mitarbeiterproduktivität, durchschnittliche Stundensätze und Abrechnungsquoten zu berechnen und letztlich die Rentabilität einzelner Mandate bestimmen zu können. Diese Informationen wiederum seien die Grundlage der strategischen Planung. Hinzu kommen Kennzahlen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Mandanten und Mitarbeiter. All diese Zahlen sind Esseling zufolge jedoch wenig aussagekräftig, sondern entfalten ihre Kraft erst im Vergleich mit Vorjahres- und Planwerten – und vor allem im Vergleich zu anderen Anwaltskanzleien.
Daher endete der Vortrag auch mit einer Einladung zur Gründung eines betriebswirtschaftlichen Arbeitskreises: Zehn Kanzleien ähnlicher Größe und Struktur, aber ohne direkte Konkurrenzsituation, treffen sich halbjährlich, um unternehmerische Fragen zu diskutieren. Die Grundlage bilden ihre pseudonymisiert eingegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Diese Art von Austausch hat der Referent bereits in anderen Branchen als sehr wertvoll erlebt und konnte sich gleich über die ersten fünf Interessenten freuen. Das kostenfreie Auftakttreffen wird am Mittwoch, den 07.12.2016, 14:00 – 17:00 Uhr in Düsseldorf stattfinden. Bei Interesse senden Sie schon jetzt gerne eine Mail an h.esseling@michgehl.de
Digitale Aktenführung mit E-Akte, Workflows und beA
Wenige Tage vor der geplanten Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA stellen sich viele Anwaltskanzleien die Frage, wie sie ihre Organisation auf die Digitalisierung vorbereiten können. Rechtsanwältin Tina Ablas hat dazu den Soll-Zustand in vielen Facetten dargestellt und aufgezeigt, welche Vorbereitungen die Kanzleien treffen müssen oder sollten. Vom Einscannen der Eingangspost über die elektronische Verarbeitung, Notizen und Verfügungen bis hin zum E-Brief und der kommenden Synchronisation der Kanzleisoftware mit dem beA: Für die meisten Anwaltskanzleien ist hier noch viel zu tun. „Nutzen Sie die Zeit bis zur verpflichtenden Einführung am 1.1.2018 zur Vorbereitung“, lautete der zentrale Appell. Wie gut Sie auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind, können Sie mit vier einfachen Fragen hier überprüfen: http://www.michgehl.de/erv-check/
Möglichkeiten der mobilen Arbeit
Ja, mit der Digitalisierung ist es wie mit einer Erkältung: Es wird erst schlimmer, bevor es besser wird… Für Juristen steht einiges an Arbeit an, um fit für den elektronischen Rechtsverkehr zu werden. Eine der lockenden Belohnungen ist dabei die Möglichkeit, vollständig zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Schon heute bestehen dazu einige Möglichkeiten, wie Alexander Pulvermüller anhand der Dictanet GO App und … mit der RA-MICRO GO App praktisch zeigten. So lassen sich Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet mobil mitnehmen, bearbeiten und mit dem Datenbestand in der Kanzlei synchronisieren. Michgehl-Kanzleiberaterin Jasmin Besseling zeigte zudem die Möglichkeit, einen komplett eingerichteten Kanzlei-Arbeitsplatz im Rechenzentrum von jedem Ort aus zu bedienen und damit auch auf mobilen Geräten einen Vollzugriff auf RA-MICRO und die Kanzleidaten zu erhalten. Diese Lösung wurde im folgenden Vortrag nach der Mittagspause vertieft.
Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum
Einen Meilenstein in der Entwicklung mobiler und sicherer Kanzleiarbeit stellten die beiden Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Holger Esseling gemeinsam vor: Die gesamte Kanzlei-IT im Deutschen Anwalts-Rechenzentrum. Wo bisher sehr heterogene und wenig sichere IT-Systeme in den einzelnen Kanzleien betrieben werden, stellt Michgehl & Partner ein zentral betriebenes und standardisiertes System in ihrem Rechenzentrum in Düsseldorf zur Verfügung. Für den Zugriff reicht ein Endgerät, egal ob PC, Notebook oder Tablet, sowie ein Internetanschluss. Das Endgerät dient dabei als Fernsteuerung, übermittelt Tastatur- und Mauseingaben und erhält den Bildschirminhalt als Ausgabe zurück. Die Systemanforderungen an das Gerät und die Verbindung sind daher minimal.
Alle kritischen Komponenten werden in diesem Konzept zentralisiert und von Michgehl & Partner betrieben. Kanzleien erhalten vertraglich garantierte Verfügbarkeiten und haben ansonsten mit der Server-Infrastruktur nichts mehr zu tun – es sei denn, sie wollen es, denn das gleiche IT-Systeme kann auf Wunsch auch in der Kanzlei betrieben werden. Die Live-Präsentation stieß bei allen Anwesenden auf Erstaunen: Selbst auf einem iPad lief RA-MICRO so schnell, wie es niemand im Raum von seinem eigenen Server gewohnt war. Liegt die Zukunft der Kanzlei-IT im Rechenzentrum? Holger Esseling zeigt sich überzeugt: „Dieses Niveau an Geschwindigkeit und Sicherheit kann keine Kanzlei leisten. Oder wo steht Ihre Argon-Löschanlage?“.
IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei
„IT-Sicherheit ist Chefsache“, sagt der Chef und Gründer der Michgehl & Partner GmbH, Franz-Josef Michgehl. Und aktuell ist sie wohl eine der wichtigsten Chefsachen, die es gibt. Fast jeden Tag trifft beim IT-Dienstleister aktuell ein Anruf einer Kanzlei ein, nicht mehr arbeiten kann, weil ein Trojaner den gesamten Datenbestand verschlüsselt hat. Franz-Josef Michgehl zeigte daher eindrücklich, welche Maßnahmen eine Infektion verhindern: Insbesondere die intensive Untersuchung eingehender Mails mit spezieller Mail Protection Software, Firewalls mit Unified Threat Management (UTM) und die Sensibilisierung der Mitarbeiter spielen dabei eine große Rolle. Auch dem Monitoring der wichtigsten IT-Parameter und dem automatisierten Patch Management kommen große Bedeutung zu.
Diskussionsrunde beA: Was kommt auf Anwaltskanzleien zu?
Die nächste Premiere für alle Teilnehmer stellte Kanzleiberaterin Jasmin Besseling vor: das beA – live und in Farbe! Michgehl & Partner verfügt bereits seit einigen Tagen über einen Zugang zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach in einer Schulungsumgebung und hat sich mit dem System bereits intensiv vertraut gemacht. Dieses Wissen teilte Jasmin Besseling mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten. Die Reaktionen reichten dabei von verhaltener Vorfreude, dass nun doch wirklich etwas in Bewegung zu kommen scheint bis zu skeptischer Enttäuschung, dass weder die Schnittstellen zur Kanzleisoftware existieren noch die Web-Anwendung so ausgereift ist, dass sie sich komfortabel nutzen ließe. Einen Live-Blick in beA und die Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen zum Anwaltspostfach erhalten Sie bei einem unserer neu angesetzten Seminartermine zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Zum Seminarkalender…
Vor dem Event ist nach dem Event
Aus unserer Sicht war das 2. Michgehl & Partner Anwaltsforum ein voller Erfolg. Wir haben viel positives Feedback von den Teilnehmern erhalten und werden das Format in leicht veränderter Form auch in 2017 fortführen. Bedanken möchten wir uns bei allen Teilnehmern für die aktive Mitwirkung und die tollen Gespräche, Johanna Busmann für einen exzellenten Workshop und allen Mitarbeitern und Referenten für eine tolle Vorbereitung und Umsetzung. Senden Sie uns gerne Ihre Anmerkungen und Wünsche für das nächste Mal mit dem Kontaktformular auf dieser Seite. Wir freuen uns auf Ihre Hinweise!
Am 3. September 2018 startet das besondere elektronische Anwaltspostfach und damit eine weitere Entwicklung: Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei wird sich kurzfristig und flächendeckend durchsetzen. Dabei wissen viele Kanzleien gar nicht, wo sie anfangen sollen. Auf Basis erfolgreicher Digitalisierungsprojekte in Anwaltskanzleien möchten wir Ihnen den Ablauf, die Ziele, Meilensteine und Erfahrungen vorstellen. Sichern Sie sich direkt einen Teilnehmerplatz mit dem Antwortfax.
